Software odontológico X planilha para dentistas: qual a melhor opção?

Usar um software odontológico em vez de planilhas é fundamental para uma gestão eficiente, pois ele oferece a automação e integração que as planilhas não conseguem. 

Ao utilizar um software odontológico, os dentistas podem se concentrar em fornecer cuidados de qualidade, sem se preocupar com tarefas administrativas.

Comparando o uso de planilhas com software odontológico, fica claro que o software especializado otimiza a gestão e aumenta a eficiência da clínica, transformando os processos e elevando a qualidade do atendimento. 

Vamos explorar as vantagens e desvantagens de cada ferramenta para demonstrar como o software pode ser um aliado poderoso na administração da sua clínica odontológica.

Você verá:

• Quais são as principais diferenças entre o uso de planilhas e de um software odontológico?
• Como o software odontológico pode melhorar a produtividade e eficiência da clínica?
• Planilha para dentistas VS software odontológico: compartilhamento de informações
• Planilha para dentistas VS software odontológico: segurança 
• Qual é o custo-benefício de utilizar um software odontológico em comparação com planilhas?
• 3 razões para não utilizar planilhas na sua clínica odontológica
• Por que aderir a um software odontológico?
• Quais são os passos para migrar das planilhas para um software odontológico?
• Planilha para dentistas VS software: vejas as vantagens de um software odontológico na prática
• Recursos do software Dental Office

Quais são as principais diferenças entre o uso de planilhas e de um software odontológico?

As planilhas para dentistas podem parecer fáceis de usar e úteis para organizar informações do consultório. No entanto, logo se percebe que manter essa organização demanda muito tempo. Quando o volume de informações cresce, o tempo necessário para gerenciá-las aumenta, prejudicando a eficiência da gestão.

Se um dentista precisa dedicar mais tempo do que o habitual para organizar planilhas, isso indica um problema na gestão do consultório. Portanto, para melhorar o desempenho na gestão de agenda, cadastro e prontuários, é melhor evitar as planilhas.

Em contraste, um software em nuvem especializado para dentistas é muito mais simples e prático de usar. Ele oferece todas as ferramentas necessárias de forma intuitiva, com uma interface fácil que otimiza o tempo diário. Juntamente à agenda online, o software traz resultados mais impactantes, facilitando a rotina do consultório.

Como o software odontológico pode melhorar a produtividade e eficiência da clínica?

Em relação ao desempenho, as planilhas para dentistas já apresentam uma desvantagem logo à primeira vista: deixam o computador pesado. Além disso, é pouco provável que o profissional possa utilizá-las facilmente em outros dispositivos, como smartphones.

Ao utilizar planilhas Excel, o volume de dados e informações aumenta a cada dia. Por isso, elas ocupam cada vez mais memória do computador, deixando-o mais lento e prejudicando a produtividade na rotina da clínica odontológica.

Assim, mesmo que o dentista encontre planilhas bem completas, o uso dessas ferramentas dificulta a gestão do consultório.

Em contrapartida, o software para dentistas traz um banco de dados que se mantém seguro no servidor em nuvem e pode ser acessado de qualquer lugar do mundo. E mesmo quando não há conexão com a internet, é possível armazenar informações no sistema, que atualizará os dados assim que a rede for restabelecida. 

O grande diferencial de ter um software odontológico é a possibilidade de armazenar e gerenciar uma grande quantidade de informações no sistema sem interferir no desempenho do dispositivo, seja ele um computador, um smartphone ou um tablet.

Com o software para dentistas da Dental Office, por exemplo, você consegue maior controle da agenda e prontuário com um programa simples e completo para sua gestão.

Planilha para dentistas VS software odontológico: compartilhamento de informações

Se você usa uma planilha para dentistas, já deve ter uma ideia da complexidade do compartilhamento de dados.

O Excel, por exemplo, apresenta um longo caminho para quem deseja compartilhar dados entre membros da equipe. Se o intuito é garantir que a pessoa acesse a planilha inteira, realmente, a tarefa é mais simples. Porém, quando a intenção é apenas apresentar alguns dados estratégicos, há bastante perda de tempo.

