Gestão da clínica

Um guia completo com 16 dicas práticas de gestão para novos dentistas

07/12/2022 Por Patrizia Fiorentino 17 min. de leitura

É comum que o início de carreira gere muitas inseguranças em novos dentistas, principalmente quando se trata de abrir o próprio consultório. E não é à toa – gerenciar uma clínica exige conhecimentos sobre o mercado, finanças, organização e muitos outros aspectos para além dos ensinamentos passados na graduação.

Mas é aí que começam os desafios. Afinal, se você pretende abrir seu próprio consultório, além de dentista você deverá estar preparado para atuar como gestor.

O primeiro passo para obter sucesso na sua gestão é entender que ela é a responsável por fazer seu consultório prosperar ou ir à falência. E por isso é tão importante ter uma boa administração.

Para ter uma gestão eficiente você precisa considerar: atendimento ao cliente, controle financeiro, administração de agendamentos, entre muitas outras questões que precisam estar em harmonia e integração total.

E cumprir com a demanda que o consultório exige só se faz possível a partir da elaboração de um planejamento estratégico somado à adoção de uma tecnologia de ponta.

Então, para descomplicar um pouco, separei alguns pontos principais de gestão para te ajudar no momento de abrir sua clínica odontológica. Confira:

Tenha o apoio de pessoas fiéis e com os mesmos valores
Faça seu planejamento estratégico com antecedência
Estude casos de sucesso de gestão odontológica
Conte com ferramentas tecnológicas
Esteja preparado para lidar com conflitos
Priorize a sua saúde mental
Busque sempre pela produtividade e pela organização
Considere todos os aspectos da gestão odontológica
Invista na sua qualificação e da sua equipe
Entenda quem será o seu público-alvo
Avalie sua concorrência
Pense nos diferenciais da sua marca
Defina a localização da sua clínica odontológica
Estabeleça um planejamento financeiro
Monte um planejamento operacional
Desenvolva um plano de marketing para dentistas
Otimize sua gestão com um software odontológico

Tenha o apoio de pessoas fiéis e com os mesmos valores

Toda empresa, organização ou instituição é formada por pessoas e isso não é diferente com uma clínica odontológica.

Por isso, lembre-se: você não precisa estar sozinho nessa jornada. É impossível construir qualquer negócio escalável sem uma equipe dedicada e apaixonada.

Você pode até se identificar com o seguinte caso: terminar a faculdade, abrir um consultório com colegas, praticar a odontologia e gerir essa empresa.

Essa pequena história se repete com frequência no Brasil, onde milhares de profissionais sonham em ter o seu próprio negócio. Porém, tudo precisa ser arquitetado com muito cuidado.

Então, no momento de escolher essas pessoas, estude e analise os profissionais que estarão dividindo o mesmo ambiente com você e com os seus pacientes.

Faça seu planejamento estratégico com antecedência

Sei que o sonho de abrir uma clínica odontológica é frenético e, por isso, novos dentistas iniciam o projeto por impulso, sem contar com uma análise preditiva ou até mesmo objetivos concretos.

Sendo assim, o planejamento estratégico é fundamental para entregar atendimentos e serviços de valor para seus pacientes. Além de ser relevante a toda sociedade, ter um negócio sustentável e, principalmente, expandir cada vez mais.

16 dicas práticas de gestão para novos dentistas | Dental Office

Estude casos de sucesso de gestão odontológica

Assim como você, os grandes gestores um dia já foram novos dentistas e iniciantes na gestão de clínicas odontológicas. Eles passaram por todo esse processo, cometeram erros e aprenderam.

Por isso, colher feedbacks e pegar ensinamentos de quem já escalou os degraus que você deseja escalar agora é uma forma muito valiosa de aprendizado.

Pergunte a essas pessoas dicas práticas e conselhos sobre o que aprenderam durante a caminhada, assim como o que não fariam novamente.

Obviamente, nem todos os ensinamentos servirão para você no momento, mas lembre-se de valorizar cada um deles, uma vez que podem ser úteis no futuro.

Conte com ferramentas tecnológicas

Uma gestão com registros em folhas de papel ou planilhas dificulta uma melhor segurança das suas informações e dos seus pacientes.

Infelizmente a falta de recursos ao abrir uma clínica odontológica faz com que novos dentistas coloquem todos os dados em prontuários e fichas de anamnese impressas.

Saiba que essa ação pode ser prejudicial para a organização do seu empreendimento como um todo. Por isso, é fundamental iniciar sua jornada com um software odontológico.

Porém, sei que novos dentistas apresentam recursos financeiros limitados para as mensalidades de um sistema de gestão, não é mesmo?

