Quais as características de uma secretária de alto nível?

Ser organizada, comunicativa, ter um grande senso de responsabilidade e rigidez com os horários. Essas são características básicas de toda secretária. Inclusive, na hora da contratação, estes pontos são avaliados nas candidatas. 

Contudo, muitas profissionais querem ultrapassar o nível básico e elevar suas carreiras a um nível maior pelos mais diversos motivos.

Todo profissional deseja ter mais reconhecimento no seu trabalho e com as secretárias não é diferente. Inclusive, uma das consequências naturais do reconhecimento é a possibilidade de melhorar sua remuneração. 

E claro, um grande fator para se buscar mais produtividade e qualidade na função é ter mais realização pessoal no trabalho. Se sentir satisfeito e orgulhoso da sua profissão é essencial para se manter motivado a continuar. É bom para a empresa e é bom para o profissional, incluindo sua saúde mental.

Nessa, como em todas as profissões, sempre há espaço para aprimoramentos. Então, sabendo de todas essas vantagens, por que não buscar ser a melhor secretária odontológica possível?

Para te ajudar nessa missão, reunimos neste artigo características, práticas e dicas de como se tornar uma secretária de alto padrão para um consultório odontológico. Confira!

Qual a função da secretária odontológica?
Secretária e auxiliar de dentista são coisas diferentes!
Como evoluir o seu trabalho e se transformar em uma secretária de alto nível?

Qual a função da secretária odontológica?

Características de uma secretária de alto nível | Dental Office

Antes de pensar em aprimorar o trabalho como secretária, é fundamental conhecer bem o que é de sua competência e o que não é.

De modo geral, a secretária é uma auxiliar administrativa, ajudando a gestão da clínica ou consultório odontológico com questões relacionadas ao cotidiano e bom funcionamento da empresa. Muitas vezes essas profissional acaba acumulando também algumas funções mais simples do setor financeiro, como receber e realizar pagamentos, controlar o fluxo de caixa e realizar depósitos, entre outras transações bancárias.

Além de tudo isso, uma das principais funções de uma secretária é a gestão da agenda do dentista. Essa tarefa engloba diversas obrigações, como agendar atendimentos, confirmar consultas e organizar os horários da clínica para que o fluxo de pacientes seja constante e tranquilo.

Há também o trabalho de recepção do paciente, que dá entrada à consulta. Nesse momento é preciso orientá-lo corretamente e sanar possíveis dúvidas. Tudo isso enquanto se comunica com o dentista e dá suporte à equipe do consultório.

Secretária e auxiliar de dentista são coisas diferentes!

Além de compreender bem o que é da alçada da secretária de dentista, é essencial saber dos seus limites, isto é, quais serviços da clínica não cabem a esta profissional. Isso porque muitas pessoas misturam suas funções com as de auxiliar de dentista e acham que essas profissões de forma alguma são idênticas, quando não são.

Esclarecendo: geralmente com uma formação específica para isso, o auxiliar de saúde bucal (nome “oficial” da profissão) tem como principais funções dar suporte ao especialista durante o atendimento e proporcionar mais conforto ao paciente durante o processo.

Entre os encargos mais específicos estão:

  • Auxiliar o dentista na manutenção e manipulação dos instrumentos de trabalho.
  • Fazer a triagem dos pacientes, preparar a sala e os utensílios para os procedimentos que serão realizados pelo dentista.
  • Manter a sala de consultas e os aparelhos devidamente higienizados e esterilizados.

Logo, podemos observar que este cargo se difere muito da secretária, que possui funções bem mais voltadas para a administração. Confundir esses dois profissionais só dificulta o trabalho da secretária por exigir algo que ela não possui conhecimento técnico para fazer, além de impedir seu aprofundamento em temas realmente relevantes, como veremos a seguir.

Características de uma secretária de alto nível | Dental Office

Como evoluir o seu trabalho e se transformar em uma secretária de alto nível?

Uma secretária que deseja alcançar a excelência em seu trabalho precisa estar atenta a diversos tópicos que são intrínsecos à sua função, buscando o aperfeiçoamento contínuo em cada uma deles. 

Esses tópicos são fundamentais, pois acabam afetando o relacionamento da profissional com diversos setores da clínica odontológica e impactando diretamente a qualidade do atendimento aos pacientes, que é a prioridade do consultório.

A seguir, conheça cada um deles e saiba como você pode melhorar sua atuação profissional e se tornar uma secretária de alto padrão:

Expressão oral

Essa é a principal forma de comunicação da secretária, seja para falar com o dentista responsável ou com os pacientes. A forma como ela se comunica revela muito mais do que as informações básicas do atendimento ao cliente. 

A expressão oral da secretária dá – literalmente – o tom da consulta ao paciente. Se ele for bem recepcionado, vai chegar confiante e confortável para o dentista, que terá condições de realizar um trabalho muito melhor do que se o paciente chegasse tenso.

