As ferramentas digitais se tornaram grandes aliadas das clínicas de odontologia. Sistemas de gestão passaram a auxiliar na gestão de negócios, e os canais de comunicação online melhoraram muito o contato com pacientes.
Estar presente nas redes sociais passou a ser essencial para que as pessoas descobrissem a existência da clínica, os procedimentos realizados pelos dentistas e muitos outros dados a respeito do trabalho desenvolvido.
Mas não foi só isso: a partir das redes, a comunicação entre a clínica e os pacientes se tornou mais fácil e clara.
Neste material vamos falar sobre as etapas do atendimento e as mídias online utilizadas para tanto, a fim de ajudar clínicas odontológicas a tirar o melhor deste cenário. Acompanhe:
Etapas de atendimento via internet
Antes de falar sobre as ferramentas usadas para o atendimento via internet, é preciso conhecer as etapas de um atendimento através dos canais online. Afinal, todo contato entre um paciente e a clínica é considerado atendimento.
Existe o pré atendimento, quando o paciente conversa com a clínica, por vezes para realizar um agendamento. Em seguida ocorre o atendimento em si, durante o contato com com o médico na consulta.
E, por fim, acontece o pós-atendimento: tudo o que é feito para manter o contato e o relacionamento entre a clínica e o paciente.
Quando um paciente envia uma mensagem através das redes sociais (Instagram, Facebook, WhatsApp), responda com cordialidade e busque tirar todas as dúvidas. Esses canais funcionam muito bem para o pré e o pós-atendimento.
O assunto pode ser simples, como agendar um horário para uma consulta, ou mais complicado, como entender se o dentista realiza algum tipo de procedimento específico.
É importante que as pessoas responsáveis por responder esses pacientes estejam preparadas para tanto. Geralmente isso fica a encargo de secretárias e recepcionistas.
Dicas para atendimento via internet em clínicas e consultórios odontológicos
Agora que você compreende que o atendimento é feito de 3 momentos: pré, durante e após, é hora de saber como agir na prática diante deste cenário e a partir das ferramentas digitais.
Como trocar mensagens com pacientes
A realização de ligações telefônicas é substituída cada vez mais pela troca de mensagens. Por isso, é preciso saber como responder seus pacientes nesse tipo de canal.
A cordialidade e a empatia, que sempre são chave para o atendimento presencial, devem aparecer nesse tipo de conversa online. É possível usar emojis na comunicação para que tudo fique mais humanizado.
Mas é preciso cuidar para não exagerar, afinal, é necessário manter a postura de profissionalismo.
Antes de iniciar o uso desse tipo de ferramenta, analise como é a comunicação com seus pacientes agora. É bem séria ou um pouco despojada?
Se até o momento sua postura foi mais formal, é melhor manter dessa maneira. Já se tanto o dentista quanto a secretária ou recepcionista abrem espaço para uma conversa mais informal com o paciente, os emojis são uma ótima opção para humanizar mais a conversa.
Também é preciso falar sobre as respostas automáticas. Você utiliza essa ferramenta? Ou tem medo que isso acabe robotizando sua comunicação?
A verdade é que a utilização de respostas automáticas iniciais pode ser muito vantajosa. Vamos a um exemplo:
Seu paciente envia uma mensagem para o WhatsApp da clínica e poucos segundo depois recebe um recado automático que diz:
“Olá! Tudo bem? Que bom que você entrou em contato com a clínica, como podemos ajudar?”
Isso vai trazer mais agilidade, pois a primeira mensagem será enviada automaticamente. É importante que uma pessoa da sua clínica dê continuidade à conversa, para tornar o atendimento mais humanizado.
Você também pode utilizar as mensagens automáticas do WhatsApp para a confirmação de consultas!
Imediatismo e espera no ambiente online
No mundo digital tudo acontece muito rápido, e seus pacientes esperam esta mesma rapidez no atendimento via internet. Por isso, é importante que a equipe responsável pelo atendimento online na clínica de odontologia fique atenta às mensagens enviadas para responder o mais rápido possível.
As mensagens enviadas automaticamente, citadas anteriormente, podem ajudar muito com isso!
Mas não se trata apenas da espera na resposta das mensagens. A pontualidade no telemonitoramento também é muito importante!
Telemonitoramento na odontologia
Você sabe o quanto o telemonitoramento ajuda no relacionamento com seu paciente? A resposta é: muito.
Através dele o dentista consegue realizar um atendimento mais completo, acompanhando o tratamento do paciente mesmo quando ele está longe da clínica.
Além do mais, ele também promove mais segurança para o paciente e para o dentista, fazendo com que uma consulta presencial seja realizada apenas quando for necessária.
Você já utiliza um software para o telemonitoramento em sua clínica de odontologia? Imagina as vantagens de ter um atendimento que conte com o presencial e com o online?
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