Contudo, o Dental Office entende que nem todos os gestores estão no mesmo momento, então, o plano Agenda Inteligente irá lhe ajudar nessa fase inicial.

Como o próprio nome sugere, seu diferencial é a agenda para dentistas, que leva mais organização para o seu dia a dia e os seguintes benefícios:

Controle de pacientes atendidos
Alerta de retornos
Confirmação de consultas
Separação de agendas por dentista e por cadeira
Link de agendamento online
Integração com o WhatsApp Business
Mensagens prontas para envio automático

Além da praticidade para sua rotina de atendimentos, você ainda reduz o número de faltas e melhora o relacionamento com o seu público.

Desse modo, começa com o pé direito ao abrir sua clínica odontológica e fideliza seus pacientes, um aspecto fundamental durante toda a sua carreira, mas principalmente no início.

E conforme você avança na sua jornada e sente necessidade de outras funcionalidades, já sabe que o Dental Office conta com mais planos que abraçam a gestão odontológica por completo.

https://www.youtube.com/watch?v=_dgFRq1rxzE

Esteja preparado para lidar com conflitos

Bom, a gestão de uma clínica odontológica também está diretamente ligada à gestão de pessoas e pacientes.

Por isso, é importante entender que a convivência diária pode levar a conflitos e isso é completamente normal.

No entanto, a forma como proceder nesses momentos precisa ser sabiamente analisada para evitar consequências negativas ao máximo possível.

Priorize a sua saúde mental

Isso não é nem uma novidade, mas gostaria de lembrar que começar um negócio nunca é fácil e sempre tem muitos desafios.

Para você, dentista gestor, isso tudo é multiplicado por 2, uma vez que você exerce as funções de prática odontológica e de gestão da clínica.

Então, saiba que no começo é natural se deparar com desafios e muitas vezes não tem como evitar o estresse gerado por eles. Contudo, não deixe de cuidar da sua saúde mental e busque sempre:

Descansar pelo menos 7 horas por dia
Organizar seu tempo para não perder produtividade
Aproveitar dias não úteis com lazer, famílias e amigos
Praticar atividades físicas
Cuidar da alimentação e da hidratação

São dicas básicas que muitas vezes esquecemos, porém, fazem uma grande diferença no dia a dia e consequentemente no seu trabalho.

Busque sempre pela produtividade e organização

A gestão de uma clínica odontológica envolve diversos aspectos, como manter o controle financeiro, aumentar a produtividade do negócio, identificar prejuízos, maximizar a performance dos profissionais, melhorar a experiência dos pacientes, investir e qualificar seus serviços, entre muitas outras atividades.

Mas podemos definir a busca por produtividade e uma melhor organização da sua empresa como duas de suas principais prioridades.

Por que é importante sempre relembrar essa dica? Bom, você precisa ter um controle do negócio como um todo, afinal de contas é o administrador.

Então, sem aumentar a produtividade não haverá crescimento, e sem uma melhor organização mais insatisfação por parte da sua equipe e dos seus pacientes você terá.

Considere todos os aspectos da gestão odontológica

A gestão em odontologia engloba todos os processos administrativos de uma clínica ou consultório odontológico. Ou seja, trata-se de uma ferramenta essencial para gerir um negócio, utilizando de conhecimentos sobre administração e empreendedorismo para obter sucesso profissional.

Essa frente deve trazer conhecimentos sobre gestão de estoque, gestão de pessoas, gestão financeira, administração geral de recursos, entre outras especificidades da área odontológica.

A finalidade da gestão em odontologia é garantir que os investimentos realizados no negócio estejam bem aplicados, dando retorno financeiro para a empresa, e aumentando a produtividade no dia a dia.

Ou seja, um consultório sem uma gestão feita de forma correta pode ter sérios problemas financeiros. Afinal, sem essa ferramenta, é difícil mensurar resultados e entender quais as lacunas que precisam ser preenchidas no seu negócio.

E se engana quem pensa que a gestão em odontologia é direcionada apenas para dentistas que querem ou já tem clínicas ou consultórios próprios. Todos os profissionais do ramo devem entender a importância dessa ferramenta.

Afinal, dentistas contratados por clínicas e consultórios podem desempenhar papéis de gestão, além do trabalho clínico. Por isso, a gestão deve ser incluída no dia a dia de todos os dentistas, e não apenas de donos de clínicas ou empresários do ramo.

Isso garante que a equipe da clínica tenha o conhecimento necessário em relação a gestão e possa contribuir caso seja necessário.

Invista na sua qualificação e da sua equipe

Como aprendemos no tópico anterior, o conhecimento sobre gestão em odontologia não deve se limitar apenas ao gestor ou dono da clínica. E isso também é válido para dentistas de diferentes especialidades e expertises.

