Uma clínica odontológica, para ser considerada grande, precisa de pelo menos dois dentistas atendendo. Isso significa ter mais agendas, mais secretárias, atendentes, ajudantes recepcionistas. Sendo essa a única maneira de dar conta de toda a demanda de pacientes.
Ao se deparar com essa situação, a solução mais óbvia para administrar tantos processo se torna a escolha de um software de gestão. Afinal de contas, existe uma grande demanda de tarefas a serem resolvidas.
O cenário contrário, que é um consultório que possui apenas um dentista, por vezes acaba sendo gerido sem um sistema. Pode ser um dentista recém formado que abriu sua clínica, ou um profissional que já está há algum tempo no mercado e está muito bem estabelecido.
A questão é que, por se tratar de uma única agenda e de um único médico atendendo, pode parecer que não existe a necessidade de um software para as operações. Mas isso não é verdade!
Os processos diários da gestão de uma clínica pequena
Primeiramente, é preciso avaliar quais são os processos diariamente realizados em sua clínica odontológica. Geralmente acabam sendo tarefas divididas entre a secretária e o dentista.
Todo o dia o médico passa a maior parte do tempo atendendo seus pacientes, atualizando prontuários, receitando tratamentos e medicamentos, e indicando exames a serem feitos.
Já a secretária realiza o agendamento de consultas, a confirmação das mesmas, realiza o pagamento das contas da clínica, recebe o pagamento dos pacientes, faz cobranças, emite boletos, dá baixa de documentos e pagamentos no sistema e dá conta de uma série de outras questões burocráticas.
Por vezes, essa secretária, ou recepcionista, ainda dá conta de responder as redes sociais e postar conteúdos ali, para que sua clínica continue tendo uma comunicação próxima e clara com seu público.
No final das contas, não parece que são muitas atividades a serem desenvolvidas pela sua clínica todo dia? Isso sem contar que podem acontecer situações fora do comum, que acabam ocupando ainda mais o pequeno dentista e sua equipe.
É por isso que sua clínica odontológica, mesmo que pequena, precisa sim contar com um software de gestão.
As principais ferramentas que devem constar em um sistema de gestão para sua clínica odontológica são:
- Agenda online;
- Prescrição digital;
- Prontuário eletrônico;
- Módulo para gestão financeira;
- Ferramenta para telemonitoramento.
As vantagens de contar com um sistema de gestão
Agora que você já conseguiu visualizar melhor o grande volume de processos desenvolvidos pela sua pequena clínica no dia a dia, é hora de conhecer as vantagens de contar com um sistema de gestão.
Confira os principais benefícios e como isso pode ser utilizado para melhorar os resultados da sua gestão:
Análise dos resultados
Todo o negócio precisa ser muito bem analisado para saber se ele está realmente sendo um sucesso. E isso se torna mais fácil de ser feito contando com um sistema de gestão.
Procure analisar, principalmente:
- Taxa de ocupação (revela horários mais agitados e mais calmos, além do número de atendimentos sendo feitos por dia, mês e ano);
- Volume de agendamentos cancelados;
- Fluxo de caixa.
Essas informações ficam dispostas no sistema, uma vez que sua agenda online, toda a gestão financeira e muitas outras tarefas serão centralizadas ali.
Conheça mais vantagens dessa prática lendo o post: Análise preditiva para clínica odontológica.
Armazenamento e controle completo do histórico do paciente
Resultados dos exames, laudos, receituários, dados de internações e medicamentos que foram prescritos. Todas estas importantes informações ficam armazenadas online no prontuário eletrônico do paciente.
Isso significa que tais dados podem ser acessados pelo médico sempre que for necessário, a partir de um computador, smartphone, tablet ou outro dispositivo que esteja conectado à internet.
Mais produtividade para sua equipe
A automação de muitas atividades irá acontecer a partir do momento em que sua clínica contar com um sistema de gestão.
Isso significa que sua equipe e você, dentista, terão mais tempo para dedicar ao atendimento ao paciente. Algo muito importante, pois essa é a única maneira de garantir que sua gestão ofereça um bom atendimento e uma experiência positiva, promovendo a fidelização.
Também, com mais tempo, será possível evitar erros nas tarefas, já que tudo poderá ser feito com mais calma e atenção redobrada, principalmente as questões mais burocráticas.
Controle do seu setor financeiro
O setor financeiro é muito importante em qualquer segmento de empresa, e isso não é diferente em sua clínica de odontologia.
Quando o assunto é dinheiro, controle e planejamento se fazem essenciais. Isso é mais fácil de ser feito quando se utiliza um sistema de gestão com módulo financeiro.
Todos os recebimentos e pagamentos da clínica ficam organizados no mesmo lugar. Assim, o gestor pode acompanhar de maneira completa todas as movimentações financeiras, inclusivamente as emissões de notas fiscais.
Integração dos processos
Essa é uma das maiores vantagens de se contar com um sistema de gestão: a integração de todas as ferramentas que são importantes para sua clínica.
Isso agiliza tarefas diárias, melhora o gerenciamento do estoque do seu consultório, ajuda a controlar todos os registros contábeis e o faturamento. Por essa razão, é algo muito importante.
Afinal, assim fica mais fácil identificar gastos desnecessários e gargalos na gestão, para que, no fim, as melhores decisões sejam tomadas pelo gestor.
Segurança dos dados da clínica e do paciente
O armazenamento do histórico do paciente feito integralmente, com sigilo e segurança total, é muito importante. Principalmente considerando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Saiba mais sobre o assunto lendo o post: Entenda o que é LGPD e como isso impactará a sua clínica odontológica.
Com um sistema na nuvem, seus dados ficam muito mais seguros, ao passo de que fica mais fácil para o médico e sua equipe acessarem informações a respeito da gestão administrativa ou do paciente.
Satisfação dos pacientes e motivação da equipe
É importante destacar que o seu paciente percebe as vantagens do sistema de gestão. Isso porque sua secretaria, assim como o médico, encontram informações e realizam muitas tarefas de maneira muito mais rápida.
Com isso, o paciente tem uma experiência mais agradável e vê ainda mais profissionalismo e organização no trabalho desenvolvido pela clínica.
Sua equipe se sente muito mais motivada, uma vez que eles ganham ajuda nas tarefas desenvolvidas, motivando todos a continuar desenvolvendo suas tarefas com qualidade.
A gestão de sua clínica de odontologia em tempos de crise
Ao se deparar com crises, como a causada pela pandemia da COVID-19, gestores tiveram que encontrar maneiras de continuar administrando seu negócio e atendendo seus pacientes.
A tecnologia se mostrou a melhor aliada nesse momento. A verdade é que ela pode ser muito positiva em todos os momentos. Mas não só isso! Práticas de gestão também são muito importante para atravessar momentos difíceis e seguir tendo bons resultados.
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