Como fazer o controle financeiro de clínicas e consultórios odontológicos?

O controle financeiro em clínicas e consultórios odontológicos é uma das responsabilidades mais importantes do gestor. Em um mercado competitivo e em expansão como o odontológico, garantir a saúde financeira do negócio é essencial para manter a lucratividade, cumprir compromissos e investir em crescimento.

Segundo dados do Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Brasil concentra o maior número de dentistas no mundo, ultrapassando 400 mil profissionais ativos, e possui mais de 65 mil clínicas odontológicas ativas no país. Nesse cenário, administrar corretamente as finanças se torna um diferencial competitivo significativo para se destacar no mercado.

Muitos gestores ainda acreditam, erroneamente, que conferir apenas o saldo em caixa é suficiente para avaliar a saúde financeira da clínica. Contudo, pesquisas indicam que cerca de 25% dos pequenos negócios no Brasil fecham suas portas antes de completar dois anos devido a problemas de gestão financeira. 

Isso reforça a importância de se manter um controle financeiro estruturado e eficaz, independentemente do porte do consultório ou clínica odontológica.

É comum que dentistas, ao abrirem seu próprio negócio, foquem principalmente na qualidade técnica e no atendimento ao paciente, deixando de lado questões administrativas e financeiras. Porém, adquirir conhecimentos e boas práticas financeiras é indispensável para garantir segurança nas decisões e crescimento sustentável.

Pensando nisso, separamos algumas dicas práticas que vão ajudá-lo a ter um controle financeiro eficaz em sua clínica odontológica. Confira a seguir!

Separe as contas pessoais das contas da clínica ou consultório

Um dos erros mais comuns num consultório ou clínica, onde o gestor é o principal profissional, é misturar as contas pessoais com as contas do negócio. 

O ponto essencial é entender que a empresa é uma coisa e o empresário é outra. É preciso possuir suas contas pessoais e mantê-las de forma independente. 

Uma boa estratégia para manter o controle financeiro é estabelecer um valor de retirada, que seja suficiente para pagar as contas pessoais, colocando essa retirada como uma despesa para a empresa, podendo ser denominado Pró Labore. 

A ideia é ser a pessoa física resolvendo suas contas e o empresário mantendo o controle financeiro da empresa.

Registre todo o movimento do consultório

Dependendo do sistema de controle financeiro aplicado no consultório, pode ser cansativo registrar todos os detalhes do movimento financeiro, mas é de extrema importância para que o profissional saiba de onde está vindo e para onde está indo o dinheiro. 

Leia mais em: 6 dicas para melhorar a gestão financeira do consultório odontológico

Só é possível manter o controle daquilo que temos conhecimento, portanto, todas as receitas e despesas devem ser organizadas em contas próprias, permitindo analisar os resultados da empresa.

Planeje em curto, médio e longo prazo

Mesmo que você tenha um pequeno consultório, o planejamento deve ser feito para curto, médio e longo prazo. 

Mantendo o controle financeiro da sua clínica ou consultório odontológico dentro dos parâmetros necessários para controle, o gestor poderá fazer previsão do fluxo de caixa de forma coerente avaliando os resultados e o que deve ser melhorado. 

Com um controle financeiro efetivo, é possível planejar novos investimentos e oferecer novos serviços que permitam maior fluxo de clientes e, consequentemente, maior produtividade.

Veja mais em: Como elaborar um planejamento estratégico odontológico para sua clínica ou consultório

Tenha um sistema de gestão online

Uma das melhores formas de manter um controle financeiro eficiente é a implementação de um software de gerenciamento, evitando ao máximo controles manuais e anotações. 

Com um sistema de gestão é possível manter todas as informações de forma organizada, sem preocupações com papéis e com esquecimentos, permitindo que o tempo otimizado possa ser aplicado em atividades mais úteis para o crescimento da clínica.

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Contrate um bom contador para sua clínica ou consultório

Assim como qualquer empresa, uma clínica ou consultório odontológico também requer um bom contador como parceiro. 

Desde a abertura da empresa até o acompanhamento de suas atividades, o contador é o profissional que orienta sobre todas as dúvidas financeiras-administrativas da empresa, sendo ele o responsável pela legalização do estabelecimento junto aos órgãos de fiscalização e controle, além de direcionar questões tributárias, trabalhistas e fiscais. 

O contador também poderá indicar os melhores procedimentos para o controle financeiro de sua clínica ou consultório odontológico, mantendo em dia todas as responsabilidades com os tributos e as contribuições a recolher, dessa forma toda a burocracia fica organizada para que o dentista possa se preocupar com a atividade fim de seu negócio: atender os pacientes.

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Quais indicadores financeiros acompanhar?

Além disso, acompanhar indicadores financeiros é fundamental para avaliar a saúde financeira do negócio. Alguns dos principais indicadores incluem:

Retorno sobre investimento (ROI)

Calcula o retorno financeiro em relação ao investimento realizado, permitindo avaliar a eficiência dos gastos.

Exemplo: 

Se um investimento inicial de R$ 5.000 gerou um ganho de R$ 20.000, o cálculo do ROI seria: (20.000 – 5.000) / 5.000 = 3. Isso significa que o retorno foi três vezes o valor investido inicialmente.

Liquidez corrente

Indica a capacidade da empresa de arcar com suas obrigações financeiras de curto prazo, comparando o ativo circulante com o passivo circulante.

Exemplo: 

Se o ativo circulante é de R$ 100.000 e o passivo circulante é de R$ 80.000, a liquidez corrente seria: 100.000 / 80.000 = 1,25. Isso significa que a empresa tem 1,25 vezes mais ativos do que passivos de curto prazo.

Lucratividade

Avalia se as receitas geradas são suficientes para cobrir as despesas e ainda gerar lucro, proporcionando uma visão geral da rentabilidade do negócio.

Exemplo: 

Se o lucro líquido é de R$ 15.000 e a receita total é de R$ 120.000, o cálculo da lucratividade seria: (15.000 / 120.000) x 100 = 12,5%. Isso significa que a empresa está lucrando 12,5% sobre sua receita total.

Ticket médio

Representa o valor médio das vendas por cliente atendido, permitindo avaliar o desempenho financeiro das operações.

Exemplo: 

Se o faturamento mensal é de R$ 20.000 e foram atendidos 32 pacientes, o cálculo do ticket médio seria: 20.000 / 32 = R$ 625. Isso significa que, em média, cada cliente gastou R$ 625 na clínica por atendimento.

Ao adotar essas dicas e acompanhar de perto os indicadores financeiros, os dentistas podem garantir uma gestão financeira eficaz para suas clínicas e consultórios odontológicos, proporcionando maior segurança e sucesso nos negócios.

Conclusão

Uma gestão financeira eficaz é essencial para o sucesso de uma clínica ou consultório odontológico. 

Ao adotar práticas de controle financeiro sólidas e acompanhar de perto os indicadores-chave, os gestores podem tomar decisões informadas e estratégicas que impulsionam o crescimento e a sustentabilidade do negócio. 

Investir tempo e recursos na administração financeira é fundamental para garantir uma base sólida para o sucesso a longo prazo.

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender melhor sobre controle financeiro para clínicas e consultórios odontológicos. Confira também a nossa página de materiais educativos: