Confirmação automática de consultas: quais são os benefícios para a clínica odontológica?

A confirmação de consultas é um processo extremamente necessário para clínicas e consultórios odontológicos. Mas assim como é importante, também pode ser muito demorada e lenta, especialmente se feita de forma manual. 

E para que esse procedimento seja o mais rápido possível, a tecnologia veio novamente nos ajudar com confirmação automática de consultas. Com ela, a secretária ou dentista não precisa se preocupar em entrar em contato com os pacientes um por um, individualmente, e nem atualizar o status da consulta.

Basta automatizar o processo com algum aplicativo de mensagens, como o Whatsapp, e a confirmação é feita automaticamente. Mas antes de entrarmos de fato nessa questão e vermos a vantagem dessa automatização, que tal entendermos melhor o que é e como funciona esse processo?

Vamos lá!

O que é automatização?

Aposto que em algum momento da sua vida você já ouviu falar em automatização de processos. De forma bem simplista, esse termo significa transformar um trabalho manual em um processo que se baseia na tecnologia. E a confirmação automática de consultas faz parte desse leque de atividades automatizadas.

Ao contrário do que se pensa, a automatização de processos não pode ser utilizada para substituir o trabalho humano, mas sim para complementar e facilitar o dia a dia dos profissionais.

Agora que já entendemos o que é, vamos entender como a automatização na confirmação de consultas funciona.

Como funciona a confirmação automática de consultas?

Esse processo de confirmação automática pode ser realizado de diversas formas. Normalmente, esse procedimento é realizado pelo Whatsapp. E alguns dados podem ajudar a explicar o porquê:

  • Segundo um levantamento do Whatsapp em 2019, 120 milhões de Brasileiros utilizam a ferramenta
  • Uma pesquisa da Panorama Mobile Time/Opnion Box do mesmo ano, indica que o Whatsapp está presente em 99% dos celulares brasileiros
  • Em 2019, HootSuite também mostra que 98% dos Brasileiros utilizam o WhatsApp diariamente 
  • E um levantamento realizado pelo Dental Office este ano aponta que a cada 10 mensagens de confirmação de consultas enviadas, 9 são respondidas 

Ou seja, o Whatsapp já se tornou parte essencial da rotina dos brasileiros, e acabou se tornando a maneira mais rápida e eficiente de entrar em contato com alguém. Por esse motivo, as clínicas e consultórios que já aderiram a esse tipo de confirmação de consulta, utilizam esse meio.

Para os profissionais da saúde, como os dentistas, há diversas vantagens em automatizar processos em clínicas e consultórios. Sobretudo aqueles com grande fluxo de pacientes, ou com mais de um profissional no atendimento clínico.

Vamos às três principais vantagens abaixo.

Redução de faltas 

confirmacao-automatica-de-consultas

No topo da nossa lista de benefícios está a redução de faltas. Que jogue a primeira pedra aquele dentista que nunca ficou esperando o paciente para a consulta e ele simplesmente não apareceu. 

Apesar de saber que imprevistos de última podem acontecer, muitos pacientes acabam esquecendo a data e horário da consulta. E justamente para esses casos, há algumas maneiras de prevenir que isso ocorra, como a confirmação automática de consultas.

Essa confirmação pode ser realizada um dia antes do dia da consulta, o que ajuda o paciente a se programar com uma certa antecedência. Já para o dentista ou secretária que cuida dos agendamentos, essa informação também ajuda no fluxo de atendimentos e prepara a equipe para o dia seguinte.

Isso porque com a confirmação também é possível saber quais procedimentos serão realizados no dia seguinte (manutenção ortodôntica, consulta de rotina, limpeza). O que ajuda muito no dia a dia e organização da clínica e dos atendimentos.

Evita prejuízos 

confirmacao-automatica-de-consultas

Outra vantagem (e uma das melhores) da confirmação automática de consultas, é evitar prejuízos. E isso está ligado diretamente na taxa de comparecimento de pacientes na clínica.

Com a confirmação, você reduz a falta dos pacientes e evita ter prejuízos financeiros. Isso porque a abstenção de um paciente  a uma consulta pode significar um prejuízo significativo independentemente do procedimento.

Suponhamos que a manutenção do aparelho ortodôntico seja R$ 150,00 e realizado mensalmente. Se quatro pacientes desmarcarem suas manutenções no mês, você terá o prejuízo de R$ 600,00. O que pode significar um certo desconforto financeiro no final do mês.

Nesse sentido, a confirmação automática de consulta pode ser uma grande aliada. Uma vez que o paciente está desmarcado, você poderá encaixar outros atendimentos, evitando esse prejuízo.

Mais tempo e recursos

confirmacao-automatica-de-consultas

A automatização do processo de confirmação de consultas também é uma grande vantagem. Com isso, os colaboradores da clínica, ou o próprio dentista, ganham mais tempo para recepcionar pacientes e fazer funções administrativas mais burocráticas.

Outro benefício dessa automatização é a redução de custos. Isso ocorre especialmente em consultórios onde a confirmação de consultas é feita por meio de ligação. 

Com a confirmação por mensagem, além de ser mais rápida e menos invasiva, ela também é mais barata, principalmente em consultórios com um fluxo muito grande de pacientes e mais de um dentista.

O Dental Office, por exemplo, possui a confirmação automática de consultas pelo Whatsapp. Assim que o paciente responde confirmando ou desmarcando a consulta, o sistema atualiza automaticamente a agenda do dentista. Assim, a confirmação é feita com muito mais eficiência, aumentando a produtividade na sua clínica.

Vantagem extra: integração com softwares de gestão

Assim como pontuamos acima, uma grande vantagem da confirmação automática é a integração com softwares de gestão. Sem precisar alterar nenhuma informação manualmente, a agenda é atualizada, poupando tempo e organizando o dia a dia.

Com o Dental Office essa integração é feita com muita rapidez e agilidade, centralizando todas as informações necessárias em um único lugar. Além disso, um software também traz a vantagem de poder ser acessado a qualquer momento de de qualquer lugar. 

Ou seja, se o paciente desmarcou e você não está mais no consultório para realizar essa alteração, isso não é um problema. Tudo é feito automaticamente e pode ser acompanhado em casa, no consultório ou em qualquer outro local.

Viu só como a confirmação automática de consulta pode facilitar a sua vida e trazer mais tranquilidade? Aproveite e acesse gratuitamente nosso e-book sobre como utilizar o Whatsapp na sua clínica odontológica!

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil e esclarecedor para você e sua equipe.

Não deixe de compartilhar e comentar o que achou!

Agradecemos a sua leitura e até a próxima!