Isso porque, de modo geral, é necessário saber os comandos corretos e enviar informações em anexo no e-mail. Isso exige fazer upload da planilha – o que leva bastante tempo – e conceder acesso a outras pessoas.

No sistema odontológico, a agilidade no compartilhamento de dados é incomparável. Ele é desenvolvido para otimizar o tempo das equipes e permite realizar as tarefas internamente, personalizando o acesso de cada colaborador. 

Por isso, um software para dentistas é a estrutura ideal para manter o consultório em pleno funcionamento, com processos ágeis e acesso facilitado aos dados.

Planilha para dentistas VS software odontológico: segurança 

Em relação à segurança de informações, as planilhas para dentistas ficam armazenadas em computadores físicos, sem muitas opções de compartilhamento ou níveis de acesso. 

O que acontece quando esses aparelhos são roubados ou danificados? 

Segurança de dados é um fator chave na decisão entre a planilha ou o software odontológico. Além de exigirem sigilo, essas informações são fundamentais para a gestão do seu consultório.

O software para dentistas, por sua vez, tem a segurança e privacidade de dados como uma função nativa. Ou seja, sua função primária é armazenar as informações de forma totalmente segura, sem que para isso você precise gastar mais ou acionar funções complexas na ferramenta. 

Cuidados com a LGPD

Todo profissional de saúde e odontologia deve seguir rigorosamente a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) para que nenhum paciente tenha suas informações pessoais expostas sem autorização prévia. 

O não cumprimento de qualquer termo da LGPD pode resultar em multas de, no mínimo, 2% do faturamento total da empresa de até R$50 MI.

Entenda melhor o que é LGPD e como isso impacta a sua clínica odontológica para evitar problemas judiciais ou multas. 

O sistema odontológico fica em um banco de dados totalmente seguro e criptografado para otimizar a segurança da sua clínica odontológica. Veja mais em: Adequação do Software Dental Office à LGPD

Saiba mais sobre segurança jurídica, incluindo a LGPD no nosso eBook completo sobre esse assunto:

Qual é o custo-benefício de utilizar um software odontológico em comparação com planilhas?

Embora o investimento inicial em um software odontológico possa ser maior, os benefícios de longo prazo superam os custos. A eficiência operacional, a redução de erros e o aumento da produtividade resultam em economia de tempo e recursos. Além disso, a segurança aprimorada e a conformidade com regulamentações reduzem os riscos associados à gestão de dados sensíveis.

3 razões para não utilizar planilhas na sua clínica odontológica

Na busca por um melhor controle de agenda, cadastros e prontuários, o uso de planilhas prontas para dentistas pode parecer a solução ideal. Entretanto, os pontos negativos de utilizar essas planilhas na gestão da sua clínica podem prejudicar o seu negócio.

Para garantir um atendimento de qualidade, é essencial manter a ordem em outras tarefas da clínica. A organização de agenda, cadastro de pacientes, prontuário odontológico e toda a gestão administrativa são exemplos de tarefas que podem afetar a qualidade de atendimento.

Veja abaixo 3 motivos para você evitar planilhas para dentistas na sua clínica.

1. Planilhas para dentistas dão a ilusão de agilidade

Como já vimos, a organização de dados em clínicas odontológicas é essencial para um negócio de sucesso. 

As planilhas chegam como uma alternativa fácil e barata. Parecem manter seu trabalho organizado e facilitar o atendimento de sua clínica, mas elas não funcionam dessa maneira.

Elas são feitas a partir de modelos genéricos para tentar atender a um grande número de profissionais. Por isso, você vai precisar se adaptar a elas e não o contrário.

Assim, a agilidade garantida pelas planilhas para dentistas prontas é apenas uma ilusão. 

Leia mais: Melhore e organize a agenda do dentista

2. Clínicas odontológicas não conseguem padronizar processos com planilhas

Gerir uma clínica odontológica pode ser bastante complicado, especialmente se você acreditar nas soluções fáceis disponíveis na internet.

São muitas demandas  e tudo deve estar funcionando adequadamente com o mesmo nível de qualidade: da recepção do paciente ao atendimento. E o uso de planilhas para dentistas pode afetar negativamente esses processos.

