A secretária odontológica desempenha um papel crucial no funcionamento de qualquer consultório odontológico, sendo parte de sua identidade.
Além disso, ela é uma profissional essencial para garantir um atendimento de qualidade e a fidelização dos pacientes, tornando-se indispensável em todos os processos do negócio.
Por essa razão, é de extrema importância conhecer as características ideais de uma secretária ao realizar o processo seletivo, capacitação e qualificação dessa profissional.
Afinal, a contratação de uma secretária é uma decisão de longo prazo que afetará todos os setores da clínica odontológica. Portanto, é essencial agir com cautela e assertividade durante o processo de entrevista.
Com isso em mente, elaboramos este artigo para destacar os principais fatores a serem considerados ao entrevistar e contratar uma secretária.
Nosso objetivo é contribuir para o crescimento do seu consultório e o desenvolvimento profissional do dentista, contando com o suporte valioso da secretária.
Então se você é dentista ou gestor, e está no processo de contratação de uma secretária, este post é para você. Continue lendo e saiba mais.
Quais as atividades que a secretária odontológica irá desempenhar na clínica ou consultório?
Antes de tudo, é importante saber qual é o papel de uma secretária, pois suas funções variam de acordo com o seu local de trabalho.
Em clínicas odontológicas, a secretária necessita ser multitarefas, isto é, realizar diferentes atividades simultaneamente no dia a dia, especialmente em consultórios menores, e com menos funcionários.
Entretanto, antes de continuarmos elencando as principais atividades da secretária, precisamos alertar um ponto importante. Sobrecarregar a secretária odontológica com mais funções que o usual é prejudicial para a profissional, bem como para o seu negócio.
Portanto, defina as funções de acordo com a capacidade da secretária, levando em consideração fatores como quantidade de pacientes, atendimentos, entre outras questões.
Veremos a seguir as principais atividades de uma secretária.
Realização do cadastro de pacientes
Praticamente todo consultório odontológico necessita de um software para realizar o cadastramento dos pacientes, pois armazenar dados em papéis é inseguro e ultrapassado. Por este motivo, é importante saber se a secretária tem conhecimento básico de informática e proatividade para aprender a utilizar novas tecnologias.
A organização da agenda do dentista
Outra atribuição necessária nas atividades da secretária é a atualização e acompanhamento da agenda do dentista ou gestor. Um software odontológico robusto irá ajudar a secretária com lembretes, avisos e notificações, o que facilita muito na rotina agitada da profissional.
O envio de feedback para o paciente
O retorno ao paciente é fundamental para o sucesso da clínica, especialmente no pós-consulta, já que há o estímulo a voltar para um novo atendimento. Essa é uma das funções mais importantes da secretária odontológica. Ela tem que estar atenta aos check-ups mensais de todos os pacientes ou do retorno de tratamento, pois muitos pacientes tendem a esquecer do seu compromisso por diversas razões.
A recepção do público
Muitas secretárias ainda atuam como recepcionistas do consultório, assim se tornam o primeiro contato da clínica ou consultório com o paciente. Lembre-se de sempre considerar a contratação de uma recepcionista, caso o seu consultório esteja crescendo e necessitando de mais profissionais. Isso evitará uma sobrecarga de trabalho na secretária.
O gerenciamento financeiro
A secretária do consultório também ajuda no financeiro, ao emitir boletos, receber pagamentos, gerir o estoque com novas compras, planejar o pagamento de salários dos funcionários e outras atividades. Lembre-se sempre de contar com um contador nesses momentos. Afinal, a secretária odontológica deve apenas auxiliar nesse processo.
Notou a importância de a secretária ser uma profissional multitarefas, capaz de lidar com várias atividades simultaneamente?
Além disso, é essencial que ela seja proativa e esteja totalmente envolvida com as demandas do consultório.
Além das habilidades multitarefas, é imprescindível que a secretária tenha conhecimento e aptidão para lidar com as ferramentas tecnológicas. A digitalização do consultório odontológico é uma necessidade presente no mercado atual.
Independentemente do tamanho da clínica ou do número de pacientes atendidos, a utilização da tecnologia é fundamental. No caso de dentistas em início de carreira, é recomendado explorar softwares de gestão como uma estratégia para impulsionar o crescimento do negócio.
Além da familiaridade com a tecnologia, o dentista ou gestor precisa considerar outros critérios essenciais durante o processo de entrevista. Continue a leitura para descobrir quais são eles.
O que pedir para as candidatas no momento da entrevista?
A entrevista é parte essencial do processo de seleção. É nesse momento que você, dentista e gestor, vai avaliar as competências de cada candidata, e verificar qual é a melhor escolha para o seu negócio.
Contudo, antes de iniciar a entrevista, há três processos que precisam ser executados. Falaremos sobre eles nos tópicos a seguir.
Recrutamento das candidatas
Nessa etapa, o gestor decide que precisa realizar a contratação de pessoal, seja por motivo de saída de alguém da equipe ou aumento na demanda.
Pedir indicações de conhecidos, outros dentistas e colegas de trabalho é uma opção viável. Se não houver uma pessoa capaz de preencher a vaga, divulgue-a nos veículos de comunicação para atrair profissionais.
Seleção prévia das melhores candidatas
Este é o momento ideal para analisar as indicações e currículos dos candidatos interessados na posição de secretária odontológica. É importante ter em mente alguns critérios eliminatórios, a fim de selecionar apenas as melhores profissionais para a etapa de entrevista.
Alguns desses critérios podem incluir formação acadêmica na área de secretariado, experiência prévia como secretária (em consultórios odontológicos ou em outros contextos), habilidade no uso da norma padrão da língua portuguesa, entre outros critérios específicos de interesse do gestor.
Ao estabelecer esses critérios rigorosos, você estará garantindo que apenas os candidatos mais qualificados avancem no processo de seleção, proporcionando uma base sólida para a escolha da secretária ideal para o consultório.
Questionário inicial
Diante das potenciais candidatas, o gestor deve afunilar ainda mais a sua busca, com o envio de perguntas simples, as quais visam verificar se a pessoa está alinhada totalmente com a vaga.
Faça perguntas de acordo com o perfil que deseja, como por exemplo:
- Qual é a sua disponibilidade durante a semana e sábados?
- Qual é a sua pretensão salarial?
- Por que deseja essa vaga?
- Você pode explicar como você é a candidata ideal?
- O que espera da clínica odontológica?
- Qual é o seu conhecimento em informática?
Depois desses dois passos, o gestor ficará diante de um número limitado de currículos para analisar e candidatas para entrevistar. Essas perguntas podem fazer parte de um formulário prévio de candidatura, que te ajudará a delimitar candidatas para a fase presencial.
O que deve ser identificado na identidade da secretária na entrevista ?
Como já falamos por aqui, a secretária odontológica tem muitas responsabilidades dentro de uma clínica. Por isso, é importante que na hora da entrevista, você como gestor, perceba se a candidata tem as qualidades necessárias para lidar com todas essas responsabilidades.
Vamos separar essas qualidades em duas: hard e soft skills.
Hard Skills da secretária odontológica
Chegou o momento do gestor ou entrevistador selecionar perguntas que podem ser feitas no momento da entrevista para avaliar as qualidades técnicas (hard skills).
São competências específicas e mensuráveis que um profissional adquire por meio de treinamento, educação formal ou experiência de trabalho.
No contexto da contratação de uma secretária, é importante que o gestor tenha em mãos o questionário pré-entrevista e o currículo da candidata no momento da conversa para que as dúvidas possam ser esclarecidas.
Ainda, preste atenção não apenas nas respostas da candidata, mas na maneira que ela se comporta durante a entrevista e na linguagem não-verbal, como a relutância em responder alguma pergunta, o grau de inquietação e o nervosismo, o tom de voz e outros aspectos.
Não há um roteiro específico e nem protocolos fixos no momento da entrevista, mas é importante deixar a candidata à vontade, para que a conversa seja agradável e enriquecedora para ambas as partes.
Comece com perguntas relacionadas com as informações que já tem, ou seja, leve em consideração o currículo e o questionário da candidata:
- Quais foram as experiências profissionais que você mais gostou? Por quê?
- Quais foram as que menos gostou? Por quê?
- Quais foram suas maiores realizações profissionais?
- Você pode falar sobre como a sua atuação profissional impactou esses estabelecimentos nos quais trabalhou?
- Você se julga capaz e habilitada para ocupar essa vaga? Por quê?
- Quais são seus pontos fortes? E os fracos?
- Como você lida com tecnologia?
- Como você lida com pessoas em geral? Gosta de se comunicar e de conversar? Você se considera uma boa comunicadora?
Anote as respostas dadas e procure não interromper a fala das candidatas. Se tiver dúvidas, guarde-as para o final.
Também, abra espaço para as dúvidas da candidata. A entrevista é um momento de troca de vivências e experiências entre todos, então procure manter esse canal do diálogo sempre aberto.
Soft Skills da secretária odontológica
As soft skills, ou então habilidades comportamentais, são características pessoais e traços de personalidade que influenciam a forma como um profissional se relaciona com os outros e desempenha suas tarefas.
No caso de uma secretária, algumas algumas características que devem ser observadas durante a entrevista e que a candidata ideal deve ter são:
- Simpatia e extroversão: a secretária, assim como o dentista, lida com dezenas de pessoas, tanto funcionários, fornecedores, pacientes e o público em geral (os futuros pacientes). Por esse motivo, demonstrar simpatia com todas as pessoas não deve ser considerado um dever, e sim uma característica pessoal essencial.
- Boa comunicação: a comunicação para a secretária odontológica é fundamental, pois ela, como já dito, lida com diversas pessoas no cotidiano. Avalie o vocabulário que usa e suas habilidades escritas também em um questionário prévio e no currículo.
- Organização: o ponto em comum entre todas as secretárias (de todos os segmentos) é a organização. No momento da entrevista, é possível identificar a organização de alguém em como a pessoa se comunica e na maneira que se apresenta.
- Dinamismo e proatividade: a secretária deverá exercer múltiplas tarefas. Por isso, o dinamismo em encontrar soluções é fundamental, além de antecipar futuros problemas.
- Pontualidade: cumprir horários é um comportamento indispensável para a secretária. Se a profissional chegar atrasada na entrevista, isso pode acontecer na sua rotina, além de sinalizar para a falta de organização. Procure saber as razões para o atraso e não fazer pré-julgamentos, mas com o sinal de alerta ligado.
- Inteligência emocional: em um dia normal de trabalho, a secretária se depara com muitas situações adversas, como pacientes rudes e outros eventos inesperados. Fazer perguntas sobre como seria o comportamento dela em situações curiosas que já aconteceram na clínica é uma boa ideia.
Soft skills são parte essencial de um bom profissional. Portanto, não negligencie essa etapa tão importante da entrevista.
Por fim,
Um consultório odontológico de sucesso precisa de uma profissional de excelência que ajude todos os setores, além de manter a organização de todos os processos.
Isto é, a maneira de encontrar o melhor profissional da recepção é notar sua capacidade de organização.
Vale pontuar que um software odontológico pode potencializar a organização interna do consultório. Lembre-se que quanto mais organização, mais tempo você tem para melhorar o desempenho do consultório.
Ter uma profissional que alimente a plataforma ajudará ainda mais na produtividade, organização e praticidade.
Por isso, antes de pensar em contratar alguém, pense quais as atividades que serão atribuídas a ela com o software odontológico.
Em conjunto, a secretária e o sistema de gestão serão capazes de trazer muitos pacientes para a clínica odontológica e você verá o seu negócio escalar rapidamente.
Conte sempre com o Dental Office, o melhor software de gerenciamento para clínicas e consultórios odontológicos.
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