É comum que o início de carreira gere muitas inseguranças, principalmente quando se trata de abrir o próprio consultório. E não é à toa – gerenciar uma clínica exige conhecimentos sobre o mercado, finanças, organização e muitos outros aspectos para além dos ensinamentos passados na graduação.
E é aí que começam os desafios. Afinal, se você pretende abrir sua própria clínica, além de dentista você deverá estar preparado para atuar como gestor.
O primeiro passo para obter sucesso na sua gestão é entender que ela é a responsável por fazer seu consultório prosperar ou ir à falência. E por isso é tão importante ter uma boa administração.
Para ter uma gestão eficiente você precisa considerar: atendimento ao cliente, controle financeiro, administração de agendamentos, entre muitas outras questões que precisam estar em harmonia e integração total.
E cumprir com a demanda que o consultório exige só se faz possível a partir da elaboração de um planejamento estratégico somado à adoção de uma tecnologia de ponta.
Então, para descomplicar um pouco, separamos alguns pontos principais de gestão para te ajudar a montar um consultório. Confira:
Principais pontos para montar um consultório odontológico
3- Pense nos diferenciais da sua marca
4- Defina a localização da clínica odontológica
5- Avalie a infraestrutura do imóvel
6- Faça um planejamento financeiro
7- Monte um planejamento operacional
8- Desenvolva um plano de marketing
Principais pontos para montar um consultório odontológico
Se você está considerando abrir seu próprio consultório odontológico, é preciso fazer o levantamento de alguns pontos essenciais para o bom funcionamento e sucesso da sua clínica.
Isso envolve desde definir o seu público-alvo e entender as necessidades dele, até a considerar a localização ideal do seu consultório! Para isso você precisa se atentar a 8 pontos:
1- Entenda quem será o seu público-alvo
O foco do seu consultório precisa estar no seu paciente. O ramo odontológico dispõe de diversas especializações, e para cada uma existe um público diferenciado.
Por isso, antes de mais nada, é preciso definir qual a sua área de atuação e, a partir dela, buscar entender melhor o seu público-alvo.
Assim, é possível buscar as informações relevantes sobre as pessoas que você pretende atender, como por exemplo:
– local onde residem ou trabalham;
– faixa de renda;
– faixa etária;
– serviços odontológicos mais necessários;
– formas de comunicação mais usadas;
Para isso, você pode realizar pesquisas ou mesmo utilizar os dados do Sebrae e do Conselho Regional de Odontologia (CRO) da sua área de atuação.
Tendo conhecimento dessas informações você poderá se preparar melhor para conquistar pacientes, atendê-los de forma personalizada e criar uma relação de proximidade e confiança.
2- Avalie a concorrência
Principalmente para aqueles dentistas que estão começando no seu primeiro consultório, é indispensável observar quais são as tendências e novidades do mercado. A melhor maneira de se fazer isso é analisando os profissionais que já atuam na área.
Mas muita calma nessa hora! É importante entender que analisar a concorrência é algo completamente diferente de simplesmente copiar e seguir o fluxo das outras clínicas sem realmente entender o que está fazendo.
Analisar a concorrência é importante para entender a faixa de preços e como os outros dentistas lidam com o gerenciamento para, a partir desse levantamento, avaliar os aspectos que são relevantes para você adotar e adaptar em seu consultório.
3- Pense nos diferenciais da sua marca
O mercado odontológico tem uma concorrência significativa, então, se você pretende abrir o seu consultório, é preciso estar devidamente preparado para apresentar novidades e pontos que façam você se destacar dos demais.
Um dos aspectos mais importantes para trazer aos clientes esse diferencial é contar com um consultório tecnológico. E, para isso, é fundamental estar por dentro das mudanças e tendências tecnológicas do mercado.
Algumas tecnologias que você pode usufruir são:
Laudos à distância: através do envio das imagens e documentos online é possível agilizar e economizar no processo de laudos e resultados de exames do paciente, contando com criptografia para manter a segurança de dados dos pacientes;
Impressão 3D: essa tecnologia permite aos dentistas imprimir próteses laminadas à base de porcelana: as populares facetas e lentes de contato, oferecendo mais um serviço inovador;
Escaneamento intraoral: com essa funcionalidade, é possível facilitar o envio e análise de imagens da cavidade oral, além de ser um procedimento mais confortável para o paciente;
Agenda online: para controlar melhor os agendamentos e reconsultas, e ainda diminuir os índices de falta, a agenda online é essencial para organizar o seu dia a dia;
Prontuário eletrônico: um prontuário digital permite que você registre e acompanhe as informações sobre os procedimentos de cada paciente de forma detalhada e segura;
Prescrição digital: através dessa ferramenta você consegue prescrever medicamentos com muito mais eficiência e agilidade, além de conferir possíveis interações medicamentosas a partir da integração com o prontuário do seu paciente;
WhatsApp: essa rede social é fundamental para facilitar e agilizar a comunicação com o paciente, além de criar uma relação de proximidade e confiança;
Telemonitoramento: essa nova forma de atendimento, que combina o presencial e o online, mostrou grandes vantagens para os pacientes.
