Os avanços tecnológicos da última década impactaram positivamente inúmeros procedimentos odontológicos, o que aumentou a assertividade dos dentistas e promoveu o bem-estar dos pacientes.
Contudo, as inovações não se restringem aos tratamentos de odontologia, pois elas começam já na porta de entrada do consultório.
Ferramentas digitais para otimizar a gestão e o funcionamento do consultório, como a agenda online, são usadas para facilitar o trabalho não só do dentista, mas de quem está na linha de frente na organização do consultório: as secretarias.
Isso pode ser explicado pelo fato de que situações diárias que desorganizam a clínica, como o cancelamento de consultas, poderiam ser diminuídas com o uso da agenda eletrônica.
Nesse artigo, iremos explicar como essa tecnologia ajuda no trabalho da secretária e como ela é essencial para que sua clínica esteja sempre em ordem e organizada para receber os pacientes.
Benefícios da agenda online
A personalização de horários
Confirmação de consultas e integração com o prontuário
Benefícios da agenda online
Usar a tecnologia em prol da organização da clínica fará toda a diferença na rotina de quem é responsável por garantir o pleno funcionamento do consultório odontológico, ou seja, a secretária.
As funções diárias de uma secretária são muitas e algumas delas podem levar mais tempo que o desejado, comprometendo a sua produtividade. Afinal, monitorar agendas de papel, inúmeras fichas de pacientes e gerenciar anotações feitas à mão toma uma parte considerável de um dia de trabalho.
Mas, e se não houvesse tantos papéis para administrar? Ou, se houvesse alguma ferramenta que armazena fichas e dados dos pacientes e informações que pudessem ser consultadas rapidamente, como um mecanismo de busca de um navegador?
Tudo isso existe e é proporcionado por um sistema de gestão e, entre as suas várias funcionalidades, está a agenda online. Todas as ações citadas acima podem ser feitas por meio dessa tecnologia, o que deixa o trabalho da secretária infinitamente mais prático e produtivo.
Como a agenda online facilita o trabalho da secretária? Podemos citar algumas funções que poderiam ser simplificadas com a utilização dessa ferramenta:
- Facilita o processo de atualização cadastral do paciente;
- A atualização da agenda é automática, de acordo com as informações colocadas no sistema;
- Remarcações de consultas e agendamentos periódicos também são feitos de forma automática;
- O acompanhamento em tempo real de cancelamentos e confirmações de consultas;
- Redução de erros em cadastros e impedimento de marcar uma consulta no mesmo horário;
- Pode ser acompanhada pelo celular e computadores, deixando os responsáveis e interessados em determinado horário informados o tempo todo.
Todos esses benefícios são essenciais para que a clínica seja um estabelecimento organizado. Acima de tudo, todas essas funções deixam o trabalho da secretária menos cansativo e mais produtivo, o que seria impossível em clínicas que ainda usam papel para organizar a clínica.
Porém, o maior benefício de uma agenda eletrônica é proporcionar o melhor atendimento possível aos pacientes do consultório, pois tamanha precisão, rapidez e assertividade no momento de agendamento causa uma boa impressão ao público.
A personalização de horários
A agenda da clínica não é a única a ser levada em consideração no momento de marcar uma consulta. O paciente também tem seus compromissos e afazeres.
Sendo assim, contar com a agenda online, que permite a consulta dos horários disponíveis para agendamento de forma rápida, também promove uma boa experiência das pessoas no estabelecimento odontológico.
Muitas clínicas usam telefones para isso, o que coloca mais uma tarefa no dia a dia da secretária, que precisa atender a chamada e consultar a papelada para poder marcar um horário.
O processo costuma levar vários minutos e não causa uma boa impressão em quem quer agendar o horário.
À luz dessa situação, investir em uma agenda online e delegar o agendamento para o próprio paciente contribui para uma experiência moderna, rápida e personalizada dentro do seu consultório, além de deixar o trabalho da secretária mais leve.
Confirmação de consultas e integração com o prontuário
Os principais benefícios da agenda eletrônica é a integração com o prontuário e a confirmação de consultas.
A integração do agendamento com os dados do paciente permite que o seu histórico seja consultado de forma ágil, o que torna o acompanhamento do tratamento mais adequado.
Consequentemente, o sucesso desse procedimento é maior, aumentando o grau de satisfação desse paciente e sua fidelização na clínica.
É inegável o quanto a satisfação dos pacientes é importante para a saúde financeira da clínica, então a agenda eletrônica é uma importante aliada.
Também, o fato de a agenda pedir confirmação de presença do paciente diminui as chances de haver um desperdício de agendamento, o que também é essencial para o sucesso da gestão do consultório.
Por fim, a agenda online é a peça que faltava para garantir a melhor organização da clínica, além de ser uma importante ajudante para as secretárias.
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