Elaborando um planejamento odontológico

Tempo de leitura: 5 min

O planejamento estratégico odontológico é um fator primordial para o sucesso do consultório ou da clínica odontológica.

A verdade é que a gestão odontológica está cada vez mais desafiadora, exigindo planejamentos e ações realmente inovadoras para resultados mais impressionantes.

Se antes era normal realizar um balanço financeiro e decidir o orçamento para as tomadas de decisões, agora os consultórios e clínicas precisam lidar com um cenário altamente complexo para ter autoridade no segmento. Realidade que se transforma na velocidade do mundo digital em que vivemos.

É por isso que você, dentista, empreendedor e gestor, precisará de um ótimo planejamento estratégico para se manter à frente da concorrência.

Quer aprender a elaborar um planejamento estratégico odontológico realmente eficaz? Então, continue lendo esse artigo e confira nosso guia definitivo:

O que é um planejamento odontológico?

O planejamento odontológico é um forma de gestão essencial para estimar metas e determinar os rumos do seu consultório ou clínica odontológica.

O conceito de planejamento estratégico odontológico está associado à previsão.

E em um cenário como o nosso, de rápidas mudanças, que exige a tomada de decisão com antecedência, planejar é uma ferramenta que te leva mais longe.

Dessa forma, qualquer planejamento inicia-se com a definição dos objetivos organizacionais e escolha de procedimentos e métodos para chegar onde se deseja.

Seguindo um processo que analisa cuidadosamente o ambiente e riscos os envolvidos em cada ação.

Contudo, planejar as ações do seu negócio não é mais uma demanda burocrática que se resume a números, gráficos e relatórios, como antigamente.

Na realidade, o processo de planejamento moderno pode estimular a criatividade e encorajar novas ideias para solucionar os problemas da gestão do seu consultório ou clínica odontológica.

Em suma, planejar é determinar a direção a ser seguida para o próximo mês, ano ou década.

Para isso, são necessários vários processos, desde o diagnóstico da situação até a elaboração de planos e ações para solução e melhora dos processos.

Existem 3 categorias essenciais de planejamento:

  • Planejamento estratégico: é o planejamento baseado na missão e visão do consultório (ou clínica), que traduz os objetivos centrais da organização, geralmente elaborado pela alta gerência;
  • Planejamento Tático: é aquele que o plano que resulta da decomposição dos objetivos e estratégias determinando como utilizar os recursos para alcançar as metas;
  • Planejamento Operacional: quando o plano prevê cronogramas, tarefas e alvos para cada área do consultório.  

Os planejamentos periódicos (anual, trimestral ou semestral) reúnem esses três modelos e devem ser mesclados para tornar o processo mais completo. Isso irá garantir que sua empresa esteja preparada para qualquer situação.

Confira nosso passo a passo definitivo para criar seu planejamento estratégico:

1- Analise o retrospecto

Antes de realizar seu planejamento odontológico, você precisa realizar um diagnóstico completo do que aconteceu anteriormente.

Perceba como seus processos têm sido desenvolvidos e quais foram os resultados. 

Essa etapa permite realizar um check-up, para analisar os problemas enfrentados e avanços em relação às metas estabelecidas para sua clínica ou consultório odontológico.

Neste momento, não adianta basear-se somente na intuição, como acontece com muitos gestores.

Um diagnóstico eficiente envolve dados, pesquisas e métricas que envolvem o cenário odontológico interno e externo.

Existem 4 métodos de diagnósticos:

  • Análise dos balanços financeiros em todos os departamentos;
  • Levantamento da estrutura de custos fixos e variáveis;
  • Análise mercadológica de posição, mercado consumidor e concorrência;
  • Análise do equilíbrio e capital de giro.

2- Utilize a Análise Swot para avaliar sua empresa como um todo

A análise SWOT é uma ferramenta do marketing. Mas que funciona muito bem no processo de gestão, pois possibilita que o gestor tenha um diagnóstico completo de sua clínica odontológica.

Serão reduzidos os riscos na hora de dar um passo importante na sua empresa, como: explorar novos mercados, oferecer um novo serviço ou criar novas estratégias de marketing.

Os principais benefícios da análise SWOT em sua clínica ou consultório odontológico, são: 

  • Dar mais segurança para a tomada de decisão;
  • Conhecer profundamente o cenário da clínica ou consultório;
  • Compreender a posição do negócio  em relação aos concorrentes;
  • Antecipar-se a movimentos diversos externos;
  • Indicar alternativas de ação para solução e melhora de processos.

No Brasil, essa análise também é conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Conheça melhor como funciona esta análise: 

Forças

São os elementos internos da sua clínica ou consultório odontológico. Diz respeito a sua vantagem competitiva no mercado, como por exemplo: uma sólida formação técnica, equipe capacitada, ambiente bem localizado.

Para pensar em suas forças, pense nos seus diferenciais que são realmente forças competitivas para o mercado.