Planilhas prometem mais produtividade com menos recursos. No entanto, elas não são simples de usar, porque exigem um trabalho manual de registro de informações que pode ser lento e complicado, e acabam ocasionando erros que irão prejudicar seu trabalho. 

A falta de organização causada pelo uso de planilhas prontas podem ser perceptíveis pelos pacientes e podem levar à má avaliação de sua clínica odontológica.

Portanto, a falta de padrão nos processos para receber os cadastros dos pacientes, a demora em agendar uma consulta por telefone ou até mesmo para confirmar um agendamento são fatores que podem causar má impressão.

Por isso, a melhor alternativa é descartar a ideia de usá-las. 

3. Planilhas para dentistas dispersam e perdem informações

Separamos o que você precisa registrar em uma planilha para fazer a gestão da sua clínica odontológica:

• Cadastro de pacientes
• Cadastro de dentistas (no caso de mais de um profissional atuar na clínica)
• Registro de serviços prestados
• Registro e cálculo de comissões e pagamentos
• Controle de procedimentos
• Controle de caixa

As planilhas genéricas que se encontram prontas na internet não vão dar conta de fazer um controle eficiente de todas essas informações.

É preciso lembrar que, além do armazenamento, uma gestão clínica eficiente precisa juntar informações para fazer levantamentos corretos e fundamentar as tomadas de decisão.

Ao usar planilhas prontas para dentistas, as informações podem ser duplicadas, perdidas, equivocadamente eliminadas ou simplesmente dispersas.

Correr esse risco apenas para manter o uso de algo que aparenta ser uma alternativa inteligente, porque foi barata e fácil, pode custar muito mais à sua clínica odontológica do que você deixou de gastar em um sistema de gestão.

Leia mais: Por que escolher o software Dental Office para o seu consultório odontológico? 

Por que aderir a um software odontológico?

Gerir a agenda pelo software odontológico

Muitas secretárias e dentistas buscam sistemas e softwares odontológicos que permitam interação simultânea. Por esse motivo, um software eficiente deve obrigatoriamente contar com uma agenda de fácil acesso, por meio de aplicativos, por exemplo.

A seguir, destacamos algumas das características praticamente indispensáveis para uma agenda odontológica de alta performance:

• Organização Intuitiva: o software odontológico deve ser ordenado de maneira intuitiva e de fácil visualização.
• Filtros de Busca: deve oferecer a capacidade de buscar informações por nome do paciente, dentista, tipo de agendamento e status do agendamento.
• Alertas de Retorno: a inclusão de alertas de retorno é crucial, uma vez que a maioria dos tratamentos odontológicos exige acompanhamento, tornando o retorno do paciente indispensável.

Se você já enfrentou desafios como uma semana lotada de consultas, pacientes que não comparecem, ou dificuldades para encaixar um paciente na agenda, é possível que esteja lidando com problemas de agendamento. 

Para ajudar com essas questões, fornecemos dicas valiosas em nosso conteúdo com estratégias para organizar a agenda do consultório odontológico.

Em resumo, o software odontológico pode ser uma solução eficaz para esses problemas. 

Por exemplo, na função de comunicação, é possível confirmar consultas ou tratamentos por meio do envio de SMS ou e-mail, reduzindo significativamente as faltas. 

Além disso, é possível acompanhar os status das consultas, identificando quais foram marcadas, remarcadas e outras atualizações notificadas aos usuários que utilizam o software.

Ou seja, para a agenda do consultório: sim, o software vale muito a pena. Tanto para otimizar a organização e produtividade, quanto na elevação dos lucros financeiros.  

Gerir o estoque pelo software odontológico

Seu consultório ou clínica odontológica possui um sistema de estoque e inventário? Se sim, como é a organização? Ou melhor, há uma organização efetiva?

Um dos critérios atrativos de um excelente software odontológico é a capacidade de gerenciamento de estoque. 

Manter um estoque organizado é crucial para evitar possíveis problemas no momento do atendimento e tratamento do paciente, além de prevenir gastos desnecessários.

