Sistema de gestão para consultórios odontológicos: o que saber antes de contratar?

Todos sabemos que uma boa gestão depende de diversos fatores. Não basta apenas ter conhecimento de mercado. A organização e o sucesso de um empreendimento também passam por outras etapas. 

E hoje em dia, uma clínica que se pauta pela tecnologia tem muitas vantagens, sobretudo as que apostam em um sistema de gestão para consultórios odontológicos.

Ter um sistema de gestão para a sua clínica é um passo essencial para que todas as informações do seu negócio estejam sempre integradas. E o melhor, na palma da sua mão.

“Mas o que eu preciso avaliar antes de contratar um sistema de gestão para o meu consultório? Como saber o que preciso mensurar? Como um software pode me ajudar, de fato, na minha gestão?”

Se esse é o caso, continue lendo esse post que vamos te dizer tudo que você precisa saber antes de contratar um software de gestão para a sua clínica odontológica.

Avalie o momento do seu consultório

Antes de mais nada, é preciso saber quais são os seus objetivos e metas, além de entender qual é o momento do seu consultório. Isso te ajuda a tornar a sua tomada de decisão mais assertiva, antes mesmo de ter um sistema te auxiliando nesse sentido.

Essa etapa é essencial antes de contratar um sistema de gestão para o seu consultório odontológico, uma vez que um bom software precisa estar alinhado com as necessidades a longo prazo do seu negócio.

De nada adianta contratar um sistema que te limite a alcançar novos clientes e expandir. Por isso, avaliar quais são os próximos passos do seu consultório antes de contratar um software é uma fase primordial.

Vale lembrar que um software não funciona sozinho, é preciso alimentá-lo com informações para que ele te ajude no dia a dia. Por isso, é importante que você saiba todos esses dados, tanto para entender como o software pode te atender, como para inserir as informações corretas nesse sistema.

Trace um planejamento

Agora que você já entendeu quais são os próximos passos almejados pela sua clínica, faça um planejamento. Nessa etapa, o importante é relacionar o que é esperado, juntamente com o auxílio de um sistema, a longo, médio e curto prazo.

Dessa forma, sabendo o que é esperado, você poderá mensurar com maior exatidão os resultados obtidos nos prazos determinados. No entanto, vale ressaltar que é necessário traçar um planejamento que seja viável, realista.

Leia mais em: Como elaborar um plano de negócio para o meu consultório?

Nessa hora, você pode considerar três tipos de planejamento:

• Estratégico: alinhado com a missão e visão do seu negócio. Nessa etapa são determinadas as ações de longo prazo, como o grande sonho da sua clínica. 
• Tático: alinhado com a criação e o desdobramento de metas de cada área da empresa, como financeiro, administrativo e operacional.
• Operacional: é a parte do planejamento “mão na massa”. Responsável pela criação de ações que cumpram as metas definidas nos dois planejamentos anteriores.

O ideal é que esses três planejamentos sejam feitos e desdobrados conforme a necessidade do seu negócio.

Invista em pessoal

É um fato que um software pode ser de enorme ajuda para um negócio. Contudo, como falamos acima, um sistema de gestão  para consultórios odontológicos não funciona sozinho. É necessário ter alguém que saiba gerenciar as informações e tirar o melhor do software.

Por isso, na hora de contratar uma secretária para te ajudar no manuseio da ferramenta e na gestão do seu consultório, é importante estar atento às qualificações desse novo funcionário.

Leia mais em: Quais as características de uma secretária de alto nível?

Porém, caso você já tenha esse colaborador, invista em capacitações e treinamentos para que tudo flua da maneira mais tranquila possível. 

Saiba mais sobre gestão de pessoas na odontologia clicando aqui.

Reveja as vantagens de um sistema de gestão para consultórios odontológicos

Depois de todos esses processos, chegou a hora de ver as vantagens de ter um sistema de gestão para consultórios odontológicos . Grande parte dos sistemas do mercado oferecem uma maior organização para o seu consultório por uma série de fatores.

Vamos a eles a seguir.

Agenda e prontuário online

A agenda online, por exemplo, te ajuda a diminuir as faltas dos pacientes, controlar retornos  e distribuir melhor os horários de atendimento no seu consultório. Tudo isso ajuda no dia a dia da sua clínica, deixando os atendimentos mais organizados.

Já o prontuário e cadastro de pacientes guardam informações essenciais como anamneses, anotações, atestados, imagens e outros documentos. Tudo armazenado de forma segura e com fácil acesso a qualquer hora e momento.

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Gestão financeira aprimorada

Além disso, um software pode fazer a diferença na gestão financeira da sua clínica odontológica. Um sistema completo tem nas suas funcionalidades o controle de fluxo financeiro, gestão de contas a pagar e receber, cálculos de comissionamento de dentistas e muito mais. 

Funcionalidades essas imprescindíveis para uma gestão financeira assertiva, com menor chance de erros nos lançamentos.

Ferramentas de marketing e gestão

Uma outra grande vantagem de contar com um sistema de gestão para consultórios odontológicos é ter funcionalidades de marketing integradas ao software. 

Com o Dental Office, por exemplo,  é possível configurar campanhas de marketing, com envio de sms e mensagens pelo whatsapp, além de mala direta. Tudo isso torna o relacionamento com o seu paciente mais próximo e o mantém engajado com o seu serviço.

Além disso,  o nosso sistema também te ajuda a gerenciar o seu estoque e a emitir relatórios personalizados. Por lá é possível emitir relatórios financeiros, administrativos e de pacientes para você acompanhar a gestão do seu consultório de perto. 

Por fim,

Chegamos ao fim de mais um conteúdo aqui no Blog Dental Office. Esperamos que esse post tenha tirado as suas dúvidas sobre o que você precisa saber antes de contratar um sistema de gestão para consultórios odontológicos.

Escolha o sistema de gestão para consultórios odontológicos que melhor atenda às suas necessidades. Um sistema como o Dental Office tem funcionalidades que podem te ajudar a conquistar mais pacientes.

Agenda, prontuário, marketing integrado, financeiro, estoque e muito mais. Que tal ver na prática o que podemos fazer por você? Faça um teste gratuito e conheça mais sobre o Dental Office.

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Agradecemos a leitura e até a próxima!