Como reduzir as despesas odontológicas?

Reduzir as despesas odontológicas é um fator que pode se tornar bem complexo na gestão, especialmente de um negócio que esteja nos seus primeiros anos de vida. Por este motivo, a atenção financeira deve ser encarada com seriedade.

E não importam quais são os custos (fixos ou variáveis), todos eles podem ser reduzidos adequadamente, se trabalhados de forma correta. Isso vai ajudar a manter o seu negócio com as contas em dia, sem diminuir a qualidade dos serviços prestados.

Neste artigo você vai ver:

• Como gerenciar e diminuir custos no estoque odontológico
• Minimizar custos fixos
• Reduzir custos variáveis
• A importância da terceirização na diminuição de custos
• Revisão de contrato com fornecedores
• Como definir metas de economia

Por isso, se você quer melhorar o desempenho financeiro, equilibrar as contas e reduzir as despesas odontológicas, continue lendo esse texto.

Gerenciar e diminuir os fluxos do estoque odontológico

Muitos gestores de clínicas e consultórios odontológicos não sabem ao certo se têm um fluxo de estoque, o que é um erro grave quando falamos de economia. Afinal, se você não gerir o que entra e o que sai de materiais e instrumentais, você não tem a visão do que pode ser reduzido e economizado.

Leia mais em: Controle de estoque para dentistas: 6 dicas para não errar

No entanto, apenas saber do fluxo de entrada e saída não é o fator primordial, você também precisará analisar todos esses gastos cuidadosamente. Isso se feito manualmente, pode se tornar uma tarefa fatigante Nesse caso, a tecnologia pode te ajudar.

Existem diversas opções de softwares odontológicos que facilitam o gerenciamento de estoque.Os melhores softwares possuem as funcionalidades de:

• Adicionar todos os produtos;
• inserir quantidade, validade, data da compra, definir a quantidade mínima que determinado produto precisa ter em estoque, e o valor unitário;
• Movimentação de entrada e saída dos materiais;
• Exportação das informações em planilhas (Excel);
• Controle de produtos vencidos, em falta, que vencem em até 30 dias e abaixo do mínimo.

Com essa análise você consegue reduzir os materiais que estão em excesso, comprar os que estão em falta e assim reduzir as despesas odontológicas. Depois que você começar a otimizar o estoque, conseguirá diminuir significativamente as despesas da clínica (ou do consultório).

Minimizar os custos fixos

Os custos fixos são aqueles obrigatórios para o funcionamento da clínica ou do consultório:

• Conta de água, luz, telefone e internet;
• Salários dos funcionários;
• Impostos;
• Aluguel;
• Entre outros.

Ou seja, é qualquer custo que mantém o consultório na ativa e alguns desses custos também podem ser reduzidos.

Por exemplo, se sua clínica ou consultório odontológico possui um profissional contratado de limpeza ou segurança, você pode substituí-los por empresas terceirizadas que possuem menos impostos pela mão de obra. Falaremos mais sobre isso adiante.

Outro exemplo de redução de custo fixo é controlar o consumo de energia elétrica e de água. Você também pode fazer novas cotações de serviços de internet e telefone, para saber qual tem o melhor custo benefício.

Minimizar os custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que aumentam à medida que o profissional trabalha. Ou seja, quanto mais se ganha, maiores serão. Diferente dos custos fixos, eles podem ser alterados com mais facilidade e programados por períodos ou prazos mais curtos.

Por exemplo:

• Despesas com os materiais odontológicos;
• Serviços protéticos;
• Matérias gerais de estoque.

Além dos gastos com os materiais dentários, os custos variáveis podem abranger todos os custos dos materiais para o estoque.

Ou seja, a estratégia de redução de gastos no estoque também é considerada como custo variável. Para diminuir este custo é muito importante acompanhar a entrada e saída. Só assim você consegue entender o que pode ser economizado e reduzir as despesas odontológicas.

Terceirização de atividades

Falar em terceirização de atividades pode ser um tanto quanto polêmico para algumas pessoas. Mas é um fato inegável que essa terceirização pode ser muito benéfica quando falamos de gastos, especialmente com pessoal. 

Em uma clínica odontológica, a terceirização pode ser um fator de redução de custos na área de segurança e limpeza, normalmente os optados por grande parte desse tipo de negócio. 

Atividades terceirizadas gastam menos com produtos, custo menor de rescisões, substituições nas férias e até mesmo com faltas. Além disso, é possível prever com mais assertividade os gastos mensais, já que o pagamento desses profissionais entram na tabela de despesas fíxas.

Sem contar que, indiretamente, há uma diminuição na estrutura da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal da empresa, uma vez que a empresa contratada cuida de todos esses aspectos.

Tudo isso pode gerar uma economia significativa no final do mês.

Revisão de contrato com fornecedores

Assim como negociar com as empresas de tv, internet e telefonia, revisar contrato com os demais fornecedores é fundamental para uma clínica que busca economizar e reduzir custos.

• Você já viu como está o contrato com os seus fornecedores mais antigos?
• Já considerou mudar de fornecedor? 
• Outras empresas não têm um valor mais atrativo por um produto/serviço de qualidade igual ou até mesmo superior?

Essas são perguntas que você, como gestor da clínica, deve fazer. É normal que com um contrato longo, e com uma empresa de confiança, você deixe de observar, de fato, se os valores que estão sendo pagos estão de acordo com as práticas do mercado. 

Afinal, uma relação amigável entre você e o seu fornecedor já foi construída. Mas é justamente aí que uma cobrança mais alta pode estar sendo feita, sem que você perceba. 

Por isso, revise todos os contratos que você tem, sonde novas empresas, pesquise com colegas os valores que eles estão pagando nesse mesmo produto. Dessa forma você terá embasamento para negociar os contratos e garantir que está pagando um valor justo por esse serviço.

Defina metas de economia

Uma outra estratégia que pode ajudar muito na redução de custos é estabelecer metas de economia. Para isso, é essencial que você esteja alinhado com a sua equipe. 

Afinal, quando falamos de metas de economia estamos nos referindo ao seu negócio como um todo. Ou seja, todas as áreas devem colaborar para que essa meta seja alcançada.

Por isso é importante conversar com a sua equipe e manter a transparência dos processos que ocorrem na sua clínica.

É essencial ter dois pontos de partida: ter uma meta realista, que seja possível de alcançar, e ter um plano de ação para atingir essa economia, ou seja, traçar uma estratégia para saber de onde vem essa economia.

Enfim…

Você deve ter notado que para reduzir as despesas odontológicas é essencial analisar todo o contexto de gastos da sua clínica ou consultório e definir se é despesa fixa ou variável.

Você aprendeu nesse conteúdo a reduzir significativamente as despesas do consultório com controle de estoque digital, além de reduzir os custos fixos, aqueles que são essenciais para o funcionamento do consultório ou clínica e os custos variáveis,  aqueles que podem ser minimizados dependendo da ordem de produção.

Quer saber mais sobre gestão odontológica? Então acesse a nossa página de materiais educativos. É só clicar no banner:

Gostou desse conteúdo? Não deixe de compartilhar com sua equipe e com os amigos e colegas dentistas.

Agradecemos a leitura e até a próxima