Muito se fala que a secretária e a recepcionista representam muito da instituição para os clientes. Elas ajudam na construção da imagem da clínica perante seu público. Sendo assim, vale a pena investir no desenvolvimento dessa habilidade.

Uma secretária com boa expressão oral sabe adequar seu vocabulário ao público da clínica criando uma experiência positiva e compreensível para o cliente.

Marketing de relacionamento

Ter um bom relacionamento com o paciente é uma arte que as melhores secretárias dominam. Isso porque é esse vínculo que contribuirá para a fidelização de pacientes

Para garantir que a clínica odontológica possa criar esse laço tão importante, a secretária pode bolar em conjunto com a gestão uma série de campanhas para complementar o atendimento em consultório e fazer a manutenção de relacionamento com os pacientes.

Por isso é importante que a secretária se intere sobre técnicas de comunicação e marketing de captação e fidelização de clientes, tornando seus conhecimentos um elemento estratégico para a administração e sucesso do consultório. Característica esta de uma secretária de alto padrão.

E pensando em como colocar as ações em prática, é muito interessante contar com uma ferramenta que permita uma comunicação eficiente com o paciente, especialmente nos períodos pré e pós-atendimento.

Diversos canais podem ser usados para isso, como e-mail marketing,SMS e até mesmo o whatsApp. Investir em marketing odontológico para uma comunicação clara e efetiva com seus clientes é essencial! 

Gestão de crise

No dia a dia do consultório odontológico, infelizmente, nem tudo sai como planejado. Imprevistos acontecem e uma secretária de excelência sabe lidar com eles com maestria. Isso porque ela faz uso de práticas e ferramentas que dão suporte nesses momentos de necessidade.

Ter um protocolo, por exemplo, é uma excelente prática para garantir que o atendimento seja sempre eficiente e agradável para o paciente. Além disso, um bom código de conduta oferece apoio à secretária para resolver algumas situações, justamente porque prevê possíveis problemas que venham a acontecer, especialmente os que envolvem os pacientes.

Vale ressaltar que o protocolo de atendimento não deve sufocar a espontaneidade e iniciativa da secretária, mas sim servir como respaldo para tomadas de decisão em relação a imprevistos.

Proatividade

Essa é uma das principais características que distinguem uma secretária de alto padrão. Elas são proativas em seu trabalho e, em relação aos processos internos da clínica odontológica, são adeptas do pensamento: “mesmo o que já é bom pode ficar melhor”.

Por isso estão sempre atentas ao mercado de gestão médica, às novas práticas de atendimento e ferramentas tecnológicas, buscando ideias que possam ser adaptadas para o contexto do consultório e implementadas para aprimorar ainda mais aspectos como assistência ao paciente, comunicação interna e externa da empresa, além de procedimentos administrativos, que podem ser menos burocráticos.

Essa iniciativa positiva para como o seu trabalho dá à secretária de alto nível reconhecimento por parte de seus gestores e também por parte dos pacientes, que sabem que podem confiar no seu profissionalismo. Isso traz mais credibilidade para a clínica odontológica como um todo e valoriza o serviço oferecido.

Dedicação

Fazer um bom trabalho é o mínimo que se espera de uma secretária de alto padrão. Essa profissional garante melhores resultados através de tarefas concluídas com sucesso. Para isso, se dedicam ao trabalho com atenção e cuidado, além de que buscam sempre diminuir as chances de falhas humanas. E claro, se tudo isso for aliado à agilidade, melhor ainda!

Para atingir esses objetivos, é interessante procurar soluções inteligentes, como sistemas de gestão automatizados que diminuem os riscos de erros e otimizam o tempo de trabalho através de funcionalidades que atendam as necessidades do cotidiano do consultório odontológico.

Feedbacks

Características de uma secretária de alto nível | Dental Office

Para ser uma secretária de sucesso é muito importante estar atenta ao retorno dos colegas de trabalho e do público. Conhecer a percepção dos outros é uma ótima forma de melhorar o próprio trabalho, pois assim é possível enxergar falhas ou potenciais que sozinha seria impossível.

Por isso, é interessante que a secretária mantenha um diálogo honesto e aberto com toda equipe, especialmente com a gestão, para saber em que pontos pode melhorar.

Em relação aos pacientes, é possível organizar junto ao gestor do consultório uma pesquisa de satisfação. Elas são ótimas para a manutenção do relacionamento com os pacientes, além de permitir conhecer pontos em que os clientes acham que poderiam ser melhores no atendimento. 

Uma boa maneira de fazer isso é aplicando o NPS. Confira o artigo e entenda melhor como ele funciona: 

Usar as ferramentas certas

As ferramentas de gestão merecem um tópico especial neste artigo e isso tem um motivo: por melhor que seja a secretária, seus potenciais podem atingir um nível de excelência ainda maior quando ela pode contar com esse tipo de recurso.

Isso significa que, se uma secretária já realiza um trabalho com rapidez, ela pode se tornar ainda mais ágil com um software de gestão para clínicas odontológicas automatizado. 

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