A secretária de dentista desempenha um papel essencial para o funcionamento do consultório, ela acompanha desde o atendimento inicial dos pacientes até o auxílio dos demais profissionais.
Muitas vezes, a profissional também repassa informações do dentista e atua como seu braço direito no que diz respeito à gestão da clínica odontológica.
No entanto, ainda é comum que a profissional nem sempre receba o reconhecimento que merece.
Nesse sentido, é importante para toda equipe que a secretária tenha oportunidades para se aperfeiçoar e se destacar em sua carreira profissional.
Foi pensando nisso que eu preparei um conteúdo completo sobre a secretária de dentista e porque sua capacitação é essencial para toda clínica odontológica, além de dicas para otimizar seu desempenho.
Tenha uma boa leitura.
Quais são as funções de uma secretária de dentista?
Quais são as características de uma secretária de dentista?
Quais são as vantagens da capacitação de secretárias de clínicas odontológicas?
Como otimizar o desempenho de secretárias de clínicas odontológicas?
Quais são as funções de uma secretária de dentista?
Em consultórios grandes ou pequenos a presença de uma secretária é marcante, uma vez que ela está no centro das atividades.
A secretária de dentista é responsável por alinhar e organizar diversos aspectos para o funcionamento da clínica odontológica.
No entanto, é importante ressaltar que suas funções não são as mesmas desempenhadas pela recepcionista.
Leia mais: Técnico em saúde bucal, Secretária e Auxiliar de Dentista: quais as diferenças desses profissionais?
Quando a clínica odontológica apresenta uma equipe bem alinhada e distribuída, a recepcionista atende prioritariamente a recepção.
Geralmente, a secretária é quem realiza tarefas administrativas e operacionais:
- Agendamento de pacientes: o sucesso de um consultório depende muito de uma agenda para dentistas sempre cheia, sendo a secretária a principal responsável pela sua organização.
Além disso, a profissional lida com quem faltou à consulta, preenche os horários vagos, cuida dos reagendamentos, negocia com pacientes insatisfeitos, entre outras questões.
Leia mais: Paciente insatisfeito? 5 dicas para reverter essa situação
- Controle financeiro: ela é fundamental para a gestão financeira do consultório, uma vez que geralmente está envolvida em processos administrativos como recebimento e realização de pagamentos.
Muitas vezes é a secretária de dentista quem faz o fechamento do caixa diário e cuida das contas a pagar e a receber, por exemplo.
- Gerenciamento de atestados e orçamentos: quando o atestado é solicitado é a secretária quem cuida de toda parte da emissão do documento, coleta da assinatura do dentista e entrega ao paciente.
No caso dos orçamentos, quando ela tem conhecimento dos valores dos procedimentos odontológicos, pode desempenhar a função de fornecer e até mesmo negociar as formas de pagamento.
Quais são as características de uma secretária de dentista?
Na maioria das vezes, a secretária de dentista é o primeiro contato que os pacientes têm com o consultório odontológico.
Seja por telefone, e-mail ou mensagens no WhatsApp, é importante que a profissional saiba conduzir o atendimento da melhor forma possível.
Afinal, todo mundo gosta de ser bem atendido e em uma clínica odontológica isso não é diferente.
Dessa forma, seus pacientes se sentem acolhidos e confiantes para começar os tratamentos desde o início.
Entretanto, o papel da secretária vai muito além de prestar um bom atendimento e outras características ajudam na rotina de seu trabalho.
Pensando nisso, eu separei as principais:
Comunicação
A clareza na comunicação é essencial para realizar um atendimento ao público satisfatório e evitar desentendimentos.
Isso não significa que a secretária de dentista deve usar um vocabulário difícil ou termos muito técnicos com os pacientes, mas sim evitar um diálogo informal.
É essencial garantir que o paciente compreenda a explicação ou certificar se há alguma dúvida sobre os valores dos procedimentos, os preparativos para a cirurgia e os horários da consulta.
Ainda que muitas clínicas odontológicas ofereçam agenda online, o atendimento por telefone é muito utilizado para marcar consultas e obter informações.
Sendo assim, a secretária precisa ser ágil no atendimento e estar com a agenda odontológica sempre em mãos.
Gentileza
Como eu mencionei anteriormente, a secretária de dentista é o primeiro contato com o seu consultório odontológico.
Nesse sentido, ela deve ser instruída a acolher os pacientes e realizar um atendimento humanizado.
É importante que esse contato seja padronizado e, caso aconteça algum imprevisto que atrase as consultas, os pacientes devem ser informados sobre a situação.
Além disso, é essencial que a secretária entenda o que levou o paciente ao consultório odontológico e tenha empatia pela sua condição. Dessa forma, ele se sente acolhido, confortável e seguro.
Organização
A rotina corrida é um dos maiores desafios das clínicas odontológicas, então é indispensável que exista organização em cada uma de suas funções.
Uma secretária organizada é mais produtiva e consegue diferenciar as prioridades das tarefas secundárias.
Organizar a agenda para dentistas ou fazer pedidos ao fornecedor são essenciais para o funcionamento do consultório, por exemplo.
