Ser organizada, comunicativa, ter um grande senso de responsabilidade e rigidez com os horários. Essas são características básicas de toda secretária. Inclusive, na hora da contratação, estes pontos são avaliados nas candidatas.
Contudo, muitas profissionais querem ultrapassar o nível básico e elevar suas carreiras a um nível maior pelos mais diversos motivos.
Se sentir satisfeito e orgulhoso da sua profissão é essencial para se manter motivado a continuar. É bom para a empresa e é bom para o profissional, incluindo sua saúde mental.
Nessa, como em todas as profissões, sempre há espaço para aprimoramentos. Então, sabendo de todas essas vantagens, por que não buscar ser a melhor secretária odontológica possível?
Para te ajudar nessa missão, reunimos neste artigo características, práticas e dicas de como se tornar uma secretária de alto padrão para um consultório odontológico. Confira!
Qual a função da secretária odontológica?
Secretária e auxiliar de dentista são coisas diferentes!
Como evoluir o seu trabalho e se transformar em uma secretária de alto nível?
Qual a função da secretária odontológica?
Antes de pensar em aprimorar o trabalho como secretária, é fundamental conhecer bem o que é de sua competência e o que não é.
De modo geral, a secretária é uma auxiliar administrativa, ajudando na gestão da clínica ou consultório odontológico com questões relacionadas ao cotidiano e o bom funcionamento da empresa.
Muitas vezes essas profissional acaba acumulando também algumas funções mais simples do setor financeiro, como receber e realizar pagamentos, controlar o fluxo de caixa e realizar depósitos, entre outras transações bancárias.
Além de tudo isso, uma das principais funções de uma secretária é a gestão da agenda do dentista, que pode ser compartilhada ainda com outros profissionais, como recepcionistas.
Essa tarefa engloba diversas obrigações, como agendar atendimentos, confirmar consultas e organizar os horários da clínica para que o fluxo de pacientes seja constante e tranquilo.
Também em parceria com a recepção, há também o trabalho de receber o paciente, que dá entrada à consulta.
Nesse momento é preciso orientá-lo corretamente e sanar possíveis dúvidas. Tudo isso enquanto se comunica com o dentista e dá suporte à equipe do consultório.
Secretária e auxiliar de dentista são coisas diferentes!
Além de compreender bem o que é da alçada da secretária de dentista, é essencial saber dos seus limites, isto é, quais serviços da clínica não cabem a esta profissional.
Em clínicas menores, é normal a secretária atuar na recepção e também em atividades administrativas. A atenção aqui é não sobrecarregá-la com muitas atividades diariamente.
Entretanto, muitas pessoas misturam suas funções com as de auxiliar de dentista e acham que essas profissões de forma alguma são idênticas, quando não são.
Esclarecendo: geralmente com uma formação específica para isso, o auxiliar de saúde bucal (nome “oficial” da profissão) tem como principais funções dar suporte ao especialista durante o atendimento e proporcionar mais conforto ao paciente durante o processo.
Entre os encargos mais específicos estão:
- Auxiliar o dentista na manutenção e manipulação dos instrumentos de trabalho.
- Fazer a triagem dos pacientes, preparar a sala e os utensílios para os procedimentos que serão realizados pelo dentista.
- Manter a sala de consultas e os aparelhos devidamente higienizados e esterilizados.
Você pode ler mais sobre essas diferenças em: Técnico em saúde bucal, Secretária e Auxiliar de Dentista: quais as diferenças desses profissionais?
Logo, podemos observar que este cargo se difere muito da secretária, que possui funções bem mais voltadas para a administração.
Confundir esses dois profissionais só dificulta o trabalho da secretária por exigir algo que ela não possui conhecimento técnico para fazer, além de impedir seu aprofundamento em temas realmente relevantes, como veremos a seguir.
Como evoluir o seu trabalho e se transformar em uma secretária de alto nível?
Uma secretária que deseja alcançar a excelência em seu trabalho precisa estar atenta a diversos tópicos que são intrínsecos à sua função, buscando o aperfeiçoamento contínuo em cada uma deles.
Esses tópicos são fundamentais, pois acabam afetando o relacionamento da profissional com diversos setores da clínica odontológica e impactando diretamente a qualidade do atendimento aos pacientes, que é a prioridade do consultório.
Aqui iremos além de tópicos comuns, como comunicação, organização e bom atendimento.
Sobre isso você pode ler mais em: 5 dicas que toda secretária odontológica deveria saber
A seguir, veja como você pode melhorar sua atuação profissional e se tornar uma secretária de alto padrão:
Marketing de relacionamento
Ter um bom relacionamento com o paciente é uma arte que as melhores secretárias dominam. Isso porque é esse vínculo que contribuirá para a fidelização de pacientes.
Para garantir que a clínica odontológica possa criar esse laço tão importante, a secretária pode desenvolver, em conjunto com a gestão da clínica, uma série de campanhas para complementar o atendimento em consultório e fazer a manutenção de relacionamento com os pacientes.
Por isso é importante que a secretária se intere sobre técnicas de comunicação e marketing de captação e fidelização de clientes.
Afinal, esses conhecimentos são um elemento estratégico para a administração e sucesso do consultório, o que é a característica de uma secretária de alto padrão.
Veja alguns pontos que podem ser explorados nesse sentido:
- Acompanhamento pós-consulta;
- Comunicação personalizada com paciente;
- Eventos exclusivos para clientes (lives tira dúvidas, webinars e afins);
- Email marketing personalizado;
- Entre outros.
Contudo, lembre-se de que a secretária pode auxiliar nesse processo. Caso seja uma operação que demande outros profissionais, considere contratar uma consultoria em marketing ou uma agência para essa frente mais operacional.
Proatividade
Essa é uma das principais características que distinguem uma secretária de alto padrão.
Elas são proativas em seu trabalho e, em relação aos processos internos da clínica odontológica, são adeptas do pensamento: “mesmo o que já é bom pode ficar melhor”.
Por isso estão sempre atentas ao mercado de gestão odontológica, às novas práticas de atendimento e ferramentas tecnológicas.
Essa iniciativa positiva para como o seu trabalho dá à secretária de alto nível reconhecimento por parte de seus gestores e também por parte dos pacientes, que sabem que podem confiar no seu profissionalismo.
Isso traz mais credibilidade para a clínica odontológica como um todo e valoriza o serviço oferecido.
Para colocar a proatividade em prática diariamente, você pode seguir estes passos:
- Defina objetivos claros e alcançáveis.
- Crie um plano de ação com etapas e prazos.
- Priorize tarefas com base na importância e urgência.
- Assuma responsabilidade por suas ações e decisões.
- Aja antecipadamente e não espere que as coisas aconteçam por si só.
Esses passos ajudarão você a tomar o controle de sua vida profissional, alcançar metas e desenvolver uma mentalidade proativa.
Dedicação
Fazer um bom trabalho é o mínimo que se espera de uma secretária de alto padrão. Essa profissional garante melhores resultados através de tarefas concluídas com sucesso.
Para isso, se dedicam ao trabalho com atenção e cuidado, além de que buscam sempre diminuir as chances de falhas humanas. E claro, se tudo isso for aliado à agilidade, melhor ainda!
Para atingir esses objetivos, é interessante procurar soluções inteligentes, como sistemas de gestão automatizados que diminuem os riscos de erros e otimizam o tempo de trabalho através de funcionalidades que atendam as necessidades do cotidiano do consultório odontológico.
A combinação de habilidades técnicas e interpessoais te tornará uma peça fundamental para o sucesso e a eficiência do consultório odontológico.
Para ser mais dedicado no trabalho, é crucial gerenciar o tempo de forma eficaz, garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente.
Além disso, cuidar da saúde e do bem-estar é fundamental, pois um corpo e mente saudáveis são a base para uma dedicação sustentável ao longo prazo.
E por fim, ter uma inspiração, um um objetivo maior, mantém sua motivação elevada, ajudando a manter o entusiasmo e o compromisso em seu trabalho.
Feedbacks
Para ser uma secretária de sucesso é muito importante estar atenta ao retorno dos colegas de trabalho e do público.
Conhecer a percepção dos outros é uma ótima forma de melhorar o próprio trabalho, pois assim é possível enxergar falhas ou potenciais que sozinha seria impossível.
Por isso, é interessante que a secretária mantenha um diálogo honesto e aberto com toda equipe, especialmente com a gestão, para saber em que pontos pode melhorar.
Em relação aos pacientes, é possível organizar junto ao gestor do consultório uma pesquisa de satisfação.
Elas são ótimas para a manutenção do relacionamento com os pacientes, além de permitir conhecer pontos em que os clientes acham que poderiam ser melhores no atendimento.
Uma boa maneira de fazer isso é aplicando o NPS. Confira o artigo e entenda melhor como ele funciona: NPS: o que é e como aplicar em seu consultório odontológico
Você também pode acessar modelos de pesquisas de satisfação prontos para serem usados, incluindo o NPS. Basta clicar aqui embaixo:
Usar as ferramentas certas
As ferramentas de gestão merecem um tópico especial neste artigo e isso tem um motivo: por melhor que seja a secretária, seus potenciais podem atingir um nível de excelência ainda maior quando ela pode contar com esse tipo de recurso.
Isso significa que, se uma secretária já realiza um trabalho com rapidez, ela pode se tornar ainda mais ágil com um software de gestão para clínicas odontológicas automatizado.
O Dental Office é o sistema perfeito para te ajudar a alcançar um novo nível de gestão e te ajudar na sua jornada profissional com:
- Agenda online
- Controle de retornos
- Relatório de pacientes e agendamentos
- Confirmação de agendamento via SMS ou WhatsApp
- Link de agendamento
- E muito mais!
Tudo para tornar a sua vida mais fácil! Faça um teste gratuito e veja na prática o que podemos fazer por você:
Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo! Te esperamos no nosso próximo post.
Agradecemos a sua leitura!