O que considerar na contratação de uma secretária odontológica?

A secretária odontológica é praticamente a identidade de qualquer consultório odontológico.

Não apenas isso, ela é uma profissional fundamental em todo processo de funcionamento do negócio, especialmente nas áreas de atendimento e fidelização do paciente.

Por isso, conhecer as características ideais de uma secretária contribui imensamente no processo seletivo, na capacitação e na qualificação dessa profissional.

Afinal, uma contratação é uma decisão que irá impactar a clínica por bastante tempo e em todos os segmentos do consultório de odontologia. Portanto, é preciso ter cautela e assertividade no momento da entrevista.

Tendo isso em mente, preparamos esse artigo para levantar alguns dos principais fatores que devem ser considerados no momento de entrevista e contratação de uma profissional.

Queremos que seu consultório cresça e que o dentista se desenvolva durante sua atuação clínica e isso será possível com a ajuda da secretária.

Quais as atividades que a secretária irá desempenhar na clínica ou consultório odontológico?
O que pedir para as candidatas no momento da entrevista?
O que deve ser identificado na identidade da secretária na entrevista?

Quais as atividades que a secretária irá desempenhar na clínica ou consultório odontológico?

Quais as atividades que a secretária irá desempenhar na clínica ou consultório odontológico?

Antes de tudo, é importante saber qual é o papel de uma secretária, pois suas funções variam de acordo com o seu local de trabalho.

Em clínicas odontológicas, a secretária necessita ser multitarefas, isto é, realizar diferentes atividades simultaneamente no dia a dia, tais como:

  • A realização do cadastro de pacientes: praticamente todo consultório odontológico necessita de um software para realizar o cadastramento dos pacientes, pois armazenar dados em papéis é inseguro e ultrapassado. Por este motivo, é importante saber se a secretária tem conhecimento básico de informática e proatividade para aprender a utilizar novas tecnologias;
  • A organização da agenda do dentista/gestor: outra atribuição necessária nas atividades da secretária é a atualização e acompanhamento da agenda do dentista ou gestor. Um software odontológico robusto irá ajudar a secretária com lembretes, avisos e notificações, o que facilita muito na rotina agitada da profissional;
  • O envio de feedback para o paciente:  o retorno ao paciente é fundamental para o sucesso da clínica, especialmente no pós-consulta, já que há o estímulo a voltar para um novo atendimento. Essa é uma das funções mais importantes da secretária. Ela tem que estar atenta aos check-ups mensais de todos os pacientes ou do retorno de tratamento, pois muitos pacientes tendem a esquecer do seu compromisso por diversas razões;
  • A recepção do público: muitas secretárias ainda atuam como recepcionistas do consultório, assim se tornam o primeiro contato da clínica ou consultório com o paciente;
  • O gerenciamento financeiro: a secretária do consultório também ajuda no financeiro, ao emitir boletos, receber pagamentos, gerir o estoque com novas compras, planejar o pagamento de salários dos funcionários e outras atividades.

Notou como a profissional necessita ser literalmente multitarefas? Não apenas isso, a secretária precisa ser muito proativa e engajada com o consultório.

Ainda, saber lidar com ferramentas tecnológicas é indispensável, pois a digitalização do consultório odontológico é uma grande necessidade do mercado atual.

Não importa o quão grande é a clínica ou quantos pacientes há nela, a tecnologia é indispensável. Caso o dentista esteja no início de sua carreira, vale a pena conferir softwares de gestão gratuitos para focar no crescimento do seu negócio.

Além de estar familiarizada com a tecnologia, o dentista, ou o gestor, precisa se preocupar com outros critérios no momento da entrevista. Siga a leitura para descobrir quais são eles.

O que pedir para as candidatas no momento da entrevista?

O que pedir para as candidatas no momento da entrevista?

Vale ressaltar que antes da entrevista em si, há três processos que precisam ser executados:

  • O Recrutamento das candidatas: nessa etapa, o gestor decide que precisa realizar a contratação de pessoal, seja por motivo de saída de alguém da equipe ou aumento na demanda. Pedir indicações de conhecidos, outros dentistas e colegas de trabalho é uma opção viável. Se não houver uma pessoa capaz de preencher a vaga, divulgue-a nos veículos de comunicação para atrair profissionais;
  • Seleção prévia das melhores candidatas: esse é o momento de analisar as indicações e os currículos de quem deseja ocupar a vaga de secretária. Tenha em mente alguns critérios eliminatórios para ficar diante apenas das melhores profissionais no momento da entrevista, como formação acadêmica na área de secretariado, experiência prévia como secretária (em consultórios odontológicos ou não), conhecimento de língua estrangeira e de ciências da computação, habilidade com o uso da norma padrão da língua portuguesa e outros critérios do interesse do gestor;
  • Questionário inicial: diante das potenciais candidatas, o gestor deve afunilar ainda mais a sua busca, com o envio de perguntas simples, as quais visam verificar se a pessoa está alinhada totalmente com a vaga. Perguntas como: “Qual é a sua disponibilidade durante a semana e sábados?”, “Qual é a sua pretensão salarial?”, “Por que deseja essa vaga?”, “Você pode explicar como você é a candidata ideal?”, “O que espera da clínica odontológica?”, “Você concorda ou discorda que o paciente deve ser o foco principal da clínica?”, “Qual é o seu conhecimento em informática?” .