A seguir, apresentamos as principais ferramentas de gestão de estoque que um software odontológico robusto deve oferecer:

1. Adição de todos os produtos;
2. Inclusão de informações como quantidade, validade, data da compra, definição do estoque mínimo e valor unitário ao adicionar um produto;
3. Registro de movimentação de entrada e saída de utensílios;
4. Possibilidade de exportar as informações em planilhas (Excel);
5. Controle de produtos vencidos, em falta, com vencimento em até 30 dias e abaixo do estoque mínimo.

Dedicar atenção a esses detalhes trará benefícios significativos para sua clínica ou consultório, prevenindo complicações futuras (já pensou se faltar algum instrumento no momento do atendimento?).

Outro aspecto crucial na avaliação do investimento em um software odontológico é compreender que o software não se atualiza automaticamente; requer o envolvimento de pessoas para atualizá-lo diariamente. 

Por exemplo, toda vez que houver saída de utensílios, é necessário registrar essa informação no sistema. Dessa forma, ao adotar essas práticas, você terá um controle mais efetivo de todos os setores da sua clínica ou consultório odontológico.

É por isso que enfatiza que para melhorar a gestão de estoque, será necessário tempo, organização e proatividade.

Gerir o marketing pelo software odontológico

Muitos dentistas não realizam marketing pelas restrições do Conselho Federal de Odontologia.

Porém, o Conselho restringe algumas ações que podem ser consideradas antiéticas no segmento da saúde, e sim, você pode fazer marketing para a sua clínica ou consultório.

Veja mais em: Marketing odontológico seguro e redes sociais: qual é o limite da divulgação de serviços e procedimentos? 

Mas, o que o software tem a ver com isso? Quais estratégias de marketing posso aplicar com um software odontológico robusto?

Um software odontológico terá a funcionalidade de envios de SMS e e-mails, você pode utilizá-los para avisar os pacientes o dia da consulta, por exemplo, o que diminui significativamente as faltas.

Parabenizar os pacientes pelo aniversário também é uma ação inteligente e que melhora a fidelização dos pacientes, bem como ajuda a captar novos clientes.

Veja abaixo as funcionalidade essenciais que o software odontológico precisa ter no quesito marketing:

• Envio de SMS automático: aviso de agendamento, alerta de retorno e felicitações aos aniversariantes;
• Integração com WhatsApp para envios de mensagem;
• Envios de mala direta.

Enfim, estamos vivendo uma era tecnológica, se você não investir em marketing digital, ficará atrás da concorrência.

Leia mais em: Marketing para dentistas: 3 estratégias para você aplicar!

Gerir os relatórios pelo software odontológico

Através de relatórios você consegue medir os principais indicadores do consultório ou da clínica.

É preciso dar atenção e importância aos dados que podem ser coletados sobre o desempenho da clínica.

Essas informações ajudam o processo de tomada de decisões que garante um crescimento sustentável.

Listamos abaixo os principais relatórios que um bom software odontológico deve ter como exportações:

Obter essas informações por meio de um software odontológico, que registra datas de atendimentos e detalhes de contato dos pacientes, é uma tarefa simples. 

Isso viabiliza a comunicação com aqueles que não compareceram às consultas ou que não visitam o consultório há bastante tempo, permitindo resgatá-los para uma consulta de rotina, por exemplo.

Quais são os passos para migrar das planilhas para um software odontológico?

Avaliação

Primeiro, analise as necessidades específicas da sua clínica. Identifique as funcionalidades essenciais que o software deve ter, como agendamento de consultas, gestão de prontuários eletrônicos, controle financeiro e relatórios de desempenho. Pesquise as opções disponíveis no mercado e escolha o software odontológico que melhor atenda a essas necessidades. Leve em consideração fatores como custo, usabilidade e suporte técnico oferecido.

Planejamento

Desenvolva um plano detalhado para a migração, definindo claramente os prazos e responsabilidades de cada etapa do processo. Envolva toda a equipe desde o início, assegurando que todos estejam cientes das mudanças e do cronograma. Um bom planejamento deve incluir uma análise de riscos e um plano de contingência para lidar com possíveis problemas que possam surgir durante a migração.

