Para administrar de forma correta as informações do consultório, muitos dentistas optam pelas planilhas prontas, que parecem ser ótimas opções, pois aparentam ser econômicas e levar organização para o dia a dia.
Outra solução muito procurada e que tem tomado espaço nesse meio são os softwares odontológicos, que além de conter agenda digital, são completos com soluções que agilizam bastante as tarefas diárias.
Além de que, os softwares em nuvem ajudam a sua clínica a otimizar os processos, melhorar a produtividade e aumentar a lucratividade.
Ambas as opções são muito usadas em consultórios. Mas, é claro que uma tem se destacado e se mostrado a melhor.
Dessa forma, para ajudar você a entender qual dessas opções de gestão é a mais eficiente e que mais otimiza os processos da sua clínica, trouxemos um comparativo completo entre planilha para dentistas e software cloud.
Para saber mais, continue a leitura!
Usabilidade
Desempenho
Compartilhamento
Segurança
4 razões para não utilizar planilha
Vantagens de um software odontológico na prática
Planilha para dentistas VS software odontológico: usabilidade
As planilhas para dentistas, de início, se mostram muito facíl para serem utilizadas, como também, podem ser de grande ajuda para quem quer organizar as informações do consultório ou clínica odontológica.
Organização, realmente é a palavra-chave para uma gestão de sucesso em qualquer negócio. Mas o que se pode perceber das planilhas é que depois de alguns dias usando, o profissional notará que é necessário dedicar muito tempo a essa organização.
Quando há um fluxo de informações considerável para organizar todos os dias, percebe-se uma necessidade de tempo maior e que em nada favorece a gestão.
Além disso, se algum dentista precisa ficar mais tempo do que o horário habitual, diariamente ou mais de duas vezes por semana, para organizar a planilha, isso já indica déficit para sua gestão de consultório.
Dessa forma, na busca por ter um melhor desempenho no processo de gestão, como: controle de agenda, de cadastro e de prontuários é melhor evitar planilhas.
Em contrapartida, ter um software cloud (sistema em nuvem) especialista para dentistas, têm se mostrado muito ágil e simples de usar, pois apresenta todas as ferramentas necessárias para a gestão de forma muito mais intuitiva.
Isso é possível porque, diferente das planilhas para dentistas, o software cloud oferece uma interface simples, de fácil aprendizado e que otimiza o tempo no dia a dia. Isso somado ao uso da agenda online no consultório odontológico, traz resultados realmente mais impactantes.
Planilha para dentistas VS software odontológico: desempenho
Em relação ao desempenho, as planilhas para dentistas já apresentam uma desvantagem logo à primeira vista: deixam o computador pesado. Além disso, é pouco provável que o profissional possa utilizá-las facilmente em outros dispositivos, como smartphones.
Quem usa planilhas Excel, com um imenso número de informações que aumenta a cada dia, vai ocupando mais e mais memória, deixando o computador mais lento, e a produtividade também.
Sendo assim, mesmo que o dentista encontre planilhas bem completas que ofereçam controle de estoque, controle financeiro, agenda mensal, semanal e diária, significa, também, mais lentidão na gestão, e em manejá-la.
Enquanto isso, no software para dentistas a instalação é um banco de dados que se mantém seguro num servidor em nuvem e pode ser acessado de qualquer lugar do mundo via internet.
Mesmo quando não há conexão com a internet, que pode acontecer, é possível armazenar informações no sistema, que atualizará os dados assim que a conexão for restabelecida.
O grande diferencial de ter um software odontológico é que não importa a quantidade de informações que você carregue no sistema, pois isso não afetará o seu dispositivo e sempre terá velocidade nos processos.
Com o software para dentistas do Dental Office, por exemplo, você consegue maior controle da agenda e prontuário com um programa simples de usar e completo para sua gestão.
Planilha para dentistas VS software odontológico: compartilhamento de informações
Se você usa uma planilha para dentistas já deve ter uma ideia da complexidade que é o compartilhamento de dados.
