5 dicas que toda secretária odontológica deveria saber

Para se ter um consultório odontológico de sucesso são muitos os fatores que precisam ser levados em consideração: o excelente atendimento, o conhecimento da sua especialidade, a captação e fidelização dos pacientes, a gestão financeira da clínica e, é claro, contar com uma equipe preparada e eficiente.

Aqui estamos falando especificamente da secretária odontológica. A maioria dos dentistas, especialmente os que estão abrindo seus primeiros consultórios e ainda não possuem tanto conhecimento prático na gestão de um estabelecimento, definitivamente subestimam essa profissional.

Esquecer o tamanho da importância da secretária é um erro, principalmente quando pensamos na fidelização de pacientes. Afinal, a secretária odontológica é a primeira pessoa com quem o paciente entra em contato, seja no agendamento nas redes sociais ou por telefone, ou mesmo na hora que ele entra no seu consultório.

Sabendo disso, reunimos 5 dicas essenciais para sua secretária exercer o seu trabalho com maestria.

Organização

A organização é a chave primordial para qualquer secretária de qualquer segmento. No entanto, para um consultório odontológico esse requisito precisa estar sempre no topo da lista. 

A secretária é a principal responsável pela agenda, sendo quem vai cuidar da organização e da gestão de tempo dentro da clínica odontológica. A começar pela marcação e confirmação de consultas, ela tem a responsabilidade de evitar atrasos nos atendimentos e confusões no trabalho do dentista, ordenando os compromissos da agenda.

Assim, o fluxo de pacientes será mais tranquilo, impedindo a lotação, o que torna o ambiente desconfortável para os clientes.

Para acertar na distribuição e gestão de pacientes, a melhor dica é contar com uma boa agenda digital. As agendas de papel não são mais eficientes, pois não são práticas. Elas não se ajustam automaticamente como uma agenda online. 

Nesse caso, qualquer mudança de horário de um paciente, por exemplo, irá resultar no mínimo em uma rasura e a necessidade de procurar página a página um novo horário. 

Para isso, vale a pena ter tudo registrado digitalmente em um sistema de gestão para clínicas odontológicas. Softwares como o Dental Office possuem agenda online e uma série de outras ferramentas integradas, justamente para facilitar a vida da secretária, que poderá administrar toda rotina da clínica por um só lugar.

Teste o Dental Office gratuitamente e veja como a nossa agenda digital pode te ajudar: 

Bom relacionamento interpessoal

Um bom relacionamento interpessoal é fundamental para uma secretária de um consultório odontológico. É necessário saber lidar não apenas com o corpo clínico, fornecedores e outros funcionários da clínica, mas principalmente com os pacientes.

Para isso, é importante compreender como construir um relacionamento interpessoal eficaz, que geralmente envolve três etapas: conhecimento, construção e manutenção.

O conhecimento ocorre no primeiro contato, como na primeira ligação de um possível paciente ou na primeira visita à clínica. Como diz o ditado, “a primeira impressão é a que fica”, e isso se aplica especialmente nesta fase do relacionamento interpessoal.

A construção é a etapa seguinte, na qual ambas as partes já tiveram o primeiro contato e começaram a desenvolver um vínculo de confiança. Isso se aplica especialmente aos pacientes que fazem visitas regulares à clínica. A fase de construção é essencial para criar e fortalecer o vínculo entre o paciente e a clínica, promovendo a fidelização.

A continuação consiste na manutenção constante desse relacionamento previamente estabelecido. Nesta fase, ambas as partes já se conhecem e trabalham juntas para manter o laço criado anteriormente forte e duradouro.

Proatividade e autonomia

Tão importante quanto a organização e a habilidade nos relacionamentos interpessoais, a proatividade e a autonomia também fazem parte de uma boa secretária.

A autonomia nada mais é que atuar por conta própria, seguindo as normas da empresa, com foco na resolução de problemas. Profissionais com essa características tendem a ter alto grau de confiança de seus empregadores

A proatividade pode ser definida como um comportamento de antecipação. Ou seja, no trabalho é tido como o profissional que não espera por ordens para resolver possíveis problemas. 

Para uma secretária odontológica, prever contratempos é fundamental para garantir o funcionamento da clínica. O que nos leva ao nosso próximo tópico.

Saber lidar com imprevistos

Mesmo sendo proativo, nem sempre as coisas vão acontecer dentro do esperado. O paciente pode desmarcar em cima da hora, o dentista pode precisar faltar e os equipamentos podem dar problema. 

São várias questões que podem bagunçar toda a organização que a secretária propôs. E por isso saber lidar com os imprevistos é primordial. Para isso, é preciso desenvolver algumas habilidades.

Manter-se calma e pensar racionalmente, sem que o emocional interfira, são as duas principais dicas para lidar com imprevistos. Se a situação envolve um cliente, esteja sempre à disposição e escute o que ele tem a dizer.

Muitas vezes uma questão pode ser resolvida construindo uma comunicação clara e objetiva e exercendo a escuta ativa.

