Gestão em odontologia: Supere os desafios de ser o dentista e gestor da sua clínica

Atender pacientes e, ao mesmo tempo, ser responsável pela gestão em odontologia é uma dupla jornada que muitos dentistas enfrentam. No entanto, tentar conciliar sua função primária com as responsabilidades administrativas pode levar ao cansaço, à fadiga e a longas horas de trabalho, impactando diretamente a saúde e o bem-estar.

Pensando nisso, nós do Dental Office preparamos este guia completo para ajudar você a superar esses obstáculos e a planejar a gestão da sua clínica odontológica de forma mais eficiente e automatizada. Confira!

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Quais os principais desafios do dentista gestor?

O maior desafio para os dentistas que comandam suas clínicas é equilibrar a gestão com a rotina de atendimento. Com responsabilidades administrativas crescentes, o conhecimento técnico da odontologia já não é suficiente, fazendo com que o dentista gestor precise investir tempo em áreas como:

• Gerenciamento de processos, como seleção, recrutamento e treinamento de equipe;
• Gestão financeira, incluindo pagamento de salários e impostos, manutenção de equipamentos e outros custos operacionais;
• Análise de mercado, essencial para manter a precificação e os procedimentos atualizados e competitivos;
• Planejamento estratégico, com elaboração de planos de negócios de curto, médio e longo prazo, e flexibilidade de reestruturá-los quando necessário;
• Marketing odontológico, fundamental para atrair novos pacientes e conquistar visibilidade através da divulgação em redes sociais e outras mídias;
• Legislação, com compreensão das exigências legais para o funcionamento de empreendimentos, especialmente na área da saúde;
• Atualizações tecnológicas, a fim de manter a clínica modernizada com as últimas inovações do setor.

Essas atividades são cruciais para uma boa gestão de pessoas, elaboração de estratégias de crescimento e sustentabilidade financeira da clínica, isso é fato. Mas como encontrar tempo para conciliar tudo isso e ainda oferecer um atendimento humanizado, que é vital para fidelizar pacientes e construir uma reputação sólida?

O dentista empreendedor está sempre focado em aumentar a receita, ampliar o fluxo de pacientes e impulsionar o crescimento do negócio. O problema é quando isso acarreta um desgaste físico e mental, muitas vezes sacrificando momentos de descanso e lazer.

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Como melhorar a gestão em odontologia da sua clínica?

Apesar dos desafios, existem diversas ações e tecnologias que ajudam a otimizar a gestão da clínica e torná-la mais eficiente. Confira nossas dicas:

1. Estude novas habilidades

O primeiro passo é investir tempo e recursos em especializações e treinamentos, principalmente nas seguintes áreas:

• Gestão de pessoas, processos e projetos;
• Gerenciamento financeiro de clínicas;
• Marketing para atrair clientes;
• Atendimento ao cliente;
• Legislação e contabilidade clínica;
• Novas tecnologias no meio da saúde oral.

Lembre-se: mesmo como gestor, a excelência nos procedimentos odontológicos é inegociável. Por isso, é fundamental manter-se atualizado na parte técnica da profissão, explorando tendências e áreas específicas.

2. Melhore a gestão de tempo

Em meio a essa jornada dupla, uma excelente gestão do tempo é fundamental para dar conta de todas as tarefas e aumentar a produtividade de toda a equipe. Para isso, recomendamos que você siga os seguintes passos:

• Reduza trabalhos manuais: Automatize o máximo possível, utilizando sistemas completos para dentistas que otimizam o tempo e a organização, oferecendo ferramentas como:
  • Agenda digital;
  • Cadastros completos de pacientes;
  • Controle financeiro;
  • Prontuários eletrônicos;
  • Relatórios;
  • Telemonitoramento.
• Faça planejamentos: Programar as semanas seguintes é uma ótima maneira de priorizar tarefas e evitar surpresas com atividades atrasadas.
• Realize reuniões produtivas: Alinhar o trabalho com a equipe de forma prática é essencial para otimizar o fluxo de trabalho.
• Delegue tarefas: Para aliviar a agenda e liberar tempo para atividades mais complexas, distribua tarefas mais simples entre outros membros da equipe.

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3. Estruture uma gestão financeira eficiente

A gestão financeira é o que garante a lucratividade e a continuidade das operações da clínica. Isso inclui planejamento, definição de metas, análise de resultados, gerenciamento preciso do fluxo de caixa e, acima de tudo, a precificação correta do seu trabalho. Assim, você evita prejuízos, mas também não perde pacientes com preços excessivos.

Para facilitar esse processo, invista em um bom software de gestão financeira para dentistas. Esse tipo de tecnologia automatiza a maioria das atividades operacionais do gestor e oferece benefícios, como:

• Controle total da gestão financeira;
• Formas de pagamento variadas para diminuir a inadimplência;
• Facilidade no pagamento de comissão para dentistas;
• Informações detalhadas para uma melhor tomada de decisão;
• Disponibilização de link de pagamento;
• Controle total de cheques;
• Emissão de boletos;
• Integração com a maquininha de cartão.

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4. Atente-se à sua saúde física e mental

Manter a saúde mental em meio a tantas tarefas e pouco tempo disponível pode ser um grande desafio. No entanto, alguns pequenos cuidados podem fazer toda a diferença:

• Mantenha o local de trabalho organizado;
• Adote uma rotina fixa;
• Faça pausas para evitar a sobrecarga;
• Adote técnicas de relaxamento.

5. Aprenda a lidar com a pressão

A pressão sobre o dentista gestor é enorme, pois ele é o responsável por gerar resultados para o próprio negócio. No entanto, é indispensável aprender a não se cobrar excessivamente para evitar danos físicos e psicológicos

Por mais organizado que você seja, algumas coisas podem sair do planejado. Nesses momentos, foque no presente e concentre-se em agir para contornar o problema, pois adiar a resolução pode agravá-lo.

6. Preste atenção nas questões da legislação

Atuar dentro das normas da Vigilância Sanitária é uma obrigação para clínicas e consultórios odontológicos. Invista em um sistema de esterilização eficiente, certifique-se de que tudo está de acordo com as normas de biossegurança e mantenha os alvarás em dia.

7. Invista em tecnologia

Com o avanço do digital em todos os setores, a tecnologia se tornou uma aliada indispensável. Por isso, invista em sistemas de software que controlam desde o financeiro até a agenda da clínica, otimizando seu tempo, tornando a gestão em odontologia mais eficiente e reduzindo os desafios diários no trabalho.

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