Existem algumas formas da secretária de dentista se destacar na carreira odontológica. Ser comunicativa, gentil, ter empatia com o paciente e prezar pela organização são algumas das principais formas de se destacar.
Afinal, sabemos que a secretária desempenha um papel essencial para o funcionamento do consultório, ela acompanha desde o atendimento inicial dos pacientes até o auxílio dos demais profissionais.
Muitas vezes, a profissional também repassa informações do dentista e atua como seu braço direito no que diz respeito à gestão da clínica odontológica.
No entanto, ainda é comum que a profissional nem sempre receba o reconhecimento que merece.
Nesse sentido, é importante para toda equipe que a secretária tenha oportunidades para se aperfeiçoar e se destacar em sua carreira profissional.
Foi pensando nisso que preparamos um conteúdo completo sobre a secretária de dentista e porque sua capacitação é essencial para toda clínica odontológica, além de dicas para otimizar seu desempenho.
Tenha uma boa leitura!
Quais são as funções de uma secretária de dentista?
Em consultórios grandes ou pequenos a presença de uma secretária é marcante, uma vez que ela está no centro das atividades.
A secretária de dentista é responsável por alinhar e organizar diversos aspectos para o funcionamento da clínica odontológica.
No entanto, é importante ressaltar que suas funções não são as mesmas desempenhadas pela recepcionista.
Leia mais: Técnico em saúde bucal, Secretária e Auxiliar de Dentista: quais as diferenças desses profissionais?
Quando a clínica odontológica apresenta uma equipe bem alinhada e distribuída, a recepcionista atende prioritariamente a recepção.
Geralmente, a secretária é quem realiza tarefas administrativas e operacionais:
Agendamento de pacientes
O sucesso de um consultório depende muito de uma agenda para dentistas sempre cheia, sendo a secretária a principal responsável pela sua organização.
Além disso, a profissional lida com quem faltou à consulta, preenche os horários vagos, cuida dos reagendamentos, negocia com pacientes insatisfeitos, entre outras questões.
Leia mais: Paciente insatisfeito? 5 dicas para reverter essa situação
Controle financeiro
A secretária de dentista é fundamental para a gestão financeira do consultório, uma vez que geralmente está envolvida em processos administrativos como recebimento e realização de pagamentos.
Muitas vezes é a secretária de dentista quem faz o fechamento do caixa diário e cuida das contas a pagar e a receber, por exemplo.
Lembrando que a secretária apenas auxilia no controle financeiro. Toda a parte tributária e mais burocrática da gestão financeira deve ser delegada a um contador ou profissional da área.
Gerenciamento de atestados e orçamentos
Quando o atestado é solicitado, às vezes é a secretária quem cuida da parte da emissão do documento, coleta da assinatura do dentista e entrega ao paciente.
No caso dos orçamentos, quando ela tem conhecimento dos valores dos procedimentos odontológicos, pode desempenhar a função de fornecer e até mesmo negociar as formas de pagamento.
Toda essa gestão pode ser facilitada com o auxílio de um software de gestão, como é o caso do Dental Office. Saiba mais na nossa página de funcionalidades.
Quais são as características de uma secretária de dentista?
Na maioria das vezes, a secretária de dentista é o primeiro contato que os pacientes têm com o consultório odontológico.
Seja por telefone, e-mail ou mensagens no WhatsApp, é importante que a profissional saiba conduzir o atendimento da melhor forma possível.
Afinal, todo mundo gosta de ser bem atendido e em uma clínica odontológica isso não é diferente.
Dessa forma, seus pacientes se sentem acolhidos e confiantes para começar os tratamentos desde o início.
Entretanto, o papel da secretária vai muito além de prestar um bom atendimento e outras características ajudam na rotina de seu trabalho.
Pensando nisso, eu separei as principais:
Comunicação
A clareza na comunicação é essencial para realizar um atendimento ao público satisfatório e evitar desentendimentos.
Isso não significa que a secretária de dentista deve usar um vocabulário difícil ou termos muito técnicos com os pacientes, mas sim evitar um diálogo informal.
É essencial garantir que o paciente compreenda a explicação ou certificar se há alguma dúvida sobre os valores dos procedimentos, os preparativos para a cirurgia e os horários da consulta.
Ainda que muitas clínicas odontológicas ofereçam agenda online, o atendimento por telefone é muito utilizado para marcar consultas e obter informações.
Sendo assim, a secretária precisa ser ágil no atendimento e estar com a agenda odontológica sempre em mãos.
Gentileza
Como eu mencionei anteriormente, a secretária de dentista é o primeiro contato com o seu consultório odontológico.
Nesse sentido, ela deve ser instruída a acolher os pacientes e realizar um atendimento humanizado, priorizando pela empatia em todos os momentos do atendimento.
É importante que esse contato seja padronizado e, caso aconteça algum imprevisto que atrase as consultas, os pacientes devem ser informados sobre a situação.
Além disso, é essencial que a secretária entenda o que levou o paciente ao consultório odontológico e tenha empatia pela sua condição. Dessa forma, ele se sente acolhido, confortável e seguro.
Organização
A rotina corrida é um dos maiores desafios das clínicas odontológicas, então é indispensável que exista organização em cada uma de suas funções.
Uma secretária organizada é mais produtiva e consegue diferenciar as prioridades das tarefas secundárias.
Organizar a agenda para dentistas ou fazer pedidos ao fornecedor são essenciais para o funcionamento do consultório, por exemplo.
Todo o trabalho dos profissionais da clínica odontológica é pautado pela agenda, uma vez que ela determina a duração das consultas, o intervalo entre os atendimentos e os horários dos procedimentos complexos.
A secretária de dentista deve entrar em contato com os pacientes e confirmar o comparecimento. Dessa forma, há uma redução nas faltas ou a possibilidade de encaixes de urgência.
Você também pode agilizar esse processo apostando em um sistema que faça a confirmação automática de consultas e envio lembretes aos pacientes. Veja como o Dental Office pode te ajudar com isso.
Como otimizar o desempenho de secretárias de clínicas odontológicas?
Existem secretárias de clínicas odontológicas realmente qualificadas, mas que não possuem experiência na profissão e desejam se inserir no mercado de trabalho.
No entanto, há consultórios flexíveis que gostam de oferecer oportunidade para essas profissionais terem o primeiro contato com seu ramo de atuação.
Leia mais: O que considerar na contratação de uma secretária odontológica?
Contudo, é impossível ignorar o fato de que secretárias de clínicas odontológicas precisam de aperfeiçoamento.
Além da profissão se reinventar a cada dia que passa, novas tecnologias estão surgindo a todo momento e a profissional precisa estar preparada para trabalhar com essas ferramentas digitais e aprimorar seu trabalho.
Leia mais: As tendências da odontologia digital para aplicar em sua clínica e atrair e fidelizar pacientes
Hoje em dia, há muitos cursos disponíveis no mercado para secretárias, inclusive um em específico para secretária de dentista.
Sendo assim, é possível desenvolver as habilidades e ter contato com procedimentos e aulas de ética e legislação odontológica.
Em geral, são ótimos investimentos para o próprio dentista fazer, uma vez que são voltados para as atividades desenvolvidas no consultório.
Além disso, é essencial que as funções e os conhecimentos de uma secretária de dentista passem por melhorias e reavaliações.
Por fim,
Esperamos que esse conteúdo tenha esclarecido como a secretária de dentista pode se destacar na carreira profissional e garantir os melhores resultados para a clínica odontológica.
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Agradecemos a sua leitura e até a próxima!