6 dicas para melhorar a gestão financeira do consultório odontológico

A gestão financeira do consultório odontológico é fundamental para manter a lucratividade. Mas não se engane: ter um saldo positivo no final do mês não significa necessariamente que o seu negócio está indo bem. Para ter os melhores resultados, é importante saber onde investir e como financiar as necessidades do consultório.

Continue a leitura deste artigo e veja 6 maneiras simples de melhorar a sua gestão financeira!

Como melhorar a gestão financeira do consultório odontológico?

1. Faça um planejamento estratégico

A elaboração de um documento com as metas e os objetivos da gestão financeira do consultório odontológico vai nortear todo o processo de administração. 

É fundamental ter em mente que esse plano não deve ser rígido. Muito pelo contrário, você vai precisar atualizá-lo regularmente.

Para desenvolver uma meta financeira eficaz, você precisa:

• Analisar a realidade do consultório: compreender se a lucratividade e a gestão do capital estão satisfatórios.
• Ser realista: não adianta descrever seus sonhos pessoais nas metas financeiras, foque no seu negócio
• Poupar custos: analisar todos os custos anuais do consultório e planejar o quanto pode ser economizado.
• Compreender os investimentos: toda meta financeira demanda uma avaliação dos investimentos, a fim de verificar se estão gerando rendimentos.

Não há um modelo fixo de meta financeira para consultórios odontológicos, mas comece pensando se a realidade de gestão está satisfatória e, depois, pense como você pode melhorá-la.

Você também deve escolher a periodicidade das metas, seja por trimestre, semestre ou ano. E lembre-se de atualizar o documento uma vez por semana ou mês.

Leia mais: Metodologia SMART: como definir metas para sua clínica odontológica?

2. Realize ações para inadimplentes

É comum observar um aumento na inadimplência em consultórios odontológicos durante determinadas épocas do ano. 

Nesse contexto, uma boa gestão financeira do consultório odontológico precisa reconhecer tanto os clientes pontuais quanto os inadimplentes, uma tarefa que pode ser desafiadora.

Entretanto, ao investir em um software odontológico, você não precisa mais realizar a análise de pagamentos manualmente. O próprio software mostra os clientes que estão inadimplentes, e a partir disso você pode realizar ações para reverter esse cenário.

Para te ajudar nessa missão, separamos para você algumas dicas essenciais: Como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas?

Como cobrar o paciente inadimplente?

1. Primeiro contato telefônico

Sempre pessoal, nunca para o local de trabalho, tampouco para amigos e familiares, senão a ação pode ser considerada um constrangimento ilegal. 

Caso a ligação não seja atendida, anote na ficha do paciente que você entrou em contato e envie uma mensagem pelo WhatsApp avisando sobre a tentativa.

Ao falar com o paciente, nunca fale: “qual dia você vem acertar o pagamento?”. O certo é: “eu posso esperar você amanhã?”. O objetivo é fazer com que ele entenda a urgência da situação.

Por fim, lembre-se de ligar no primeiro dia após o vencimento da fatura para aumentar as chances de recebimento e ressaltar a importância do pagamento na data acordada.

2. Segundo contato telefônico

As regras do segundo contato telefônico são as mesmas do primeiro:

• Ligar após o primeiro dia de vencimento
• Fazer ligações pessoais
• Registrar a tentativa de contato na ficha
• Sempre agendar um dia para receber o pagamento

3. Mandar a primeira carta

Se o paciente não realizar o pagamento após as duas ligações, envie uma carta de cobrança profissional. Lembre-se que a carta deve ser enviada  com a autenticação de Autoridades de Registro, para servir como documento.

A segunda carta de cobrança deve seguir os mesmos moldes da primeira.

4. Terceira carta: abandono de tratamento

Essa carta oficializa o abandono do tratamento e pode conter um boleto com o valor da dívida do paciente, dos procedimentos que já foram realizados.

5. Cobrança final

Você fará uma inclusão do nome do paciente no SPC. É necessário ter o contrato com o paciente devidamente elaborado e assinado e com documentação.

3. Negocie com fornecedores

Negociar com fornecedores é uma habilidade valiosa para aprimorar a gestão financeira do seu consultório. 

Ao buscar parcerias vantajosas, você não apenas reduz os custos operacionais, mas também fortalece os laços com fornecedores confiáveis. 

Descontos por volume são uma maneira eficaz de maximizar o retorno sobre o investimento em materiais odontológicos, por exemplo. 

Além disso, prazos de pagamento mais longos podem proporcionar maior flexibilidade financeira, permitindo uma distribuição mais equilibrada dos custos ao longo do tempo.

Lembre-se: cada real economizado nas despesas contribui diretamente para a saúde financeira e o aumento da rentabilidade do seu consultório odontológico. 

4. Ofereça planos de pagamento flexíveis

Para assegurar uma entrada constante de receita e tornar o processo de pagamento mais acessível para os pacientes, a criação de planos de pagamento flexíveis é uma estratégia inteligente. 

Esses planos podem englobar diversas opções, como parcelamento, descontos atrativos para pagamentos à vista e afins.

Ao oferecer opções de parcelamento, você proporciona aos pacientes maior flexibilidade financeira, tornando os serviços odontológicos mais acessíveis. 

Já os descontos para pagamentos à vista podem incentivar a quitação antecipada, fortalecendo o fluxo de caixa do consultório. 

Leia mais: Receita Recorrente: o que é, vantagens e como aplicar em clínicas odontológicas

Além disso, a aceitação de cartões de crédito amplia as alternativas de pagamento, garantindo mais conveniência aos pacientes.

A comunicação transparente dessas opções é essencial. Certifique-se de informar claramente aos seus pacientes sobre os planos disponíveis, incentivando o pagamento pontual e contribuindo para uma relação mais transparente e saudável entre o consultório e seus clientes. 

5. Controle o fluxo de caixa

Manter uma vigilância constante sobre o fluxo de caixa é essencial se você busca estabilidade financeira. O controle rigoroso não é apenas benéfico, mas fundamental para o sucesso da gestão financeira do consultório odontológico.

Esse processo começa com o hábito de registrar todas as entradas e saídas de dinheiro diariamente. Afinal, o monitoramento em tempo real oferece uma visão instantânea da liquidez do consultório, evitando surpresas e permitindo uma tomada de decisão mais ágil e precisa.

Ao manter esse controle, você não apenas identifica oportunidades de investimento, mas também antecipa possíveis desafios financeiros. Dessa forma, você terá mais chance de alcançar a estabilidade, tomando decisões estratégicas que vão impulsionar o crescimento do seu consultório odontológico.

Leia mais: Fluxo de caixa para clínicas odontológicas: Tudo o que você precisa saber.

6. Automatize a gestão

A tecnologia pode ajudar em muitos aspectos da gestão financeira, como:

• Controle de receitas: análise das contas a pagar e receber;
• Gerenciamento de despesas;
• Acompanhamento do fluxo de caixa;
• Ordenação e realização dos comissionamentos;
• Controle dos pagamentos por cartões, cheques e Pix;
• Controle de saída e entrada de estoque.

Se você quer melhorar a gestão financeira do seu consultório odontológico, pense sobre adquirir um sistema que te ajude em todas essas etapas.

Além do software odontológico completo que pode te auxiliar na sua gestão financeira, como o da Dental Office, você pode contar com uma conta digital completa para empresas.

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