Algumas dicas que podem ajudar a lidar melhor com imprevistos são:

  • Siga o protocolo: se o consultório odontológico não possui um protocolo de atendimento, deveria. Eles irão guiar as secretárias e recepcionistas durante seu trabalho com o público, padronizando o bom atendimento e automaticamente fornecendo saídas quando surgir um imprevisto.
  • Conte com planos alternativos: sabendo que algo sempre tem a possibilidade de não correr como o esperado, é interessante organizar um plano B para ter uma saída caso as coisas se compliquem.
  • Busque suporte: é sempre bom conversar com os colegas e pedir apoio no caso de um imprevisto acontecer. Por maior que seja o senso de responsabilidade da secretária, é preciso saber que é impossível dar conta de tudo sozinha sempre e, quando algum problema aparece, poder contar com a equipe é essencial.
  • Esteja por dentro de todos os processos da clínica: essa, que já é uma atribuição básica da secretária, se torna ainda mais importante nos momentos em que um problema aparece de surpresa. Quando algo der errado e os protocolos de atendimento não forem suficientes, conhecer os processos internos do consultório pode ajudar a buscar saídas alternativas.

Comunicação clara e objetiva

4 dicas que toda secretária odontológica deve saber | Dental Office

A comunicação é uma das principais habilidades necessárias para ser uma boa secretária odontológica. Afinal, ela precisa combinar horários com os pacientes, recepcioná-los na clínica, marcar consultas e tirar dúvidas sobre os procedimentos realizados no consultório.

Logo, a secretária precisa comunicar-se de maneira clara, explicar com calma e paciência e ser solícita aos clientes e suas dúvidas. 

Ela precisa também tomar cuidado com a sua dicção e com a articulação das palavras. Falar com pressa, sem cuidado com a pronúncia, pode acabar gerando ambiguidades e confusões na cabeça dos pacientes, o que vai prejudicar o atendimento.

Isso tudo também é importante no contato com o dentista (ou com os dentistas) da clínica. 

Afinal, a secretária precisa ser clara e objetiva ao informá-los sobre os seus horários, sobre a organização da clínica e até sobre dúvidas que os pacientes demonstraram.

Então, no todo, são quatro pontos principais que precisam ser levados com atenção:

Expressão oral

Saber falar é uma arte. Não é à toa que existem tantos cursos de comunicação oral por aí. O principal fundamento de todas as técnicas de expressão oral é dicção. 

Ela precisa ser perfeita para maximizar o entendimento da mensagem pelo interlocutor. A principal inimiga da boa dicção é a pressa. Muitas vezes são tantas informações a serem passadas que a profissional pode acabar enrolando as palavras e não se fazendo entender.

Portanto, é essencial saber ordenar os pensamentos, priorizar as informações e transmiti-las com calma para o paciente, cuidando com a pronúncia das palavras. 

Lembrando sempre de usar um tom sereno e ao mesmo tempo assertivo, pois o controle da entonação também é muito importante no momento da fala, a fim de deixar o paciente confortável com o diálogo e atento à mensagem.

Expressão corporal

Quando nos comunicamos, não usamos somente a boca e a voz. Todo nosso corpo reage de forma a combinar com o que estamos dizendo. P

Para maximizar o potencial da fala, é muito interessante que a secretária domine também suas expressões corporais ao interagir presencialmente com o paciente.

Privilegiar posturas abertas e relaxadas é uma ótima estratégia de fazer o cliente se sentir bem recebido e à vontade.

Linguagem

Nem todas as pessoas se comunicam da mesma forma. Isso varia muito conforme idade, escolaridade, entre outros fatores. 

A secretária precisa estar inteirada dessa questão para que possa usar as palavras certas e se expressar da forma correta, a se fazer compreender.

Por exemplo, de nada adianta usar termos técnicos se o cliente é leigo em odontologia. O que é muito diferente da forma como a profissional irá falar com o dentista do consultório, que é especialista. 

Da mesma maneira, termos administrativos têm pouco significado para o paciente, que só deseja realizar seu atendimento e pagar por ele. O cliente precisa saber como fazer isso de forma clara. Por isso, ajustar a linguagem é tão importante.

Atenção ao interlocutor

O paciente não é um ser passivo, portanto de nada adianta a secretária saber falar muito bem, se não desenvolver junto a capacidade de ouvir. 

Os clientes do consultório odontológico muitas vezes possuem diversas dúvidas sobre formas de pagamento, entre outros. 

Para responder com precisão a tais questões, a secretária deve saber compreender qual é o ponto que não está claro para o paciente, caso contrário ele sairá insatisfeito com o atendimento.

Conclusão: a secretária odontológica é a alma do consultório

Como vimos, a secretária é uma profissional estratégica dentro de uma clínica ou consultório odontológico, graças às suas funções como auxiliar administrativa, financeira, no atendimento ao paciente e na organização da rotina da empresa.

Para ajudar essa profissional a se tornar a melhor secretária para sua clínica ou consultório odontológico, confira o eBook:

Agradecemos a sua leitura e até a próxima!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Veja também:

  • Adorei as explicações, me esclareceu várias coisas que eu certamente estava precisando saber para ter uma boa entrevista na área

    1. Oi, Ana Carolinne! Tudo bem?

      Ficamos felizes que tenha gostado do conteúdo. Continue acompanhando nosso blog!

    1. Oi, Maria! Tudo bem?

      Ficamos felizes que tenha gostado do conteúdo. Continue acompanhando nosso blog!

  • Deixe um comentário

    O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *