Folha de pagamento em clínicas odontológicas: um guia prático para organização

Organizar a folha de pagamento é uma tarefa crucial para qualquer empresa, e clínicas odontológicas não estão isentas desse processo. No contexto brasileiro, isso envolve uma série de normas e legislações específicas. https://www.dentaloffice.com.br/folha-de-pagamen…as-odontologicas/

A folha de pagamento é um documento que registra todas as informações referentes à remuneração dos funcionários, descontos obrigatórios, contribuições sociais e demais verbas salariais. 

Estar em dia com essas obrigações trabalhistas e tributárias é imprescindível para um bom controle financeiro.

Por isso, preparamos um guia em como organizar a sua folha de pagamento.

Leia mais em: Controle financeiro para clínicas e consultórios odontológicos: dicas essenciais para gestão eficiente

Como organizar a folha de pagamento da sua clínica odontológica?

Para calcular o holerite ou a folha de pagamento do seu consultório ou clínica odontológica, você precisa saber dessas 3 tributações:

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):

• Alíquotas e Faixas Salariais: Conheça as alíquotas e faixas salariais estabelecidas pelo INSS. Este é um desconto obrigatório sobre a folha de pagamento que varia de acordo com o salário do colaborador.
• Contribuição Patronal: Além do desconto do empregado, a clínica odontológica deve efetuar a contribuição patronal ao INSS. Este valor é calculado sobre a folha de pagamento total.

FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço):

• Alíquota Fixa: A clínica deve depositar, mensalmente, um percentual fixo sobre o salário do empregado em sua conta vinculada no FGTS. A alíquota é de 8% do salário do trabalhador.
• Rescisões Contratuais: Em casos de rescisão do contrato de trabalho, a clínica odontológica é obrigada a pagar uma multa de 40% sobre o valor total depositado na conta do FGTS do empregado.

IRPF (Imposto de Renda Retido na Fonte):

• Tabela Progressiva: Utilize a tabela progressiva para calcular o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre os salários dos funcionários. A tabela é atualizada anualmente pela Receita Federal.
• Deduções Permitidas: Considere as deduções permitidas por lei, como dependentes e despesas com educação, para calcular o IRRF de forma mais precisa.

INSS

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) sempre deve ser recolhido no décimo quinto dia do mês, tendo o seu valor definido por uma tabela que é divulgada pelo próprio site do INSS, de acordo com a faixa salarial do contratado. 

Veja a tabela abaixo:

Para Empregado, Empregado Doméstico e Trabalhador Avulso:
Salário de Contribuição (R$)	Alíquota progressiva para fins de recolhimento ao INSS
Até R$ 1.320,00	7,5%
De R$ 1.320,01 a R$ 2.571,29	9%
De R$ 2.571,30 até R$ 3.856,94	12%

Para Contribuinte Individual, Facultativo e MEI:
Salário de Contribuição  (R$)	Alíquota	Valor
R$ 1.320,00	5% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)*	R$ 66,00
R$ 1.320,00	11% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)**	R$ 145,20
R$ 1.320,00 até R$ 7.507,49	20%	Entre R$ 264,00 (salário mínimo) e R$ 1.501,49 (teto)

O valor subtraído com base no salário do funcionário possui porcentagens diferentes para a remuneração do funcionário e para a tributação a ser paga pela clínica.

Você pode ainda avaliar a opção de desoneração da folha de pagamento, o que substitui o INSS, mas tome cuidado, pois é muito relativo de empresa para empresa, uma vez que o valor a ser recolhido tem uma nova base na receita bruta do negócio.

Veja mais sobre Gestão Financeira para clínicas odontológicas em: 

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é uma obrigação para todas as empresas, incluindo clínicas odontológicas. 

Veja mais detalhes:

Depósito Mensal

A clínica odontológica deve realizar depósitos mensais equivalentes a 8% do salário do empregado em sua conta vinculada no FGTS. 

Essa conta é individual para cada colaborador e serve como uma espécie de poupança a ser utilizada em situações específicas, como a compra da casa própria, aposentadoria ou em casos de rescisão contratual.

