Durante muito tempo, consultórios e clínicas, tanto de grande quanto de pequeno porte, dependiam do uso de inúmeros papéis. Depois disso, o uso de planilhas passou a ser frequente para auxiliar na gestão e no arquivamento de informações.
A transição do papel para a planilha foi revolucionária, não apenas para clínicas e consultórios, mas para todos os gestores da época.
A otimização com planilhas permitiu que dentistas tivessem mais tempo para atender mais pacientes, liberando uma maior capacidade nos consultórios.
Atualmente, estamos passando por um processo semelhante, desta vez reduzindo as demandas por planilhas e integrando-as em um único lugar: o software odontológico.
Essa tecnologia atual vem proporcionando mais praticidade, velocidade e segurança.
E diante dessa evolução tecnológica, é importante entendermos os motivos para investir em um software odontológico.
Se você quer saber mais sobre esse assunto, continue lendo este conteúdo.
Gerir o financeiro pelo software odontológico
A administração financeira de um negócio sempre representa um desafio para os gestores.
Para pequenas clínicas e consultórios, equilibrar o atendimento ao paciente com a gestão e organização financeira é particularmente difícil.
Se você é dentista e também desempenha o papel de gestor, conhece a exaustiva rotina que isso implica.
Um software odontológico robusto deve abranger as complexidades do setor financeiro, funcionando praticamente como um departamento dedicado.
Isso significa que deve oferecer soluções abrangentes para as principais necessidades financeiras, como:
- Controle do fluxo financeiro;
- Gerenciamento de contas a pagar e receber;
- Cálculo de comissionamentos aos dentistas;
- Monitoramento de transações com cartões, cheques e boletos.
Essas funcionalidades são essenciais para garantir uma organização financeira excelente.
Dessa forma, todas as informações necessárias estão concentradas em um único lugar, eliminando a necessidade de lidar com várias planilhas que precisam ser constantemente atualizadas.
Ou seja, no que diz sobre o financeiro: investir no software odontológico trará recompensas maiores do que o preço do serviço.
Veja mais em: Gestão Financeira Completa para Clínicas Odontológicas
Gerir a agenda pelo software odontológico
Muitas secretárias e dentistas buscam sistemas e software odontológicos que permitam interação simultânea. Por esse motivo, um software eficiente deve obrigatoriamente contar com uma agenda de fácil acesso, seja por meio de aplicativos, por exemplo.
A seguir, destacamos algumas das características praticamente indispensáveis para uma agenda odontológica de alta performance:
- Organização Intuitiva
- O software odontológico deve ser ordenado de maneira intuitiva e de fácil visualização.
- Filtros de Busca
- Deve oferecer a capacidade de buscar informações por nome do paciente, dentista, tipo de agendamento e status do agendamento.
- Alertas de Retorno
- A inclusão de alertas de retorno é crucial, uma vez que a maioria dos tratamentos odontológicos exige acompanhamento, tornando o retorno do paciente indispensável.
Se você já enfrentou desafios como uma semana lotada de consultas, pacientes que não comparecem, ou dificuldades para encaixar um paciente na agenda, é possível que esteja lidando com problemas de agendamento.
Para ajudar com essas questões, fornecemos dicas valiosas em nosso conteúdo: 10 dicas para organizar a agenda do seu consultório
Em suma, o software odontológico pode ser uma solução eficaz para esses problemas.
Por exemplo, na função de comunicação, é possível confirmar consultas ou tratamentos por meio do envio de SMS ou e-mail, reduzindo significativamente as faltas.
Além disso, é possível acompanhar os status das consultas, identificando quais foram marcadas, remarcadas e outras atualizações notificadas aos usuários que utilizam o software.
Ou seja, para a agenda do consultório: sim, o software vale muito a pena. Tanto em medidas de otimizar a organização e produtividade, quanto na elevação dos lucros financeiros.
Gerir o estoque pelo software odontológico
Seu consultório ou clínica odontológica possui um sistema de estoque e inventário? Se sim, como é a organização? Ou melhor, há uma organização efetiva?
Um dos critérios atrativos de um excelente software odontológico é a capacidade de gerenciamento de estoque.
Manter um estoque organizado é crucial para evitar possíveis problemas no momento do atendimento e tratamento do paciente, além de prevenir gastos desnecessários.
A seguir, apresentamos as principais ferramentas de gestão de estoque que um software odontológico robusto deve oferecer:
- Adição de todos os produtos;
- Inclusão de informações como quantidade, validade, data da compra, definição do estoque mínimo e valor unitário ao adicionar um produto;
- Registro de movimentação de entrada e saída de utensílios;
- Possibilidade de exportar as informações em planilhas (Excel);
- Controle de produtos vencidos, em falta, com vencimento em até 30 dias e abaixo do estoque mínimo.
Dedicar atenção a esses detalhes trará benefícios significativos para sua clínica ou consultório, prevenindo complicações futuras (já pensou se faltar algum instrumento no momento do atendimento?).
Outro aspecto crucial na avaliação do investimento em um software odontológico é compreender que o software não se atualiza automaticamente; requer o envolvimento de pessoas para atualizá-lo diariamente.
Por exemplo, toda vez que houver saída de utensílios, é necessário registrar essa informação no sistema. Dessa forma, ao adotar essas práticas, você terá um controle mais efetivo de todos os setores da sua clínica ou consultório odontológico.
É por isso que enfatiza que para melhorar a gestão de estoque, será necessário tempo, organização e proatividade.
Gerir o marketing pelo software odontológico
Muitos dentistas não realizam marketing pelas restrições do Conselho Federal de Odontologia.
Porém, o Conselho restringe algumas ações que podem ser consideradas antiéticas no segmento da saúde, e sim, você pode fazer marketing para a sua clínica ou consultório.
Veja mais em: Marketing odontológico seguro e redes sociais: qual é o limite da divulgação de serviços e procedimentos?
Mas, o que o software tem haver com isso? Quais estratégias de marketing posso aplicar com um software odontológico robusto?
Um software odontológico terá a funcionalidade de envios de SMS e e-mails, você pode utilizá-los para avisar os pacientes o dia da consulta, por exemplo, o que diminui significativamente as faltas.
Parabenizar os pacientes pelo aniversário também é uma ação inteligente e que melhora a fidelização dos pacientes, bem como ajuda a captar novos pacientes.
Veja abaixo as funcionalidade essenciais que o software odontológico precisa ter no quesito marketing:
- Envio de SMS automático: aviso de agendamento, alerta de retorno e felicitações aos aniversariantes;
- Integração com Whatsapp para envios de mensagem;
- Envios de mala direta.
Enfim, estamos vivendo uma era tecnológica, se você não investir em marketing digital, ficará atrás da concorrência.
Leia mais em: Marketing para dentistas: 3 estratégias para você aplicar!
Gerir os relatórios pelo software odontológico
Através de relatórios você consegue medir os principais indicadores do consultório ou da clínica.
É preciso dar atenção e importância aos dados que podem ser coletados sobre o desempenho da clínica.
Essas informações ajudam o processo de tomada de decisões que garante um crescimento sustentável.
Listamos abaixo os principais relatórios que um bom software odontológico deve ter como exportações:
- Relatório dos pacientes cadastrados;
- Resumo dos agendamentos cadastrados;
- Resumo dos recibos emitidos;
- Resumo de produtividade;
- Resumo financeiro;
- Resumo dos tratamentos cadastrados;
- Entre outros.
Obter essas informações por meio de um software odontológico, que registra datas de atendimentos e detalhes de contato dos pacientes, é uma tarefa simples.
Isso viabiliza a comunicação com aqueles que não compareceram às consultas ou que não visitam o consultório há bastante tempo, permitindo resgatá-los para uma consulta de rotina, por exemplo.
Afinal, o investimento em um software odontológico de gestão vale a pena?
Neste conteúdo, foram destacadas algumas das principais utilidades de gerenciamento odontológico oferecidas por um software.
Desde a gestão financeira, controle de estoque, estratégias de marketing, organização de agendas até a geração de relatórios, um software odontológico pode ser valioso quando é devidamente atualizado e mantido.
Portanto, ao considerar investir em uma solução de gerenciamento, é essencial ponderar cuidadosamente quem será responsável por alimentar o software e quando essa tarefa será realizada.
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Agradecemos pela leitura!
