É o fim da agenda de papel! Entenda porque seu consultório odontológico precisa mudar

Fidelizar pacientes é uma questão chave para qualquer clínica que queira se manter e crescer, principalmente no cenário econômico atual. Mas como conquistar seus pacientes? A resposta é: com um atendimento de qualidade.

Afinal, diferente de outros negócios, é muito difícil oferecer descontos e promoções dentro da odontologia. Até porque os insumos e aparelhos são caros e a arrecadação do consultório precisa cobrir seus custos. Isso sem falar nas limitações do marketing para dentistas.

Portanto, a melhor forma de reter pacientes é através de um atendimento que seja prático, moderno e seguro, desde a hora de agendar a consulta até o pós-atendimento. 

Essas características, no entanto, não combinam com o esquema de gestão que ainda persiste em muitas clínicas odontológicas: o uso de planilhas e agendas de papel.

Então no post de hoje vamos abordar como um modelo de gestão digital é muito mais vantajoso para você e para o seu consultório. Confira:

Gestão manual e agendas de papel: por que esse modelo se tornou obsoleto?
O mundo mudou e seu consultório também precisa mudar
Contar com um software de gestão é a melhor opção

Gestão manual e agendas de papel: por que esse modelo se tornou obsoleto?

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Atualmente as pessoas buscam cada vez mais praticidade no seu dia a dia! E isso vale também para o agendamento de consultas

No modelo tradicional, o paciente entra em contato com a clínica, geralmente via telefone, e então começa um longo diálogo com a secretária para saber quais são as datas e horários disponíveis para o atendimento. 

Além de monótono, esse processo toma um tempo precioso de trabalho das atendentes. Tempo esse que poderia ser melhor aproveitado nas funções administrativas da clínica.

Falando no aspecto administrativo, a própria gestão do consultório odontológico sofre com métodos antiquados que ainda registram dados e informações no papel.

A desorganização é um problema recorrente para quem ainda se prende a essa prática. Além disso, há uma dificuldade muito grande em integrar todos os setores da clínica, como o atendimento, o administrativo e o financeiro. Isso sem falar no desafio que é arquivar toda a papelada em um espaço que muitas vezes é limitado.

A segurança dos dados da clínica também deve ser uma prioridade da gestão. Principalmente os dados do paciente, uma vez que se trata de informações de terceiros, deixadas sob responsabilidade do consultório odontológico. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), esse cuidado se torna ainda mais importante. 

O arquivamento dessas informações em papel as torna muito mais vulneráveis a possíveis problemas relacionados à confidencialidade e até mesmo à sua integridade, já que o papel é mais suscetível a rasgos, manchas, arquivamentos no lugar errado, entre outros.

Por fim, não poderíamos deixar de fora dessa lista os gastos em papelaria. Muitas vezes subestimados, os recursos direcionados a esses insumos poderiam ser usados para aprimorar o serviço, o espaço físico da clínica, o marketing do consultório, ou até mesmo serem revertidos em lucro.

O mundo mudou e seu consultório também precisa mudar

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Cada vez mais consultórios estão aderindo aos recursos digitais e softwares de gestão para auxiliar nas tarefas diárias, justamente porque sabem das vantagens que essas novas práticas trazem para seus negócios. 

O primeiro benefício de uma ferramenta digital de gestão é justamente a economia em insumos e materiais de papelaria e escritório, principalmente papéis.

Além de ajudar no controle de gastos, a gestão paperless (zero papel na sua clínica) é muito mais sustentável do ponto de vista de geração de resíduos, já que significa menos lixo produzido desnecessariamente. 

Também é importante mencionar que utilizar um sistema que facilite os processos relacionados a agendamentos e às próprias consultas é uma prática que será muito bem recebida pelo seu público. 

Além de reter pacientes, esse recurso fortalece a boa imagem da clínica odontológica no mercado, podendo ser explorado até mesmo nas estratégias de marketing.

Uma outra vantagem que os sistemas de gestão apresentam é a comunicação facilitada com o paciente. Com o software da Dental Office, por exemplo, é possível fazer o acompanhamento clínico por meio do celular, além de fazer a prescrição digital de medicamentos, bem como manter todas as informações dos pacientes registradas e seguras em um prontuário eletrônico.

Todos esses benefícios melhoram muito a rotina do consultório, agilizando processos administrativos e financeiros, além de otimizar o tempo de trabalho de todos os colaboradores. Isso graças à organização dos documentos, que se torna muito mais prática no dia a dia. 

As facilidades se estendem até à arrecadação da clínica, uma vez que o software permite integração com máquinas de cartão, emissão de boletos e até mesmo envio de links de pagamento para os pacientes via SMS e WhatsApp.

Por fim, mas não menos importante, a segurança de dados fica melhor assegurada em um sistema digital do que no papel. Tanto no que se refere à acessibilidade, quanto à integridade das informações, que estão imunes à ação do tempo e à danificação por mãos humanas.

Contar com um software de gestão é a melhor opção

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