Rescisões Contratuais

Em situações de rescisão do contrato de trabalho, a clínica odontológica precisa observar as regras específicas relacionadas ao FGTS:

• Multa de 40%: Ao encerrar o vínculo empregatício, seja por iniciativa do empregador ou do empregado, a empresa é obrigada a pagar uma multa de 40% sobre o valor total depositado na conta do FGTS do empregado. Este percentual é calculado sobre o saldo acumulado ao longo do período de trabalho.
• Formas de Pagamento: A multa de 40% pode ser paga de diferentes maneiras, seja de forma integral, no caso de demissão sem justa causa, ou de forma parcial, em situações específicas, como aposentadoria ou morte do trabalhador.
• Procedimentos Adequados: Certifique-se de seguir todos os procedimentos legais ao efetuar a rescisão contratual, incluindo o pagamento correto da multa do FGTS. Isso contribui para evitar passivos trabalhistas e garante que a clínica esteja em conformidade com as normas regulatórias.

Manter-se informado sobre as responsabilidades relacionadas ao FGTS é fundamental para a gestão adequada da folha de pagamento em uma clínica odontológica. 

O cumprimento regular dessas obrigações não apenas atende aos requisitos legais, mas também demonstra responsabilidade e ética no tratamento dos colaboradores.

IRPF

Já o IRPF (Imposto de Renda Pessoas Física) é o tributo sobre rendimentos e despesas de determinado contribuinte. Esse tributo é essencial para você fazer a folha de pagamento do seu consultório ou clínica odontológica.

Veja abaixo os valores totais de alíquotas:

Base de Cálculo	Alíquota	Parcela a deduzir
Até R$ 2.112,00	zero	zero
De R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65	7,5	R$ 158,40
De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05	15	R$ 370,40
De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68	22,5	R$ 651,73
Acima de R$ 4.664,68	27,5	R$ 884,96

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Para se organizar, além dessas tributações, a folha de pagamento precisa ter:

• Os dados da empresa;
• As informações gerais de todos os funcionários (exemplo: número do PIS, RG e CPF);
• Número de dias trabalhado pelos funcionários;
• Quantidade de horas extras feitas pelos funcionários;
• Valor bruto do salário dos funcionários;
• Valor líquido dos funcionários.

Escolhendo o modelo da folha de pagamento

Existem dois modelos de holerites (folha de pagamento) utilizados para registro contábil. Um utiliza da cultura mais antiga e outro se aproveita das novidades tecnológicas para otimização do tempo e economia de gastos, são eles:

Holerite impresso

Os holerites impressos são os mais utilizados por clínicas e consultórios odontológicos tradicionais, são aquelas que gerenciam todas as informações por papel. 

É muito comum serem construídos por planilhas de Excel, e embora ofereçam familiaridade, essa abordagem pode ser propensa a erros, demandar muito tempo para atualizações e apresentar desafios de organização e segurança de dados. 

A transição para sistemas eletrônicos de gestão de folha de pagamento oferece maior eficiência, precisão, segurança e sustentabilidade, eliminando a necessidade de documentos físicos e facilitando a automação de processos.

Holerite digital

A versão digital apresenta uma série de vantagens, já que você conta com um serviço personalizado de contabilidade online.

O holerite digital, integrado a serviços de contabilidade online, oferece agilidade na geração, acesso remoto instantâneo, segurança avançada de dados e sustentabilidade. A

Ao substituir os métodos tradicionais, proporciona eficiência operacional, redução de erros e simplificação na gestão financeira, sendo uma escolha preferida por empresas modernas e seus colaboradores.

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Por fim

Conforme falamos neste artigo, a folha de pagamento (holerite) desempenha um papel crucial na gestão contábil de sua clínica ou consultório odontológico. 

Para garantir uma organização eficaz, é essencial administrar mensalmente informações como deduções fiscais, admissões e demissões de funcionários.

A chave para o sucesso reside em aproveitar a tecnologia, integrando a gestão dessas informações a softwares automatizados. 

Essas ferramentas não apenas melhoram o desempenho, mas também otimizam o tempo dedicado à administração de sua clínica ou consultório odontológico.

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