Secretárias: 3 erros que nenhum gestor deve cometer

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Secretárias são peça fundamental dentro de um consultório ou clínica médica.

Por isso, cometer erros de gestão com esse time pode ser fatal para sua organização e lucratividade.  

Elas são o primeiro contato que seu paciente terá com seus serviços.

Também está nas mãos dela a organização do dia a dia da clínica, bem como a agenda do médico.

Com uma jornada de trabalho nada simples, ela é uma peça essencial.

Para garantir que ela desenvolva um bom trabalho, alguns erros não devem ser cometido pelo gestor.

Neste artigo, separamos 4 erros que devem ser evitados a todo custo para garantir um bom atendimento na recepção de sua clínica médica e uma ótima jornada de trabalho desta profissional.

Acompanhe:

Falta de treinamento

Muitas vezes, pensamos que o dia a dia da secretária médica é apenas receber os pacientes. Falha gravíssima. Treinamento é simplesmente essencial.

Ele ajuda a alinhar as tarefas de sua secretária e também dá suporte para exercer o dia a dia da profissão com mais organização.

Além do mais, a forma como sua secretária administra toda a sua recepção, atendendo seus pacientes e dando conta da parte gerencial, pode determinar se os pacientes voltarão ou se vão procurar outro dentista.

Por isso é importante que você tenha confiança total na sua secretária. A melhor forma de você obter isso é garantindo um bom treinamento para ela.

Um bom treinamento para secretárias consiste em ensinar a ela:

  • Processos bem organizados na recepção;
  • Padrões de atendimento estabelecidos;
  • Incentivo de uma postura amigável e profissional;
  • Autonomia para que ela resolva alguns problemas chave;

Depois disso, cabe ao gestor ou dentista investir na secretária, através de cursos de tecnologia ou outros setores, por exemplo, que concederão técnicas necessárias para uso de sistemas e bancos de dados.

Além disso, quando se investe em um profissional, ele se sente mais valorizado, e automaticamente trabalha com mais motivação.

Isso também resolve um grande problema, que é a alta rotatividade de profissionais no seu consultório.

Treinando bem sua secretária, ela te ajudará a alcançar ainda mais pacientes através de seu ótimo e preciso atendimento.

Acúmulo de funções

Sobrecarregar sua secretária com todas as funções que ela deve exercer, além das funções administrativas, é um erro.

Isso vai baixar a qualidade da entrega das tarefas e, acredite, seus pacientes são os primeiros a perceber a bagunça.

Dividir todas as ações necessárias de forma equilibrada entre todos os membros da equipe é essencial.

Por isso devemos falar sobre um assunto muito importante: jamais contrate uma secretária para fazer o papel de auxiliar de saúde também!

Você deve contratar uma pessoas diferente para cada cargo. Caso contrário vai estar sobrecarregando uma pessoa.

Portanto, vamo entender qual a função de cada uma delas no seu consultório.

A função do auxiliar de saúde bucal

O auxiliar de saúde bucal é o profissional que auxilia dentro do consultório.

Isso significa que seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia.

Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, limpar os materiais necessários, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente.

A atuação do auxiliar de saúde bucal ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista.

Mas, está ligada apenas aos procedimentos dentro do consultório médico.

A função da secretária

A secretária, por sua vez, tem funções relativas ao administrativo do consultório médico.

Mesmo não estando ligada à odontologia, a secretária é essencial para o bom funcionamento da rotina.

Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente.

Também é função da secretária solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório.

Nas suas mãos também podem ficar controle financeiro, de estoque, de fornecedores e agenda médica.

Falta de tecnologia em seu consultório odontológico

Esse é um grande erro. Deixar sua secretária com toda a papelada de um consultório médico é, além de cansativo, desnecessário.

Isso porque um software otimiza todas as tarefas e ações de um consultório odontológico com maestria, facilitando a jornada tanto da profissional quanto do dentista.

Quando ficamos reféns de anotações, documentos e agendas de papel, fica fácil perder informações, cometer erros, etc. Isso, para a gestão, é extremamente perigoso.

Um consultório lida com exames, fichas de pacientes e muito mais.

São informações relevantes para o médico, para o consultório e para a secretária que precisam ser mantidas em segurança.

Dispense os armários cheios de prontuários e as gavetas cheias de papéis.

Com um software de gestão você automatiza processos, facilita a jornada de trabalho da secretária, melhora seu atendimento e tem tudo na nuvem, para ser acessado de qualquer lugar com toda a segurança.

O Dental Office possui as funcionalidades perfeitas para garantir que você desenvolva suas tarefas e alcance ótimos resultados.  

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