Muitas clínicas odontológicas enfrentam problemas relacionados com a inadimplência, falta nas consultas, falta de compromisso no tratamento por parte do paciente e muitas outras questões.
E a verdade é que isso tudo se entrelaça diretamente com a falta de atenção dos dentistas quanto à documentação da clínica e a parte burocrática dos atendimentos.
Sabemos que ninguém é fã de burocracia e papelada, mas, em alguns casos, é a documentação que vai prevenir dores de cabeças e problemas futuros na relação com o paciente.
É fato que muitos consultórios separam apenas cinco minutinhos para um preenchimento apressado e descuidado de um documento padrão e, por conta disso, enfrentam dificuldades para organizar e gerir o estabelecimento odontológico, impedindo o seu crescimento.
Nesse artigo, iremos conhecer algumas documentações que podem proteger o dentista e assegurar que o tratamento irá se desenrolar da melhor maneira possível.
Também, iremos explicar qual é a melhor maneira de armazenar essa documentação. Continue sua leitura e entenda:
O que é o contrato de serviços e tratamento?
O que é o prontuário do paciente?
O que é o TCLE?
O que é o orçamento de tratamentos?
O que é a ficha clínica?
Outros documentos relevantes
O que é o Contrato de serviços e Tratamento?
O contrato é um documento que está em concordância com o Código Civil Brasileiro e deve ser entendido como o acordo entre o profissional dentista e seus pacientes.
Para proteção do profissional, considere a elaboração de contratos escritos, completos e assinados em todos os procedimentos realizados em pacientes.
O contrato odontológico ajuda a resolver problemas relacionados com inadimplência e oferece respaldo jurídico ao dentista, além de reduzir taxas de abandono de tratamento e faltas.
O que é o Prontuário do paciente?
O prontuário eletrônico odontológico do paciente nada mais é do que um compilado de informações pessoais do paciente em atendimento. Por serem armazenados na nuvem e ter funcionamento computadorizado, eles fornecem mais segurança ao dentista e também ao paciente.
Os prontuários eletrônicos permitem consulta rápida, o que facilita bastante o dia a dia do dentista e secretária, bem como otimiza o tempo de trabalho no setor de organização e gestão do consultório odontológico.
É importante ressaltar que os dados presentes no prontuário não devem ser rasurados ou danificados de qualquer forma, muito menos perdidos.
Em caso de alteração de alguma informação, o documento deve ser refeito com os dados atualizados.
Em prontuários eletrônicos, a atualização é facilitada: basta editar o documento e, ainda, o dentista fica protegido de falhas, perdas e rasuras.
Ainda, há o benefício de salvar espaço físico no estabelecimento, pois todos os prontuários ficarão seguros e armazenados digitalmente. Vale a pena considerar uma “gestão paperless” no seu consultório.
O que é o TCLE?
O Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE) cumpre dois papéis: oferecer respaldo legal ao dentista e informar o paciente sobre condições inerentes ao tratamento que contratou.
Por exemplo, em casos de implante, o paciente precisa ser avisado que a higiene bucal precária prejudica o tratamento, bem como faltas nas consultas marcadas.
Com isso, o dentista evita problemas que podem surgir ao longo do tratamento e se protege legalmente, além de informar o paciente que o tratamento deve ser executado de determinada forma ou os resultados serão abaixo do esperado. É importante que o TCLE inclua a autorização para execução do tratamento.
O que é o orçamento de tratamentos?
No planejamento odontológico deve estar descrito como se dará o tratamento junto com o custo financeiro que o cliente terá ao concordar com o procedimento.
Lembre-se que o orçamento entregue ao paciente precisa estar de acordo com o Código de Defesa do Consumidor. Ou seja, é preciso que todos os procedimentos odontológicos realizados estejam discriminados e descritos de forma individual no documento.
Não basta colocar apenas o valor total, é preciso incluir os valores separadamente, inclusive os materiais utilizados, junto com descrições individuais. É um documento que deve ser elaborado com calma e cuidado.
O que é a ficha clínica?
Na ficha clínica, o dentista irá encontrar informações específicas de um determinado procedimento clínico para cada paciente. Normalmente, uma ficha clínica informa os dados básicos da pessoa em tratamento, em concordância com o prontuário do paciente, e as informações obtidas na anamnese.
A ficha clínica consiste na parte documental de um tratamento e traz o histórico do paciente, bem como suas informações pessoais, a anamnese e o odontograma. A ficha clínica deve ser o primeiro documento a aparecer no prontuário do paciente.
A partir da ficha clínica, o dentista pode solicitar exames médicos que o paciente deve realizar antes de começar o tratamento, como exame de sangue ou radiografia. Os resultados desses exames devem ser anexados ao prontuário do paciente.
Outros documentos relevantes
Para transmitir mais segurança ao paciente e fortalecer o relacionamento de confiança entre dentista e paciente, considere os seguintes documentos:
- Informativos: orientações para o paciente durante o tratamento, mantendo o canal aberto entre dentista e paciente para dúvidas futuras que podem surgir;
- Receituários: relação de remédios e produtos que auxiliam no tratamento, como escovas dentais e fio dental;
- Recomendações: descrição do pós-operatório do paciente para garantir o sucesso da operação;
- Cartas: notificações enviadas em casos de abandono do tratamento.
Conclusão
Agora que você sabe como funcionam todos esses documentos, pode ter certeza que ficará mais protegido ao exercer a sua profissão. Por último, lembre-se que os documentos apresentados nesse artigo (contrato, TCLE e orçamento) precisam ser assinados individualmente pelo paciente e guardados no prontuário.
Não esqueça, também, de oferecer uma cópia dessa documentação ao cliente. Dado a importância dessa documentação, considere o arquivamento digital.
E por fim, uma pergunta: quer conhecer mais ferramentas que podem auxiliar no relacionamento com o cliente e na gestão da sua clínica odontológica? Então confira o eBook:
