Planilha para dentistas: 4 razões para você mantê-la longe de clínicas odontológicas

Na busca por um melhor controle de agenda, de cadastro e de prontuários, o uso de planilhas para dentistas prontas pode parecer a solução, mas, os pontos negativos de contar essas planilhas podem acabar prejudicando sua clínica.

Sendo assim, o uso de planilhas em clínicas odontológicas só vai atrasar o seu trabalho e gerar problemas inesperados como problemas de atendimento, perda de dados e falta de organização.

Para garantir um atendimento de qualidade, é essencial manter a ordem em outras tarefas da clínica. A organização de agenda, cadastro de pacientes, prontuário odontológico e toda a gestão administrativa são exemplos de tarefas que podem afetar a qualidade de atendimento.

Buscar mais facilidade para realizar essas tarefas é essencial para uma maior efetividade, praticidade e garantir bons resultados. E para isso, as planilhas podem não ser  a melhor solução. 

Encontrar soluções fáceis e de baixo custo para dar conta de tudo isso pode parecer tentador. Afinal, as outras atividades podem parecer secundárias em relação ao atendimento de clínicas odontológicas, mas, sem as outras tarefas de gestão sua clínica pode sofrer severos prejuízos.

É evidente que a prioridade das clínicas odontológicas deve ser focar nos seus pacientes, mas em relação à gestão do seu negócio, cada uma dessas partes deve ser trabalhada com a mesma importância para garantir o sucesso.

Para ajudar você a focar em seus pacientes, fizemos este conteúdo que vai mostrar por que as planilhas para dentistas que parecem uma ajuda tão útil, na verdade, te atrapalham demasiadamente.

Os 4 motivos para você evitar planilhas para dentistas são as seguintes:

1 Planilhas para dentistas dão a ilusão de agilidade
2 Clínicas odontológicas não conseguem padronizar processos com planilhas
3 Planilhas para dentistas dispersam e perdem informações
4 Sistemas de gestão ou planilhas?

1- Planilhas para dentistas dão a ilusão de agilidade

Evite planilhas na gestão de sua clínica odontológica | Dental Office

Você pode ter uma clínica odontológica com dois ou mais profissionais ou ser um dentista que atende individualmente no seu próprio consultório. Nos dois casos, a organização de dados como em agendas e prontuários é igualmente necessária e fundamental.

Dessa maneira, é fácil acreditar na falsa eficiência que as planilhas passam. Elas tendem a vir com promessas de manter seu trabalho organizado e facilitar o atendimento de sua clínica, mas infelizmente elas não funcionam dessa maneira.

Sendo assim, uma planilha feita com um único modelo de organização é capaz de atender diversos tipos de clínicas odontológicas? Os dados são salvos com segurança? É fácil de organizar? Quanto tempo essas planilhas exigirão de você ou de seus colaboradores?

Realizar essas perguntas antes de definir a solução para seus problemas de gestão é essencial para encontrar um bom resultado e não se frustrar com os malefícios das planilhas no seu consultório.

Se você já baixou alguma ou várias, já deve ter percebido que, embora elas mudem os nomes e ordens de campos de preenchimento, todas obedecem praticamente o mesmo padrão.

Justamente por causa desse padrão “fácil” de organizar as informações é que essas planilhas para dentistas acabam atrasando ao invés de agilizar o seu trabalho

Essas planilhas chegam como uma alternativa fácil, prometendo uma organização que se adapta a sua  clínica odontológica  e atende a diferentes exigências de mercado.

No entanto, como elas são feitas a partir de modelos muito genéricos para tentar atender um grande número de profissionais, o que acontece é que você vai precisar se adaptar a elas e não o contrário.

Então, quanto o dentista ou seus colaboradores tentam adaptar as suas informações para que elas se adequem aos campos da planilha, muito tempo é perdido e vários erros podem ser cometidos. 

Portanto, a agilidade garantida pelas planilhas para dentistas prontas é apenas ilusão. A facilidade se limita à rapidez com que você consegue baixá-las da internet, depois as operações só vão  complicar seu trabalho cada vez mais.

Leia mais: Melhore e organize a agenda do dentista

2- Clínicas odontológicas não conseguem padronizar processos com planilhas

Gerir uma clínica odontológica pode ser bastante complicado, especialmente se você acreditar nas soluções fáceis disponíveis na internet.

As demandas são muitas e tudo deve estar funcionando adequadamente com o mesmo nível de qualidade. Desde a recepção do paciente até o atendimento. E o uso de planilhas para dentistas pode afetar negativamente esses processos.

