Assinatura eletrônica para dentistas: o que é e como utilizar na sua clínica odontológica?

Aposto que em algum momento da sua carreira profissional você já ouviu falar em assinatura eletrônica. Mas diferentemente do que muitas pessoas pensam, essa tecnologia também pode ser usada por médicos, dentistas, enfermeiros e demais profissionais da área da saúde.

Mas afinal, o que é a assinatura eletrônica? E o certificado digital? Como faço para conseguir uma assinatura eletrônica para dentistas? 

Se você tem essas e outras dúvidas, continue lendo esse post.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para atestar que as partes interessadas concordam com o conteúdo expresso em um documento que foi disponibilizado em formato eletrônico. 

Essa ferramenta é muito utilizada para assinar documentos digitais que precisam ter validade jurídica. Com a pandemia de Covid-19, a assinatura digital foi amplamente utilizada por diversas empresas dos mais variados segmentos, e também chegou à área da saúde. 

A assinatura eletrônica pode ser feita de três formas: por meio do escaneamento de uma assinatura manuscrita, ou por meio da assinatura realizada diretamente de um computador ou tablet. Nessa segunda opção, os assinantes usam uma caneta, mouse ou até mesmo o dedo para assinar diretamente um documento digital.

Além disso, é possível também aceitar modelos de assinatura pré definidos pelo sistema em uso.

Mas para que essa assinatura tenha validade jurídica, é necessário ter um certificado digital. O que nos leva ao nosso próximo tópico.

O que é o certificado digital?

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O certificado digital nada mais do que um é um documento eletrônico que tem por finalidade ser a identidade virtual de uma pessoa jurídica ou física. No certificado consta o nome, um número conhecido por chave, e outros dados que identificam a empresa/pessoa na Receita Federal e nos sistemas de gestão. 

Esse certificado confere uma validade jurídica e aspectos de segurança em transações digitais.  Existem dois tipos de certificado: A1 e A3.

O certificado digital A1 é um documento eletrônico que é instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para seu uso. Este, por sua vez, é um arquivo que, geralmente, possui extensão .PFX ou .P12. A senha de acesso precisa ser digitada uma única vez durante sua instalação. Tem validade de 1 ano.

Esse certificado pode ser utilizado em tablets, computadores, smartphones,e notebooks, o que dá mais mobilidade ao usuário que precise assinar documentos, mesmo estando estando longe do trabalho

Já o certificado A3 é emitido e armazenado em uma mídia criptografada (token, cartão ou na nuvem). Diferente do A1, este não pode ser utilizado em dispositivos móveis. A senha também é requisitada todos os dias, e em caso de 3 erros, esta é bloqueada. O A3 tem validade de 1 a 5 anos.

Para dentistas, o certificado A1 é o mais recomendado, justamente por conferir maior mobilidade na hora de aprovar orçamentos e assinar documentos.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado para diversas finalidades. Entre as principais estão:

  • Assinar e enviar documentos digitais com assinatura eletrônica (orçamentos, contratos, planos de tratamento)
  • Enviar declarações aos órgãos do governo 
  • Realizar transações bancárias online
  • Participar de leilões eletrônico
  • Assinar NF-e,NFS-e, escriturações contábeis e fiscais
  • Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita

Em suma, o certificado digital serve para validar juridicamente transações realizadas pela internet com um todo.

Como conseguir um certificado digital A1?

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Para conseguir um certificado digital A1 é necessário escolher uma empresa que faça esse tipo de emissão. Algumas mais conhecidas no mercado são: Certisign, Serasa Experian, SuperCert, entre outras.

É possível consultar a documentação necessária para emitir o certificado nos sites dessas empresas. Normalmente, são requisitados os documentos pessoais, em caso de pessoas físicas, e documentações da empresa, em caso de pessoas jurídicas.

Quais as vantagens de utilizar a assinatura eletrônica para dentistas na clínica?

Agora que você já sabe o que é a assinatura eletrônica e como conseguir um certificado digital para validar essa assinatura, vamos as vantagens de assinar documento digitalmente na sua clínica.

Diminuição do uso de papel

Um dos principais benefícios da assinatura eletrônica é a diminuição do uso de papel. Isso acontece porque todo o processo de assinatura é feito de forma digital, sem a necessidade de imprimir guias ou documentos para que sejam assinados presencialmente.

Essa diminuição no uso de papel, além de ser uma vantagem econômica, também é mais sustentável.

Segurança jurídica 

Por ter validade jurídica, a assinatura eletrônica para dentistas e clínicas confere maior segurança judicialmente. Com essa ferramenta, é possível provar em em caso de audiências ou processo que o paciente estava ciente dos procedimentos e valores acordados, em caso de aprovação de orçamentos, por exemplo.

Revisão e assinatura no dispositivo móvel

Com a assinatura eletrônica para dentistas, tanto paciente quanto o profissional têm acesso ao mesmo documento, podendo revisar os itens citados de qualquer lugar. Isso porque a assinatura eletrônica pode ser realizada no computador, tablet, smartphone ou qualquer outro dispositivo móvel.

Agilidade nos processos 

Outra vantagem é a agilidade na assinatura de documentos. Afinal, como dito no item anterior, a assinatura eletrônica pode ser feita por qualquer dispositivo móvel, o que garante maior celeridade nos processos e no fluxo de atendimentos dos pacientes da sua clínica. 

Como utilizar a assinatura eletrônica na minha clínica?

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A assinatura eletrônica pode ser utilizada de diversas formas em uma clínica odontológica. Afinal, a aprovação e assinatura de documentos é constante. Entre os principais meios onde a assinatura pode ser utilizada, estão:

Cada uma dessas etapas exige o consentimento integral do paciente, o que necessita que os documentos sejam assinados tanto pelo paciente quanto pelo dentista responsável pelo atendimento.

Por fim…

Viu só como é importante ter uma assinatura eletrônica para a sua clínica? Além de dar maior segurança jurídica para o seu negócio, a assinatura traz agilidade e mobilidade nos processos da sua clínica.

E é por isso que o Dental Office vem com uma novidade! Lançamos a assinatura eletrônica com certificado digital para os nossos clientes dos planos PRO e PLUS sem custo adicional!

Agora, o dentista responsável por criar ou aprovar o orçamento poderá assinar eletronicamente, assim como o paciente em concordância com o documento apresentado.

Com essa nova tecnologia, você, dentista, garante todas essas vantagens que colocamos aqui e tem maior autonomia sobre os orçamentos da sua clínica.

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado de alguma forma.

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Agradecemos a leitura e até a próxima!