Depois desses dois passos, o gestor ficará diante de um número limitado de currículos para analisar e candidatas para entrevistar.

Chegou o momento do gestor ou entrevistador selecionar perguntas que podem ser feitas no momento da entrevista.

É importante que o gestor tenha em mãos o questionário pré-entrevista e o currículo da candidata no momento da conversa para que as dúvidas possam ser esclarecidas.

Ainda, preste atenção não apenas nas respostas da candidata, mas na maneira que ela se comporta durante a entrevista e na linguagem não-verbal, como a relutância em responder alguma pergunta, o grau de inquietação e o nervosismo, o tom de voz e outros aspectos.

É difícil definir a personalidade de alguém em apenas um encontro, por isso tudo precisa ser analisado. Dito isso, é momento de entrevistar as candidatas.

Não há um roteiro específico e nem protocolos fixos no momento da entrevista, mas é importante deixar a candidata à vontade, para que a conversa seja agradável e enriquecedora para ambas as partes.

Comece com perguntas relacionadas com as informações que já tem, ou seja, leve em consideração o currículo e o questionário da candidata:

  • Quais foram as experiências profissionais que você mais gostou? Por quê?
  • Quais foram as que menos gostou? Por quê?
  • Quais foram suas maiores realizações profissionais? 
  • Você pode falar sobre como a sua atuação profissional impactou esses estabelecimentos nos quais trabalhou?
  • Você se julga capaz e habilitada para ocupar essa vaga? Por quê?
  • Quais são seus pontos fortes? E os fracos?
  • Como você lida com tecnologia?
  • Como você lida com pessoas em geral? Gosta de se comunicar e de conversar? Você se considera uma boa comunicadora?

Anote as respostas dadas e procure não interromper a fala das candidatas. Se tiver dúvidas, guarde-as para o final.

Também, abra espaço para as dúvidas da candidata. A entrevista é um momento de troca de vivências e experiências entre todos, então procure manter esse canal do diálogo sempre aberto.

O que deve ser identificado na identidade da secretária na entrevista ?

O que deve ser identificado na identidade da secretária na entrevista ?


Como já foi exposto aqui, a secretária tem muitas responsabilidades na área odontológica.

Por isso, separamos algumas características que devem ser observadas durante a entrevista. A candidata ideal deve aparentar ser:

  • Simpática e extrovertida: a secretária, assim como o dentista, lida com dezenas de pessoas, tanto funcionários, fornecedores, pacientes e o público em geral (os futuros pacientes). Por esse motivo, demonstrar simpatia com todas as pessoas não deve ser considerado um dever, e sim uma característica pessoal essencial.
                                                                                           
  • Comunicativa, seja oral ou verbalmente: a comunicação para a secretária odontológica é fundamental, pois ela, como já dito, lida com diversas pessoas no cotidiano. Avalie o vocabulário que usa e suas habilidades escritas também em um questionário prévio e no currículo.
                                                                                             
  • Organizada: o ponto em comum entre todas as secretárias (de todos os segmentos) é a organização. No momento da entrevista, é possível identificar a organização de alguém em como a pessoa se comunica e na maneira que se apresenta.
                                                                                                                  
  • Dinâmica e proativa: a secretária deverá exercer múltiplas tarefas. Por isso, o dinamismo em encontrar soluções é fundamental, além de antecipar futuros problemas.
  • Pontual: cumprir horários é um comportamento indispensável para a secretária. Se a profissional chegar atrasada na entrevista, isso pode acontecer na sua rotina, além de sinalizar para a falta de organização. Procure saber as razões para o atraso e não fazer pré-julgamentos, mas com o sinal de alerta ligado.
  • Inteligente emocionalmente: em um dia normal de trabalho, a secretária se depara com muitas situações adversas, como pacientes rudes e outros eventos inesperados. Fazer perguntas sobre como seria o comportamento dela em situações curiosas que já aconteceram na clínica é uma boa ideia. 

Por fim, um consultório odontológico de sucesso precisa de uma profissional de excelência que ajuda todos os setores, além de manter a organização de todos os processos.

Isto é, a maneira de encontrar o melhor profissional da recepção é notar sua capacidade de organização.

Vale pontuar que um software odontológico pode potencializar a organização interna do consultório. Lembre-se que quanto mais organização, mais tempo você tem para melhorar o desempenho do consultório.

Ter uma profissional que alimente a plataforma ajudará ainda mais na produtividade, organização e praticidade.

Nesse sentido, o Dental Office Start é uma opção viável para os dentistas que estão no início da carreira, já que oferece muitas funcionalidades para o melhor atendimento aos primeiros pacientes, como agendamento online, cadastramento dos pacientes e gestão financeira.

Tudo isso sem custo nenhum. A secretária terá mais facilidade para executar suas funções e pode focar, dessa forma, no atendimento personalizado ao paciente se houver a presença do digital no consultório.

Por isso, antes de pensar em contratar alguém, pense quais as atividades que serão atribuídas a ela com o software odontológico.

Em conjunto, a secretária e o sistema de gestão serão capazes de trazer muitos pacientes para a clínica odontológica e você verá o seu negócio escalar rapidamente.

Conte sempre com o Dental Office, o melhor software de gerenciamento para clínicas e consultórios odontológicos. 

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