Planilhas prometem mais produtividade com menos recursos. No entanto, elas não são simples de usar, porque exigem um trabalho manual de registro de informações que pode ser lento e complicado, e acabam ocasionando erros que irão prejudicar seu trabalho. 

A partir disso, um paciente que chega à sua clínica odontológica pode sim apreciar seu atendimento e a sua estrutura, mas ele certamente não vai ficar satisfeito com demoras no cadastro ou lentidão na consulta ao prontuário. 

É de extrema importância que atendimento, gestão, e vários outros assuntos relacionados a serviços de saúde devam  ter  uma organização eficiente e padronizada, para que erros, especialmente em prontuários, não sejam cometidos. 

A falta de organização causada pelo uso de planilhas prontas, frequentemente são percebidas pelos pacientes e podem acarretar em uma má avaliação de sua clínica odontológica.

Afinal, pontos negativos são mais perceptíveis do que pontos positivos, e seu paciente com certeza levará em consideração todos os detalhes de atendimento para decidir se continuará frequentando sua clínica odontológica. 

Portanto, a falta de padrão nos processos para receber os cadastros dos pacientes, a demora em agendar uma consulta por telefone ou até mesmo para confirmar um agendamento, são pequenas coisas que podem causar má impressão, além de vários erros. 

Com planilhas para dentistas prontas você nunca vai conseguir padronizar os processos da sua clínica odontológica. Por isso, a melhor alternativa é descartar a ideia de usá-las. 

3- Planilhas para dentistas dispersam e perdem informações

Evite planilhas na gestão de sua clínica odontológica | Dental Office

Separamos tudo o que possivelmente você precisa registrar numa planilha para fazer a gestão da sua clínica odontológica:

  • Cadastro de pacientes
  • Cadastro de dentistas (em caso de mais um profissional atuar na clínica)
  • Registro de serviços prestados
  • Registro e cálculo de comissões e pagamentos
  • Controle de procedimentos
  • Controle de caixa

As planilhas genéricas que se encontram prontas na internet não vão dar conta de fazer um controle eficiente de todas essas informações.

É preciso lembrar que, além do armazenamento, uma gestão clínica eficiente precisa juntar informações para fazer levantamentos corretos e fundamentar as tomadas de decisão.

Em alguns momentos, você vai registrar informações na planilha, em outros momentos, a secretária vai fazer registros, e ainda em outros, quem fará isso é o profissional que é seu sócio ou seu prestador de serviços. 

E ao usar planilhas prontas para dentistas, as informações podem ser duplicadas, perdidas, equivocadamente eliminadas ou simplesmente dispersas.

Correr esse risco apenas para manter o uso de algo que aparenta ser uma alternativa inteligente, porque foi barata e fácil, pode custar muito mais à sua clínica odontológica do que você deixou de gastar em um sistema de gestão.

Lembre-se, as planilhas frequentemente não atestam informações duplicadas ou outros erros frequentes. Entre vários transtornos que isso gera, os principais são para o seu financeiro. 

Leia mais: Por que escolher o software Dental Office para o seu consultório odontológico? 

4- Sistemas de gestão ou planilhas? 

Após visualizar todos esses pontos negativos que as planilhas podem trazer à clínicas odontológicas, será que não existe uma solução simples?

Uma solução muito mais eficiente, prática e confiável para você eliminar definitivamente o uso de planilhas para dentistas é o uso de Software (sistema) para clínicas odontológicas.

Com o uso de sistemas de gestão, até as operações mais complicadas podem ser automatizadas, padronizadas e realizadas com eficiência, agilidade e praticidade.

Por isso, no que se trata de agendamento de consultas, cadastro de pacientes, controle financeiro entre outras operações, não faz mais sentido usar planilhas em que o trabalho é manual. 

Usando planilhas para dentistas você perde a oportunidade de otimizar o seu tempo e expõe a sua clínica a vários e grandes riscos. 

A solução mais ágil, confiável e eficiente é investir em um ambiente digital seguro para as informações da sua clínica odontológica.

A maior vantagem é que, além da segurança de se ter uma solução digital em software para armazenar e gerir as informações da sua clínica, esses ambientes são desenvolvidos especialmente para a realidade de negócio dos dentistas.

Com uma solução digital completa em software para dentistas você não deixa lugar para erros na gestão da sua clínica odontológica. 

Isso porque você vai poder controlar seu consultório tanto nos processos financeiros, quanto nos agendamentos e especialmente nos prontuários totalmente online. 

Essa facilidade permite, além de guardar grandes volumes de informações, mensurar e analisar sua gestão de um jeito muito prático, visual e dinâmico! Muito diferente das genéricas planilhas para dentistas. 

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