A tecnologia transformou a maneira tradicional das consultas, e a maior prova disso foi a adoção do atendimento por telemonitoramento.
Por conta da pandemia e da necessidade de distanciamento social, recorrer à tecnologia foi a opção para o setor odontológico continuar as atividades, sem colocar em risco os pacientes e os próprios funcionários.
E essa tendência mostrou outros benefícios além da segurança. Com o atendimento por telemonitoramento, o seu paciente tem menos custos e trabalho para se deslocar até o consultório, por exemplo.
Outro ponto positivo é que, por se tratar de consultas a distância, você poderá atrair e atender pacientes da região, não somente da cidade em que reside.
Além disso, a maior vantagem é que você é capaz de fazer um acompanhamento mais completo de seus pacientes em tratamento, com a possibilidade de dar orientações e tirar dúvidas a distância.
4- Defina a localização da clínica odontológica:
Na hora de definir a localização da sua clínica odontológica é preciso considerar as informações sobre seu público-alvo e buscar se manter dentro da região que seus pacientes frequentam — seja trabalho, residência ou outros pontos de interesse.
Além do mais, esteja atento a questões como a presença de estacionamento, as zonas comerciais, facilidade de acesso ao consultório, níveis de segurança do bairro, tráfego de pessoas na região e concorrência de outras clínicas de dentistas.
Lembre-se que a localização do seu consultório pode ser um dos diferenciais no mercado, afinal, estar bem localizado atrai visibilidade para o seu negócio!
5- Avalie a infraestrutura do imóvel
Outro aspecto que deve ser levado em consideração é que nem todo ambiente comporta um consultório odontológico.
6- Faça um planejamento financeiro
Então, antes de alugar uma sala comercial e começar a montar sua clínica, é válido conferir o Manual de Serviços Odontológicos determinado pela Anvisa para se certificar que tudo está de acordo com as regulamentações.
O planejamento financeiro para dentistas é uma das partes essenciais para assegurar uma boa gestão e é também um dos maiores desafios para novos profissionais no mercado.
Os gastos que uma clínica gera são muitos: energia elétrica, água, telefone, internet, contratação de funcionários, equipamentos, e por aí segue uma lista extensa.
Sem um bom controle do fluxo de caixa é muito provável que o seu consultório tenha custos desnecessários e o seu retorno financeiro seja prejudicado.
Então, para garantir a rentabilidade do seu consultório é preciso executar essa tarefa de forma eficaz com o auxílio da tecnologia.
Com um software de gestão você consegue reunir dados e informações de todo o consultório, facilitando a gestão financeira e mantendo integração com os outros setores.
7- Monte um planejamento operacional
Uma clínica odontológica demanda de muitas funções a serem cumpridas e, por isso, é preciso contar com a ajuda de outros profissionais para manter a organização e o bom funcionamento das atividades.
E, conforme a sua equipe de funcionários aumentar, mais trabalhoso será manter o controle e integração de todos os processos dentro do consultório. É por esse motivo que opções mais digitais são essenciais para te auxiliar e evitar falhas.
Exemplos de tecnologias que podem colaborar — e muito — são os dashboards de gestão e os relatórios. Com essas duas ferramentas, você consegue controlar todo seu planejamento operacional de forma detalhada!
8- Desenvolva um plano de marketing
Por fim, mas não menos importante, está o investimento no plano de marketing do seu consultório. Estar presente no mundo online é um pré-requisito para todo dentista-gestor que pretende obter resultados.
Hoje, as redes sociais são as grandes responsáveis por trazer mais visibilidade, atrair e fidelizar clientes, criar autoridade de marca entre muitos outros benefícios!
Conclusão
A gestão de uma clínica odontológica, apesar de ser uma tarefa intimidadora, não tem tantos segredos. O processo exige organização, planejamento e integração de todos os setores do seu consultório.
A tecnologia é uma realidade dentro das clínicas e contar com ela nos processos do dia a dia é fundamental. Por esse motivo, para obter resultados na gestão do seu consultório odontológico, o uso de um software para dentistas é primordial.
Através de um sistema próprio para dentistas você dispõe de auxílio no processo administrativo com prontuários, agendas, cadastros, e muitas outras funcionalidades que garantem automatização e agilidade nas tarefas.
Afinal, os processos manuais, além de levarem muito tempo, ainda estão sujeitos a falhas; o que não acontece com os processos digitais.
Para além da otimização de tempo, contar com sistema de software ainda proporciona maior segurança e assertividade nas decisões do consultório.
Por isso, se você está se preparando para abrir a sua clínica, a principal dica é apostar em software para consultório odontológico, seja gratuito ou pago!