O Excel apresenta um longo caminho para quem deseja compartilhar dados entre membros da equipe.
Se o intuito é garantir que a pessoa acesse todas as informações, ou seja, planilha inteira, realmente, a tarefa é mais simples. Porém quando a intenção é apenas apresentar alguns dados estratégicos, há bastante perda de tempo.
De modo geral, é necessário saber os comandos corretos e enviar informações anexadas por e-mail. Isso exige fazer upload da planilha – que leva bastante tempo – e conceder acesso a outras pessoas.
No sistema odontológico, a agilidade no compartilhamento de dados é incomparável. Primeiramente, porque o sistema já é desenvolvido voltado para a otimização do tempo trabalhado em equipe.
As tarefas são feitas internamente com a possibilidade de personalizar o acesso das ferramentas para cada colaborador. Tudo isso com a facilidade de dois ou mais colaboradores conseguirem acessar o software simultaneamente.
O sucesso de um consultório ou clínica odontológica está diretamente relacionado à facilidade de se trabalhar em equipe.
Por isso, um software para dentistas é a estrutura ideal para manter um consultório ou clínica em pleno funcionamento.
Planilha para dentistas VS software odontológico: segurança
Sobre segurança de informações, em relação a planilha para dentistas lembre-se sempre do seguinte: elas ficam armazenadas em computadores físicos, sem muitas opções de compartilhamento ou níveis de acesso.
O que acontece quando eles são roubados ou danificados?
Segurança de dados é um fator chave na decisão entre a planilha ou o software odontológico. Visto que esses dados, além de exigirem sigilo, são fundamentais para seu consultório ou clínica.
Armazenamento físico de informações, sobretudo quando se trata de grandes volumes e de várias pessoas, pode significar uma ameaça para o seu negócio.
O software para dentistas, por sua vez, também é desenvolvido tendo a segurança como uma função nativa.
O que isso significa? Isso quer dizer que um software tem por função primária armazenar as informações de forma totalmente segura sem que para isso você precise gastar mais ou acionar funções complexas da ferramenta.
Cuidados com a LGPD
Além do que já expomos até aqui sobre segurança, você deve respeitar muito rigorosamente a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) para que nenhum paciente tenha suas informações pessoais expostas sem autorização prévia.
O não cumprimento de qualquer termo da LGPD pode resultar em multas de, no mínimo, 2% do faturamento total da empresa de até R$50 MI.
Entenda o que é LGPD e como isso impacta a sua clínica odontológica para evitar problemas judiciais ou multas.
O sistema odontológico já é desenvolvido para atender a lei e fica em um banco de dados totalmente seguro e criptografado de acordo com as medidas para otimizar a segurança do seu consultório ou clínica odontológica. Veja mais em: Adequação do Software Dental Office à LGPD
Saiba mais sobre segurança jurídica, incluindo a LGPD no nosso eBook completo sobre esse assunto:
4 razões para não utilizar planilhas em clínica odontológica
Na busca por um melhor controle de agenda, de cadastro e de prontuários, o uso de planilhas para dentistas prontas pode parecer a solução, mas, os pontos negativos de contar essas planilhas podem acabar prejudicando sua clínica.
Para garantir um atendimento de qualidade, é essencial manter a ordem em outras tarefas da clínica. A organização de agenda, cadastro de pacientes, prontuário odontológico e toda a gestão administrativa são exemplos de tarefas que podem afetar a qualidade de atendimento.
Veja abaixo 3 motivos para você evitar planilhas para dentistas na sua clínica.
1 – Planilhas para dentistas dão a ilusão de agilidade
Como já vimos, a organização de dados em clínicas odontológicas é essencial para um negócio de sucesso. Especialmente devido à grande quantidade de informações e dados que lidamos todos os dias.
E por conta disso, é fácil acreditar que planilhas possam te ajudar nessa organização.
Afinal, elas tendem a vir com promessas de manter seu trabalho organizado e facilitar o atendimento de sua clínica, mas infelizmente elas não funcionam dessa maneira.
