Ações para reduzir as faltas na clínica odontológica

As faltas dos pacientes nos atendimentos que já estão marcados gera uma bagunça na agenda, não é mesmo? 

Esse problema pode ser reduzido, mas lembre-se que não é possível eliminá-lo, visto que, trata-se de um comportamento externo, que sua clínica ou consultório odontológico nem sempre conseguirá evitar.

São várias as motivações da ausência desse paciente.

Pode ser, por exemplo, que ele simplesmente esqueceu ou teve algum outro compromisso.

Quanto maior for a distância entre o dia que ele marcou e data do atendimento/consulta, maior será a possibilidade desse paciente esquecer.

Por este motivo, nós do Blog Dental Office iremos te ajudar com dicas para sua clínica ou consultório odontológico diminuir as faltas

Então, vamos lá?

Qualificação das secretárias 

Qualifique suas secretária odontológica
Como melhorar a organização de sua clínica ou consultório? |Dental Office

Na maioria das vezes a recepcionista ou secretária é a principal responsável por atender e se comunicar com o paciente. 

Ter um controle preciso da agenda é tarefa dessa profissional.

Por este motivo as secretárias desempenham papel importante nas ações da sua clínica para diminuir as faltas.

Por exemplo, saber qual o paciente marcou, desmarcou, reagendou ou esqueceu não é tarefa do dentista ou gestor, mas sim da secretária.

Mesmo com um excelente software de gerenciamento, como o Dental Office, sua secretária precisa ser qualificada e bem treinada para controlar todas essas informações. 

Muitos confundem esse tipo de tecnologia como um robô serviçal, mas não é assim que funciona.

O software de gestão precisa ser acompanhado sempre por pessoas.

Não é simplesmente jogar uma informação que o sistema irá gerir sua clínica ou consultório odontológico. 

Se você quiser saber as características que toda secretária odontológica precisa ter, clique aqui

Estratégias de comunicação

Tenha estratégias de comunicações
Neuromarketing para vender mais em seu consultório | Dental Office

Provavelmente, sua clínica ou consultório realiza algumas comunicações para atrair mais pacientes para clínica ou consultório, por exemplo, o marketing digital.

Mas, também é fundamental ter comunicações quando ele passa a ser o seu paciente.

Para fazer isso, você precisa definir quais os meios de comunicações você deve acionar, como redes sociais, aplicativos de mensagens instantâneas ou pela tradicional ligação telefônica. 

A partir do momento que ele marca a consulta, este paciente deve entrar na linha dessa estratégia de comunicação.

Por exemplo, 2 a 3 dias antes do atendimento, você pode programar no Dental Office um disparo por SMS e E-Mail, para confirmação dos agendamentos. 

Caso não seja o suficiente, sua secretária odontológica deve confirmar o agendamento com o paciente em uma ligação telefônica. 

Fidelização de pacientes 

Quanto maior a taxa de fidelização dos seus pacientes, menor será a taxa de faltas da sua clínica ou consultório. 

Esse números sempre seguirão lado a lado. 

Caso a taxa de faltas seja alta, provavelmente sua taxa de fidelização está baixa e vice-e-versa.   

Como eu posso calcular a taxa de faltas e fidelização

Bem simples:

Para calcular a taxa de faltas basta apenas multiplicar o número total da quantidade de faltas, de um determinado período, por 100 e dividir esse resultado pela quantidade de atendimentos marcados, neste período. 

Fórmula para taxa de faltas na clínica odontológica

Já para calcular a taxa de fidelização subtraia a quantidade total de pacientes pela quantidade de novos pacientes desse determinado período, divida o resultado pela quantidade de pacientes no início do período e multiplique por 100 (cem). 

Fórmula para taxa de fidelização na clínica odontológica

Legenda:

Q.P.F = Quantidade de Pacientes Finais de um determinado período; 

Q.N.P = Quantidade de Novos Pacientes desse período;

Q.P.I = Quantidade total de Pacientes no Início do período. 

Com essas informações você consegue analisar como está as taxas de fidelização dos pacientes acompanhado pela taxa de faltas.

Com isso, fica bem mais fácil de realizar uma análise precisa do que você melhorar, na maioria das vezes é a taxa de fidelização de pacientes. 

Por este motivo, nós do Dental Office elaboramos um incrível Ebook para você aumentar a taxa de fidelização dos seus pacientes e, respectivamente, diminuir o número de faltas da sua clínica ou consultório odontológico

10 (dez) táticas para fidelizar o seu paciente na sua clínica ou consultório odontológico

Enfim,

Também é importante salientar que o dentista não pode atrasar ou desmarcar atendimentos em cima da hora.

É recomendado que a gestão estimule uma filosofia de compromisso por parte da equipe e dos pacientes.

Deixe claro para seu paciente que você valoriza aquele momento. Não pense em desperdiçar o seu tempo, nem o dele.

Lembre-se, que não é possível eliminar esse problema de vez, em algumas ocasiões a falta não é por esquecimento ou má-fé, mas por ocorrências que são mais importantes que o atendimento naquele momento. 

Por isso, tenha muita sensibilidade na comunicação com o paciente e faça de tudo para reagendar o atendimento na melhor data possível para ele. 

Você leu neste artigo, algumas ações que você pode aplicar na sua clínica ou consultório odontológico para reduzir ao máximo as faltas. 

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Agradecemos a leitura.

Att,

Mizael do Blog Dental Office.