Como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas?

Este conteúdo é para você, dentista, gestor que não sabe lidar com a inadimplência em clínicas odontológicas. Antes de tudo, é importante saber que a sua clínica odontológica não é a única que enfrenta esse problema. 

Um dado divulgado pela Serasa Experian em março de 2019, revelou que a inadimplência atinge 63 milhões de brasileiros, batendo um recorde histórico. 

Isso ainda pode ir muito além do cenário econômico, alguns especialistas dizem até que tal comportamento é refletida pela cultura brasileira.

Só você sabe o quão importante é que a saúde financeira da sua clínica esteja equilibrada, com contas a pagar e a receber, os custos fixos como salários dos funcionários, contas de água, luz, materiais de insumo, etc.

Tudo isso, precisa estar em dia para que as atividades da clínica mantenha-se em plena constância.

Por isso, aceitar a inadimplência em clínicas odontológicas como cultura (algo normal) tem que ser inadmissível para qualquer gestor. 

Existem uma série de boas práticas que você pode tomar para evitar do paciente ficar inadimplente: 

  • Tenha maior proximidade com seus paciente; 
  • Conheça o perfil de pacientes e ofereça planos de acordo com a realidade dele; 
  • Cobre de maneira inteligente o paciente, de forma que o aproxime; 
  • Caso o pagamento já esteja atrasado, negocie com acordos equilibrados para ambos. 

Maior proximidade com seus pacientes 

Quando você oferece crédito ao paciente da sua clínica odontológica, deve saber que essa ação também pode se tornar uma estratégia de fidelização.

Isso significa que quanto mais próximo do seu paciente, melhor será para o seu você negociar e eventualmente cobrar algum atraso que ainda não foi justificado por ele.

Nossa dica é:

Não libere de primeira créditos com valores muito alto ao paciente, faça isso de forma escalável e progressivo. 

Isso irá melhorar o engajamento entre vocês e ainda aumentará sua confiança quando for repetir o processo com ele. 

Enfim, estar em constante relacionando com o paciente evita o famoso “ops, esqueci de pagar o dentista!”.

Definir formas de pagamento mais adequadas de acordo com o serviço odontológico

Dependendo da região em que a sua clínica está inserida é fundamental criar uma tabela de formas de pagamento para cada serviço odontológico

Por exemplo, o serviço de clareamento dentária custa em média R$ 1.500,00. Se a sua clínica está localizada em uma região onde a renda média de uma família é de até R$ 3.000,00, isso significa que esse serviço terá uma alta taxa de parcelamentos (de acordo com o seu possível público-alvo). 

Dessa forma, cabe você e a sua gestão estudarem quais meios de pagamentos liberam ou não, se boleto, débito ou crédito é a melhor opção. 

Outro fator que entra nesse quesito é a precificação, este quando feito erroneamente pode ser a justificação da alta taxa de inadimplência ou até mesmo o baixo número de pacientes.

Por isso, é importante conhecer profundamente o seu público de pacientes. 

Cobrando o paciente inadimplente

Haverá momentos que a inadimplência na clínica chegará de qualquer modo, mesmo aplicando todas essas boas práticas. Nesse momento será necessário cobrar o paciente inadimplente.

Para isso, separamos a seguir algumas dicas:

Crie um cronograma de cobrança digital para evitar a inadimplência na sua clínica

Antigamente a única forma de cobrar o paciente inadimplente era por telefone e em outros casos havia o envio por Correios. 

Bom, isso ainda existe, e até com uma certa frequência, mas não é o ideal para quem deseja otimizar os gastos. 

Existem alternativas digitais para comunicar o paciente de forma bem mais precisa e com um melhor custo benefício, como envio de mensagens instantâneas ou mala direta. 

Para quem trabalha com muitos boletos, nossa dica é: crie um cronograma de alerta de pagamento por meio desses canais.   

  • Lembrar o paciente com até 5 dias do vencimento do boleto;
  • Lembrá-lo no dia do vencimento; 
  • Informar que o pagamento atrasou (recomendamos contato por telefone).

Negociação (seja compreensível com o paciente e oferece novas “rotas”)

Negociação com clínicas odontológicas com inadimplência

Muitas empresas erram em acionar autoridades judiciais antes de oferecer um novo plano de pagamento aos seus clientes.

Lembre-se que o processo em oferecer crédito ao paciente é também uma forma de fidelizá-lo. 

Para isso, é importante compreender o porquê do atraso, para assim prosseguir nas melhores alternativas para a clínica e paciente. 

Isso mesmo, a negociação precisa ser equilibrada para a sua clínica odontológica e o seu paciente. 

Claro que não é a forma ideal em como você gostaria de receber pelos serviços prestados, mas em muitos casos será melhor maneira de recebê-lo. 

Muitos oferecem descontos ou aumentam o prazo de pagamento, o que são boas alternativas. 

Casos Judiciais sobre inadimplência em clínicas odontológicas

Inadimplência e casos extrajudiciais

Em última instância será necessário consultar a justiça. Mas, antes de tudo, você precisa estar com o contrato em mãos. 

Ops! Esqueceu de elaborar o contrato? 

Se sim, você não tem como comprovar que paciente fez determinado procedimento em sua clínica odontológica. Sendo assim, a causa já está perdida. 

É fundamental elaborar contratos específicos para cada serviço prestado e firmar com o paciente antecipadamente. 

Para ações judiciais você pode: 

  • Ação de Execução de Título Extrajudicial: ela é usada para receber dívidas de cheques, notas e duplicatas. É realizado uma intimação e dado um determinado prazo para que a pessoa pague completamente a dívida. Caso não o faça, bens podem ser bloqueados;
  • Ação Monitória: usada também para receber dívidas vindas de cheques, notas promissórias e duplicatas. É indicada para quando a pessoa tem como provar que a dívida existe graças a vários documentos. Como não há audiência de conciliação, ela torna mais rápido o procedimento de cobrança;
  • Ação de Cobrança Procedimento Comum: indicada para quando há pouco documento sobre a dívida. Mais demorado. 

Lembrando que essas ações devem ser evitadas a todo custo.

Por fim, 

A cultura da inadimplência, os atrasos de pagamentos dos serviços da clínica devem ser combatidos. Isso assola milhares de empresas brasileiras, mas não por isso você deve se sentir na normalidade. Aplicar essas ações podem minimizar e muito a inadimplência em clínicas odontológicas:

  • Uma melhor conexão da comunicação entre pacientes e clínica;
  • Definir as práticas de solicitação de crédito; 
  • Lembrar e cobrar o paciente de maneira eficiente. 

Situações como essas podem ser reduzidas, mas em empresas como clínicas odontológicas, que oferecem em sua maioria serviços com pagamentos à prazo, é praticamente impossível eliminar de vez esse problema.

Para isso, saiba controlar os níveis da taxa de inadimplência, registrando e comparando o desempenho com períodos e semestres anteriores (lembre-se que épocas do ano como Janeiro e Fevereiro elas tendem a crescer).
Utilize o Dental Office e reduza o risco de pacientes inadimplentes agora mesmo!