Treinamento

Capacite a equipe para utilizar o novo software de forma eficiente. Organize sessões de treinamento abrangentes que abordem todas as funcionalidades do software. Garanta que todos os membros da equipe, desde os recepcionistas até os dentistas, estejam confortáveis com a nova ferramenta. Treinamentos adicionais podem ser necessários para funções específicas, como gestão financeira ou relatórios analíticos.

Importação de dados

Transfira todos os dados relevantes das planilhas para o novo software odontológico. Este processo deve ser feito com cuidado para garantir a integridade e a precisão dos dados. Utilize ferramentas de importação de dados oferecidas pelo software, se disponíveis, e valide a transferência verificando se todas as informações foram importadas corretamente. Considere fazer backups regulares dos dados durante este processo.

Testes

Antes de implementar o software, realize testes exaustivos para garantir que todas as funcionalidades estão operando corretamente. Simule diferentes cenários de uso diário, verificando a eficácia de processos como agendamento, faturamento e gestão de prontuários. Identifique e resolva qualquer problema que surgir durante os testes, ajustando o plano conforme necessário.

Implementação

Inicie o uso do software em um ambiente real. Faça uma transição gradual, começando com algumas funcionalidades antes de expandir para o uso completo. Monitore a implementação de perto nos primeiros dias para identificar e corrigir qualquer problema rapidamente. Este período inicial de adaptação é crucial para o sucesso da migração.

Acompanhamento

Monitore o uso do software continuamente e ofereça suporte à equipe conforme necessário. Colete feedbacks dos usuários para identificar áreas que precisem de ajustes ou melhorias. Esteja preparado para fornecer treinamentos adicionais e suporte técnico contínuo para garantir que o software esteja sendo utilizado de maneira eficaz e que os benefícios esperados estejam sendo alcançados.

Planilha para dentistas VS software: vejas as vantagens de um software odontológico na prática

Você deve ter percebido que, em todos os itens, o software odontológico apresentou os melhores resultados e funcionalidades em relação às planilhas para dentistas.

A intenção aqui não é exterminar o uso de toda e qualquer planilha em consultórios ou clínicas odontológicas. A ideia é chamar a atenção para o seguinte: quando você procura por planilhas prontas para dentistas na internet, perceba que elas são direcionadas a quem está “começando”, ou seja, quem é novo no negócio.

Entender todas as vantagens do sistema de gestão é um passo importante para ter sucesso na sua clínica. Com ele, todas as informações e processos ficam excepcionalmente melhores com:

• Interface de simples utilização e fácil aprendizado.
• Desempenho que não pesa e nem deixa os seus dispositivos mais lentos.
• Facilidade no compartilhamento de informações entre a sua equipe.
• Segurança no armazenamento de informações para atender à LGPD e ter a confiança dos pacientes. 

Como escolher o melhor software odontológico para sua clínica?

Para selecionar o software odontológico mais adequado, considere os seguintes critérios:

• Necessidades da clínica: avalie quais funcionalidades são essenciais para a operação diária da sua clínica.
• Orçamento: leve em conta o custo inicial do software e quaisquer custos recorrentes associados.
• Usabilidade: escolha um software que seja intuitivo e fácil de usar para toda a equipe.
• Suporte técnico: verifique a disponibilidade e a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do software.

Recursos do software Dental Office

• Gestão de agendas: com o Dental Office, é possível gerenciar facilmente as agendas de múltiplos profissionais e consultórios, evitando conflitos e otimizando o tempo de atendimento.
• Prontuários eletrônicos: acesse e gerencie os prontuários dos pacientes de forma simples e organizada, com informações detalhadas sobre o histórico médico e odontológico.
• Controle financeiro: acompanhe o fluxo de caixa, gerencie pagamentos e recebimentos, e emita relatórios financeiros detalhados.
• Gestão de estoque: mantenha o controle do estoque de materiais e equipamentos, evitando a falta de itens essenciais e otimizando a reposição de produtos.
• Comunicação com pacientes: envie lembretes de consultas, confirmações e mensagens personalizadas para os pacientes, melhorando o relacionamento e diminuindo as faltas.
• Relatórios e gráficos: gere relatórios e gráficos detalhados sobre o desempenho da clínica e o progresso dos tratamentos dos pacientes, facilitando a tomada de decisões e aumentando a confiança no tratamento.

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