Forças são os pontos que te diferencial do mercado, o que é decisivo para seus pacientes estarem com você, e não com a concorrência.

Fraquezas

Fraquezas é tudo o que precisa ser melhorado, internamente na sua clínica para oferecer um serviço melhor aos pacientes.  Pode ser desde o ambiente, até questão de pessoas e equipamentos.

O que hoje precisa ser melhorado para entregar uma melhor experiência para seus pacientes?

Oportunidades

São as possibilidades de mercado que podem afetar positivamente o seu consultório e representar uma oportunidade de crescimento.

Ameaças

As ameaças são os elementos externos que podem vir a prejudicar o seu negócio de alguma maneira, caso venham a acontecer.

Aqui, vale lembrar que, diferente das Fraquezas, as Ameaças são pontos que talvez você, como gestor, não poderá evitar ou “arrumar”. São pontos externos.

Através da análise desses quatro ponto, você terá muito mais embasamento no momento de estabelecer a estratégia e os planos para o seu consultório odontológico. 

Faça benchmarking

Comparar-se com concorrência é uma ótima forma de extrair do mercado odontológico, valiosos ensinamentos sobre o que pode dar certo e o que pode fracassar neste mercado.

O benchmarking é um estratégia fundamental para o sucesso da sua clínica (ou consultório).

Não se trata de mera cópia, mas compreender o que dá certo, fazendo adaptações para a sua realidade.

Na prática, existem 4 tipos de Benchmarking:

  • O benchmarking competitivo: ele está relacionado aos processos de gestão das clínicas e consultórios concorrentes. 
  • O benchmarking genérico: este, consiste na comparação do funcionamento da das clínicas e consultórios odontológicos concorrentes. Está mais ligado a processos como atendimento e organização. 
  • O benchmarking funcional: é relativo aos tipos de serviço oferecidos, e como eles acontecem. 
  • O benchmarking interno: diferente de todos os outros, este benchmarking é voltado para os processos internos da sua própria clínica ou consultório. Basicamente um processo de autoconhecimento. 

3- Para fazer o planejamento, não elabore sonhos, elabore objetivos:

Com base em todos os pontos expostos, a avaliação do desempenho, pontos fortes e fraquezas, você estará preparado para traçar objetivos tangíveis.

Dessa forma, conseguirá, de forma realista, projetar o crescimento da sua clínica ou consultório odontológico.

A ideia agora é bem simples. Consiste em não planejar nada que não possa ser cumprido. Qualquer objetivo pode ser traçado, desde que consideradas as limitações do consultório (ou clínica).

Veja exemplos de metas que podem ser estabelecidas:

  • Aumentar a quantidade de pacientes;
  • Subir o faturamento em 30%;
  • Expandir o consultório;
  • Reduzir o número de pacientes inadimplentes.

4- Trace estratégias específicas

Nesse processo, você deverá formular as estratégias para alcançar seus objetivos. Listando seus objetivos traçados, agora basta determinar como alcançá-los.  

Por isso, é muito importante que você elabore objetivos realistas que são notoriamente alcançados.

Mas atenção, de nada adianta criar planos e estratégias e não colocar tudo em ação. 

5- Analise seus indicadores de desempenho

Nada pode ser gerenciado se não for medido, por isso você precisa determinar os indicadores de desempenho para cada meta.

Por exemplo, se um dos objetivos é aumentar o faturamento em 30%, você precisa monitorar se as estratégias traçadas para alcançar o objetivo está trazendo resultado.

Analise todos os seus indicadores de desempenho, eles são:

  • Agendamentos/cancelamentos;
  • Ticket médio;
  • Novos pacientes;
  • Retenção, ou taxa de fidelização;
  • Faturamento;
  • Inadimplência;
  • Taxa de ocupação.

6- Preze por orçamentos detalhados

Todo o planejamento deve tratar das finanças com cautela. Gestores odontológicos que realmente têm o controle do fluxo de caixa sabem estipular o que dá lucro e o que representa prejuízo. 

Com essas informações e a sua experiência, pode ser dado um passo adiante em relação aos gastos.  

Nesse aspecto, as expectativas de crescimento determinarão metas de expansão.

Caso contrário, o foco deverá ser tirar a empresa do vermelho. Portanto, fique atento ao setor financeiro do seu negócio. 

A otimização e o controle de todas as transações financeiras é essencial para garantir lucratividade em sua clínica ou consultório odontológico. 

Enfim…

O planejamento odontológico será como um guia para direcionar os passo do consultório (ou clínica) rumo às metas estipuladas.

Como vimos neste conteúdo, ele se destina a preparar o consultório (ou clínica) para todos os cenários.

Agora é o momento certo para fazer com que seu planejamento saia do seu esboço. Então, dedique seu tempo para fazer um planejamento robusto e específico.

Guia definitivo: Como elaborar um planejamento estratégico odontológico?