Ou seja, independente se você é implantodontista, ortodontista ou cirurgião bucomaxilofacial, a gestão deve também fazer parte do seu escopo de aprendizado.

O mesmo vale para outros profissionais que trabalham na clínica, como recepcionistas, secretárias, e afins. Esses colaboradores contribuem diariamente na gestão do negócio, e devem ter noções sobre o assunto.

Isso evita ruídos na comunicação entre a equipe e ajuda a criar uma gestão mais centralizada. Por isso é essencial investir em qualificação profissional para os funcionários da clínica.

Entenda quem será o seu público-alvo

O foco da sua clínica precisa sempre estar no seu paciente, assim, fica muito mais fácil orientar suas estratégias. Além disso, seu ramo dispõe de diversas especializações e para cada uma delas existe um público diferenciado.

Ou seja, antes de mais nada é importante definir qual a sua área de atuação e só então entender melhor o seu público-alvo a partir dela.

Assim, é possível buscar as informações relevantes sobre os pacientes que você pretende atender, como por exemplo:

Local onde residem ou trabalham
Faixa de renda
Faixa etária
Serviços odontológicos mais necessários
Canais de comunicação mais usados

Para isso, você pode realizar pesquisas ou até mesmo utilizar os dados do Sebrae e do Conselho Regional de Odontologia (CRO) sobre a sua área de atuação.

Tendo conhecimento dessas informações você poderá se preparar melhor para conquistar os pacientes certos, atendê-los de forma personalizada e criar uma relação de proximidade e confiança.

Avalie sua concorrência

Principalmente para novos dentistas que estão pensando em abrir sua clínica odontológica, é indispensável observar quais são as tendências e novidades do mercado.

Sendo assim, a melhor maneira de se fazer isso é analisando os profissionais que já atuam na área.

Mas muita calma nessa hora. É importante entender que analisar a concorrência é algo completamente diferente de simplesmente copiar e seguir o fluxo sem realmente entender o que está fazendo.

Analisar a concorrência é essencial para entender a faixa de preços e como os outros dentistas lidam com o gerenciamento para, a partir desse levantamento, avaliar os aspectos que são relevantes para você adotar e adaptar em seu consultório.

Pense nos diferenciais da sua marca

O mercado odontológico tem uma concorrência significativa e o Brasil é o país com maior número de dentistas do mundo.

Então, se você pretende abrir o seu consultório, é preciso estar devidamente preparado para apresentar novidades e pontos que façam você se destacar dos demais.

Um dos aspectos mais importantes para trazer aos clientes esses diferenciais é contar com inovações desde o primeiro contato com a sua empresa. E, para isso, é fundamental estar por dentro das mudanças e novas tecnologias da odontologia.

Falando nisso, algumas tecnologias que você pode usufruir são:

Laudos à distância: através do envio das imagens e documentos online é possível agilizar e economizar no processo de laudos e resultados de exames do paciente, contando com criptografia para manter a segurança de dados dos pacientes.

Impressão 3D: essa tecnologia permite aos dentistas imprimir próteses laminadas à base de porcelana: as populares facetas e lentes de contato, oferecendo mais um serviço inovador.

Escaneamento intraoral: com essa funcionalidade, é possível facilitar o envio e análise de imagens da cavidade oral, além de ser um procedimento mais confortável para o paciente.

Agenda online: para controlar melhor os agendamentos e reconsultas, e ainda diminuir os índices de falta, a agenda online é essencial para organizar o seu dia a dia.

Prontuário eletrônico: um prontuário digital permite que você registre e acompanhe as informações sobre os procedimentos de cada paciente de forma detalhada e segura.

Prescrição digital: através dessa ferramenta você consegue prescrever medicamentos com muito mais eficiência e agilidade, além de conferir possíveis interações medicamentosas a partir da integração com o prontuário do seu paciente.

WhatsApp: essa rede social é fundamental para facilitar e agilizar a comunicação com o paciente, além de criar uma relação de proximidade e confiança.

Telemonitoramento: essa nova forma de atendimento, que combina o presencial e o online, mostrou grandes vantagens para os pacientes.

A tecnologia transformou a maneira tradicional das consultas, e a maior prova disso foi a adoção do atendimento por telemonitoramento.

Por conta da pandemia e da necessidade de distanciamento social, recorrer à tecnologia foi a opção para o setor odontológico continuar as atividades, sem colocar em risco os pacientes e os próprios funcionários.

E essa tendência mostrou outros benefícios além da segurança. Com o atendimento por telemonitoramento, o seu paciente tem menos custos e trabalho para se deslocar até o consultório, por exemplo.

