Como melhorar a gestão da minha clínica odontológica usando relatórios?

Os relatórios para clínicas odontológicas são fundamentais na gestão do negócio. Afinal, mesmo sendo algo que alguns dentistas têm dificuldade, um consultório é uma empresa e precisa ser gerida como tal.

Por isso, ter sempre em mãos informações a respeito da clínica é importante para que as decisões sejam sempre assertivas. Afinal, todo negócio precisa ser orientado por metas e objetivos, que só podem ser mensurados com base em dados concretos.

Agora, você já pensou, estrategicamente, como anda o seu consultório? Quais indicadores e relatórios são necessários para garantir que seu negócio continue prosperando? Pois bem, se você ainda não considerou essas questões, está no lugar certo.

Reunimos informações sobre quais relatórios você precisa acompanhar para mandar bem na administração da sua empresa. Vamos lá?

A importância dos relatórios

Relatórios para clínicas odontológicas

Um dos grandes desafios de muitos dentistas é a administração da sua clínica odontológica. Muitas vezes, esses profissionais saem da graduação com pouca ou nenhuma noção de como gerenciar o próprio negócio. E isso acaba impactando diretamente o sucesso do consultório.

Isso porque o dia a dia de uma clínica pode ser bastante complicado. Lidar com múltiplas e complexas informações pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça. E é para evitar esse tipo de problema que saber gerir e interpretar relatórios é muito importante.

Relatórios são a forma mais fácil e visual de detectar como anda a saúde do seu negócio. Isso porque os dados trazidos são objetivos e claros, o que torna o processo de interpretação de informação mais simples.

Mas mesmo com toda essa facilidade, é importante ressaltar que os relatórios para clínicas odontológicas precisam ser alimentados e bem geridos para que as informações estejam sempre corretas. Com isso, você tem maior confiança e respaldo para tomar decisões importantes que impactem o seu negócio de forma positiva.

Principais relatórios para clínicas odontológicas

Relatórios para clínicas odontológicas

Em uma clínica odontológica, alguns relatórios são fundamentais. Aqui podemos enumerar pelo menos quatro relatórios que não podem faltar na gestão de um consultório, que são: financeiro, procedimentos, agendamentos e pacientes

Financeiro

O relatório financeiro pode ser considerado o mais importante em uma gestão. Afinal, é com base nele que conseguimos mensurar a saúde financeira do negócio. Para uma clínica odontológica, dentro desse relatório é importante constar:

O ticket médio é um número que indica qual o valor médio gasto por cliente em uma empresa. Para calcular esse indicador é bem simples, basta somar o número de consultas e o faturamento do período e dividir um pelo outro. 

Esse é um indicador importantíssimo na gestão de consultórios, pois pode mostrar se você está tendo lucro nos seus atendimentos, ou se está pagando para trabalhar. Para saber mais sobre ticket médio e outros indicadores, acesse: “Gestão financeira para dentistas: como não errar nas finanças da sua clínica?

Já o relatório de faturamento te permite acompanhar quanto a empresa ganha no mês ou em um determinado período. Esse relatório é essencial para que o dentista consiga identificar sazonalidades. Ou seja, quando as vendas aumentam e diminuem, o que é muito importante para prever possíveis cortes de gastos ou investimentos.

Outro relatório essencial é o de orçamentos. Normalmente, esse tipo de relatório é dividido entre orçamentos realizados, aprovados e cancelados, e é fundamental para calcular o poder de venda do seu consultório.

Procedimentos

Assim como os relatórios de orçamentos, o relatório de procedimentos também pode te ajudar a mensurar o poder de venda. Mas muito mais do que isso, essas informações também te mostram quais os procedimentos são mais realizados na sua clínica.

Esses dados podem te indicar um investimento maior em uma especialidade, ou até mesmo reestruturar os serviços oferecidos pelo consultório. Por isso, é essencial ter acesso a essas informações de forma organizada e periodicamente.

Dessa forma, você conseguirá  se adequar melhor aos seus pacientes e oferecer o tratamento ou procedimento procurado por eles com maior eficiência.

Agendamentos

Outro relatório muito importante é o de agendamentos. Esse tipo de informação também te ajuda a detectar possíveis sazonalidades, ou seja, quando há mais ou menos pacientes agendando consultas.

Isso é importante justamente para melhor organização da sua agenda e do seu dia a dia na clínica. Assim, as chances de você ficar com tempo ocioso no consultório é reduzido, tornando a gestão de tempo mais fácil de ser realizada.

Pacientes

Você já parou para pensar quantos pacientes você já atendeu na sua clínica? E quantos desses viraram pacientes recorrentes? Essas duas perguntas são os principais motivos para estar atento e ter um relatório de pacientes. 

É essencial para um consultório odontológico saber essas informações, pois elas podem impactar as demais áreas do seu negócio. Por exemplo, com esses dados vocês pode definir uma estratégia de marketing que incentive os seus clientes que só se consultaram uma vez, a marcarem um novo horário na sua clínica.

Portanto, tenha um relatório de pacientes, com nome, telefone, procedimentos realizados e/ou procurados e demais informações importantes. Esse pode ser um grande diferencial na hora de gerenciar o seu consultório para o sucesso.

Acompanhamento de relatórios

Relatórios para clínicas odontológicas

Pois bem, agora que você já tem uma noção de quais relatórios para clínicas odontológicas o seu consultório precisa,  é importante estar atento a outra questão: o acompanhamento deles. Vamos combinar que de nada adianta ter acesso a esses relatórios e não acompanhá-los diariamente ou semanalmente. 

Por mais que essa parte mais burocrática possa parecer complicada, é essencial que você não deixe de mensurar todos os resultados com base nesses relatórios. Além disso, vale lembrar que existem soluções tecnológicas que podem te ajudar a tornar esse processo mais simples, rápido e fácil.

É o caso do Dental Office. Totalmente desenhado para as necessidades de clínicas odontológicas, o sistema proporciona acesso a diversos relatórios, entre eles agendamentos, financeiro, procedimentos e muito mais. 

Com uma visualização intuitiva e design simplificado, o dentista consegue acompanhar de perto os indicadores necessários para otimizar o gerenciamento da sua clínica. 

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Agradecemos a sua leitura e até a próxima!