Essas planilhas chegam como uma alternativa fácil, prometendo uma organização que se adapta a sua clínica odontológica e atende a diferentes exigências de mercado.
No entanto, como elas são feitas a partir de modelos muito genéricos para tentar atender um grande número de profissionais, o que acontece é que você vai precisar se adaptar a elas e não o contrário.
Portanto, a agilidade garantida pelas planilhas para dentistas prontas é apenas ilusão.
Leia mais: Melhore e organize a agenda do dentista
2 – Clínicas odontológicas não conseguem padronizar processos com planilhas
Gerir uma clínica odontológica pode ser bastante complicado, especialmente se você acreditar nas soluções fáceis disponíveis na internet.
As demandas são muitas e tudo deve estar funcionando adequadamente com o mesmo nível de qualidade. Desde a recepção do paciente até o atendimento. E o uso de planilhas para dentistas pode afetar negativamente esses processos.
Planilhas prometem mais produtividade com menos recursos. No entanto, elas não são simples de usar, porque exigem um trabalho manual de registro de informações que pode ser lento e complicado, e acabam ocasionando erros que irão prejudicar seu trabalho.
A falta de organização causada pelo uso de planilhas prontas, frequentemente são percebidas pelos pacientes e podem acarretar em uma má avaliação de sua clínica odontológica.
Portanto, a falta de padrão nos processos para receber os cadastros dos pacientes, a demora em agendar uma consulta por telefone ou até mesmo para confirmar um agendamento, são pequenas coisas que podem causar má impressão, além de vários erros.
Com planilhas para dentistas prontas dificilmente você vai conseguir padronizar os processos da sua clínica odontológica.
Por isso, a melhor alternativa é descartar a ideia de usá-las.
3 – Planilhas para dentistas dispersam e perdem informações
Separamos tudo o que possivelmente você precisa registrar numa planilha para fazer a gestão da sua clínica odontológica:
- Cadastro de pacientes
- Cadastro de dentistas (em caso de mais um profissional atuar na clínica)
- Registro de serviços prestados
- Registro e cálculo de comissões e pagamentos
- Controle de procedimentos
- Controle de caixa
As planilhas genéricas que se encontram prontas na internet não vão dar conta de fazer um controle eficiente de todas essas informações.
É preciso lembrar que, além do armazenamento, uma gestão clínica eficiente precisa juntar informações para fazer levantamentos corretos e fundamentar as tomadas de decisão.
Ao usar planilhas prontas para dentistas, as informações podem ser duplicadas, perdidas, equivocadamente eliminadas ou simplesmente dispersas.
Correr esse risco apenas para manter o uso de algo que aparenta ser uma alternativa inteligente, porque foi barata e fácil, pode custar muito mais à sua clínica odontológica do que você deixou de gastar em um sistema de gestão.
Leia mais: Por que escolher o software Dental Office para o seu consultório odontológico?
Planilha para dentistas VS software: vejas as vantagens de um software odontológico na prática
Você deve ter percebido que em todos os itens, o software odontológico apresentou os melhores resultados e funcionalidades em relação às planilhas para dentistas.
A intenção aqui não é exterminar o uso de toda e qualquer planilha em consultórios ou clínicas odontológicas. Mas te chamar a atenção para o seguinte: quando você procura por planilhas prontas para dentistas na internet, perceba que, geralmente, elas são direcionadas a quem está “começando”, ou seja, quem é novo no negócio.
Entender todas as vantagens do sistema de gestão é um passo importante para ter sucesso na sua gestão. Com ele, todas as informações e processos fica excepcionalmente melhor com:
- Interface de simples utilização e fácil aprendizado.
- Desempenho que não pesa e nem deixa os seus dispositivos mais lentos.
- Facilidade no compartilhamento de informações entre a sua equipe.
- Segurança no armazenamento de informações para atender à LGPD e ter a confiança dos pacientes.
Quer comprovar no seu consultório ou clínica odontológica todas as vantagens do uso de um software na prática? Faça um teste grátis no Dental Office!
Te esperamos no nosso próximo post!