Outro ponto positivo é que, por se tratar de consultas a distância, você poderá atrair e atender pacientes da região, não somente da cidade em que reside.

Além disso, a maior vantagem é que você é capaz de fazer um acompanhamento mais completo de seus pacientes em tratamento, com a possibilidade de dar orientações e tirar dúvidas a distância.

Defina a localização da sua clínica odontológica

Na hora de definir a localização da sua clínica odontológica é preciso considerar as informações sobre seu público-alvo e buscar se manter dentro da região que seus pacientes frequentam — seja trabalho, residência ou outros pontos de interesse.

Além do mais, esteja atento a questões como a presença de estacionamento, as zonas comerciais, facilidade de acesso ao consultório, níveis de segurança do bairro, tráfego de pessoas na região e concorrência de outras clínicas de dentistas.

Lembre-se que a localização do seu consultório pode ser um dos diferenciais no mercado, afinal, estar bem localizado atrai visibilidade para o seu negócio.

Outro aspecto que deve ser levado em consideração é que nem todo ambiente comporta um consultório odontológico, então, também avalie a infraestrutura do imóvel.

Estabeleça um planejamento financeiro

Então, antes de alugar uma sala comercial e começar a montar sua clínica, é válido conferir o Manual de Serviços Odontológicos determinado pela Anvisa para se certificar que tudo está de acordo com as regulamentações.

O planejamento financeiro para dentistas é uma das partes essenciais para assegurar uma boa gestão e é também um dos maiores desafios para novos profissionais no mercado.

Os gastos que uma clínica gera são muitos: energia elétrica, água, telefone, internet, contratação de funcionários, equipamentos, e por aí segue uma lista extensa.

Sem um bom controle do fluxo de caixa é muito provável que o seu consultório tenha custos desnecessários e o seu retorno financeiro seja prejudicado.

Então, para garantir a rentabilidade do seu consultório é preciso executar essa tarefa de forma eficaz com o auxílio da tecnologia.

Com um software de gestão você consegue reunir dados e informações de todo o consultório, facilitando a gestão financeira e mantendo integração com os outros setores.

Monte um planejamento operacional

Uma clínica odontológica demanda de muitas funções a serem cumpridas e, por isso, é preciso contar com a ajuda de outros profissionais para manter a organização e o bom funcionamento das atividades.

E, conforme a sua equipe de colaboradores aumentar, mais trabalhoso será manter o controle e integração de todos os processos dentro do consultório. É por esse motivo que opções mais digitais são essenciais para te auxiliar e evitar falhas.

Exemplos de tecnologias que podem colaborar — e muito — são os dashboards de gestão e os relatórios. Com essas duas ferramentas, você consegue controlar todo seu planejamento operacional de forma detalhada.

Desenvolva um plano de marketing para dentistas

Por fim, mas não menos importante, está o investimento no plano de marketing do seu consultório. Estar presente no mundo online é um pré-requisito para todo dentista-gestor que pretende obter resultados.

Hoje, as redes sociais são as grandes responsáveis por trazer mais visibilidade, atrair e fidelizar clientes, criar autoridade de marca entre muitos outros benefícios. Isso porque sem a aplicação dessas estratégias a sua clínica odontológica fica fora do radar.

Sendo assim, para que cada vez mais pacientes procurem pelos seus serviços é fundamental investir em marketing.

Uma ótima dica para isso é a criação de conteúdo, que pode ser na forma de posts ou vídeos para redes sociais, o que demonstra que você é autoridade na sua área e ainda compartilha informações preciosas sobre saúde bucal.

Otimize sua gestão com um software odontológico

A gestão de uma clínica odontológica, apesar de ser uma tarefa intimidadora, não tem tantos segredos. O processo exige organização, planejamento e integração de todos os setores do seu consultório.

A tecnologia é uma realidade dentro das clínicas e contar com ela nos processos do dia a dia é fundamental. Por esse motivo, para obter resultados na gestão do seu consultório odontológico, o uso de um software para dentistas é primordial.

Através de um sistema próprio para dentistas você dispõe de auxílio no processo administrativo com prontuários, agendas, cadastros, e muitas outras funcionalidades que garantem automatização e agilidade nas tarefas.

Afinal, os processos manuais, além de levarem muito tempo, ainda estão sujeitos a falhas, o que não acontece com os processos digitais.

Para além da otimização de tempo, contar com sistema de software ainda proporciona maior segurança e assertividade nas decisões do consultório.

Por isso, se você está se preparando para abrir a sua clínica, a principal dica é apostar em software para consultório odontológico.