Organização e gestão de tempo em clínicas odontológicas

As atividades diárias de um dentista, dono da sua própria clínica, não giram em torno apenas dos atendimentos e procedimentos realizados. Também existem questões burocráticas e até mesmo organizacionais envolvidas. 

A pergunta que fica, portanto, é: como lidar com toda a demanda e organizar o tempo desse profissional no dia a dia?

A resposta para essa pergunta está na utilização das ferramentas certas. Mas isso só funciona de verdade se a organização e o planejamento do dia a dia fizerem parte da cultura da sua clínica de odontologia. 

Para que você, dentista, saiba quais ferramentas utilizar e como aplicar cada uma delas na sua rotina, criamos este artigo que irá falar sobre:

Organização da agenda online
Ferramentas para ganhar tempo na sua clínica
Gestão de tempo: como fazer isso ser parte da cultura da sua clínica

Continue sua leitura e entenda mais sobre cada tópico: 

Organização e planejamento nos atendimentos com a agenda

Garantir a biossegurança em seu consultório odontológico? | Dental Office

A agenda de uma clínica é o centro de todos os processos que acontecem no dia a dia. Ter organização com essa ferramenta é o primeiro passo para ter uma gestão de tempo realmente efetiva

Para fazer isso acontecer é preciso atualizar constantemente a agenda, confirmando consultas de acordo com o pedido do paciente. É importante que essa tarefa seja feita com regularidade, para que sua equipe saiba o número de atendimentos que serão realizados por dia, semana e mês. 

A secretária e o dentista devem acompanhar o movimento da agenda, para saber qual momento do dia será mais movimentado e quais horários estarão vagos. Assim, será possível organizar tarefas burocráticas e realizar reuniões. 

Por isso é importante que, ao fim do dia, a equipe se reúna e verifique os agendamentos confirmados. Assim todos saberão como será o dia seguinte e poderão planejar suas tarefas. 

Essas são duas etapas muito importantes da gestão de tempo. Feita essa análise, o dentista saberá a que horas ele deve chegar na clínica para o primeiro atendimento, e até que horas ele ficará trabalhando naquele dia. 

Ferramentas para ganhar tempo na sua clínica

Fluxo de caixa em clínicas odontológicas

Uma gestão de tempo eficiente também busca maneiras de diminuir o tempo hábil de realização das tarefas. E a melhor maneira de fazer isso é contando com as ferramentas certas. 

Agenda online: com ela fica mais fácil visualizar os agendamentos e verificar quais pacientes confirmaram sua presença na consulta.  

Com a agenda online do Dental Office é possível verificar o status do atendimento diretamente na agenda, assim, toda a equipe de atendimento saberá se o paciente:

  • Faltou;
  • Pré-agendou;
  • Confirmou a consulta;
  • Cancelou a consulta
  • Se está em consulta.

Prescrição digital: ficar escrevendo a prescrição à mão toma muito tempo do dentista. A melhor maneira de tornar essa tarefa mais fácil é contando com a prescrição médica digital. 

Assim, basta completar as informações que já estão pré dispostas no formulário da prescrição. Isso faz o dentista ganhar tempo durante a consulta. 

Prontuário eletrônico: quando o paciente vai ser atendido, é preciso verificar o prontuário dele. Caso sua clínica ainda mantenha essas informações no papel, o ganho de tempo fica de lado. 

Primeiro, sua equipe perde muito tempo para encontrar a pasta com as informações do paciente, e a visualização do caso se torna mais lenta, já que o histórico está disposto em uma série de páginas. 

Já com a versão eletrônica da ferramenta, o médico verifica as informações facilmente, acessando o prontuário em poucos cliques. 

Leia também: O que não pode faltar em um consultório odontológico de sucesso?

Gestão de tempo: como fazer isso ser parte da cultura da sua clínica 

Por fim, é preciso falar sobre como tornar a gestão de tempo parte da cultura da sua clínica. E o passo a passo para isso é o seguinte: 

  1. Crie uma rotina de organização: estipule um horário para confirmar as consultas necessárias e também para a verificação da agenda no fim do dia.
  2. Treine sua equipe para seguir o planejamento estipulado das tarefas.
  3. Conte com ferramentas de organização de tarefas, como o Trello ou o Pipefy.
  4. Procure por um sistema de gestão que unifique todas as ferramentas que sua clínica precisa para centralizar tarefas e ganhar tempo!   

Conclusão

A gestão de tempo tem tudo a ver com a busca pela alta performance da clínica, não é mesmo? Para conhecer mais maneiras de alcançar esse objetivo, confira o eBook:Alta performance: como levar seu consultório a um novo nível?

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