Todo o trabalho dos profissionais da clínica odontológica é pautado pela agenda, uma vez que ela determina a duração das consultas, o intervalo entre os atendimentos e os horários dos procedimentos complexos.
A secretária de dentista deve entrar em contato com os pacientes e confirmar o comparecimento. Dessa forma, há uma redução nas faltas ou a possibilidade de encaixes de urgência.
Quais são as vantagens da capacitação de secretárias de clínicas odontológicas?
A capacitação de profissionais deve ser vista como uma prioridade, uma vez que é um investimento que gera benefícios a curto e longo prazo para qualquer empresa.
Porém, a realidade é que muitas vezes os dentistas se preocupam apenas com a qualificação de seus auxiliares.
No entanto, é imprescindível que as secretárias façam parte dos treinamentos para que todo o consultório se torne ainda mais profissional.
Quando você promove o desenvolvimento de carreira da sua equipe, a própria clínica odontológica se beneficia e os resultados são crescimento e fortalecimento da marca.
Além disso, profissionais capacitados se sentem mais motivados, valorizados e confiantes nas funções que desempenham.
Confira então as vantagens da capacitação de uma secretária de dentista:
- Melhora na produtividade: a qualificação diminui as chances de erros e aumenta a autonomia das profissionais, que oferecem mais qualidade nos resultados.
- Redução na rotatividade: como consequência do sentimento de valorização há uma retenção dos talentos da sua equipe, que enxergam mais crescimento e oportunidades dentro do consultório.
- Integração da equipe: a capacitação não promove uma comunicação mais efetiva só com os pacientes, mas também um ambiente saudável em toda clínica odontológica.
- Surgimento de lideranças: com a confiança em propor melhorias e a possibilidade de demonstrar suas habilidades, muitas secretárias se destacam naturalmente no ambiente de trabalho.
- Atualização de conhecimentos: os treinamentos promovem a qualificação de antigos e novos colaboradores quanto às principais tendências e tecnologias disponíveis no mercado.
- Diminuição do estresse: a capacitação evita que o dentista se preocupe com questões administrativas que não sejam estritamente necessárias, gerando um desgaste muito menor na rotina do consultório.
Como otimizar o desempenho de secretárias de clínicas odontológicas?
Existem secretárias de clínicas odontológicas realmente qualificadas, mas que não possuem experiência na profissão e desejam se inserir no mercado de trabalho.
No entanto, há consultórios flexíveis que gostam de oferecer oportunidade para essas profissionais terem o primeiro contato com seu ramo de atuação.
Leia mais: O que considerar na contratação de uma secretária odontológica?
Contudo, é impossível ignorar o fato de que secretárias de clínicas odontológicas precisam de aperfeiçoamento.
Além da profissão se reinventar a cada dia que passa, novas tecnologias estão surgindo a todo momento e a profissional precisa estar preparada para trabalhar com essas ferramentas digitais e aprimorar seu trabalho.
Leia mais: As tendências da odontologia digital para aplicar em sua clínica e atrair e fidelizar pacientes
Hoje em dia, há muitos cursos disponíveis no mercado para secretárias, inclusive um em específico para secretária de dentista.
Sendo assim, é possível desenvolver as habilidades e ter contato com procedimentos e aulas de ética e legislação odontológica.
Em geral, são ótimos investimentos para o próprio dentista fazer, uma vez que são voltados para as atividades desenvolvidas no consultório.
Leia mais: 4 dicas que toda secretária odontológica deveria saber
Além disso, é essencial que as funções e os conhecimentos de uma secretária de dentista passem por melhorias e reavaliações.
Existem inúmeras formas de contribuir para que sua secretária atinja o desempenho ideal para o seu consultório. Veja só:
- Capacitações internas: geralmente são realizadas no próprio consultório e são relacionadas a processos administrativos ou de gestão, como o uso de software odontológico ou procedimentos específicos.
- Palestras e workshops: oferecem conhecimento e aperfeiçoamento de técnicas de forma prática, dinâmica e com breve duração.
- Cursos profissionalizantes: cursos livres que não exigem nível de escolaridade, de custo e carga horária menores e mais flexíveis em comparação com os cursos de graduação.
- Cursos de graduação: cursos de nível universitário, com longa duração em que é possível obter o diploma de bacharel, licenciado ou tecnólogo.
- Ensino à distância: modalidade que vem ganhando cada vez mais espaço e credibilidade, de longa ou média duração e realizado online.
Para garantir um bom desempenho da sua clínica odontológica e que as funções da sua equipe sejam devidamente cumpridas, é indispensável alinhar a sua gestão com o avanço da tecnologia.
Leia mais: 10 ferramentas digitais para facilitar o dia a dia da secretária odontológica
Nesse sentido, além das dicas que eu compartilhei, um software odontológico com prontuário eletrônico leva ainda mais segurança e eficiência para os atendimentos da sua secretária.
Se isso faz sentido para a cultura organizacional do seu consultório então confira agora mesmo essa funcionalidade do Dental Office:
