Secretárias odontológicas são peça fundamental dentro de um consultório ou clínica.
Por isso, cometer erros de gestão com essa profissional pode ser fatal para sua organização e lucratividade. Afinal, elas são o primeiro contato que seu paciente terá com seus serviços.
Também está nas mãos dela a organização do dia a dia da clínica, bem como a agenda do dentista. Com uma jornada de trabalho nada simples, ela é uma peça essencial.
Para garantir que ela desenvolva um bom trabalho, alguns erros não devem ser cometidos pelo gestor.
Neste artigo, separamos alguns erros que devem ser evitados a todo custo para garantir um bom atendimento na recepção de sua clínica odontológica, e uma ótima jornada de trabalho desta profissional.
Acompanhe:
Falta de treinamento
Muitas vezes, pensamos que o dia a dia da secretária odontológica é apenas receber os pacientes, mas não é bem assim. O treinamento é simplesmente essencial.
Ele ajuda a alinhar as tarefas de sua secretária e também dá suporte para exercer o dia a dia da profissão com mais organização.
Além disso, a forma como sua secretária administra toda a sua recepção, atendendo seus pacientes e dando conta da parte gerencial, pode determinar se os pacientes voltarão ou se vão procurar outro dentista.
Por isso é importante que você tenha total confiança na sua secretária. A melhor forma de você obter isso é garantindo um bom treinamento para ela.
Um bom treinamento para a secretária odontológica consiste em ensinar a ela:
- Processos bem organizados na recepção;
- Padrões de atendimento estabelecidos;
- Incentivo de uma postura amigável e profissional;
- Autonomia para que ela resolva alguns problemas chave.
Depois disso, cabe ao gestor ou dentista investir na secretária, através de cursos de tecnologia ou outros setores, por exemplo, que concederão técnicas necessárias para uso de sistemas e bancos de dados.
Além disso, quando se investe em um profissional, ele se sente mais valorizado, e automaticamente trabalha com mais motivação.
Isso também resolve um grande problema, que é a alta rotatividade de profissionais no seu consultório.
Treinando bem sua secretária, ela te ajudará a alcançar ainda mais pacientes através de seu ótimo e preciso atendimento.
Veja mais em: Secretária de dentista: como se destacar na carreira odontológica
Não dar feedbacks
Não dar feedbacks é extremamente prejudicial porque essa é uma ferramenta valiosa para o desenvolvimento pessoal e profissional.
Quando damos um feedback, oferecemos a oportunidade de explicar como percebemos o trabalho e quais ações podem ser tomadas para melhorar o desempenho. Ignorar feedbacks pode limitar o crescimento e desenvolvimento do colaborador, já que não é possível melhorar sem entender os pontos fortes e fracos.
Além disso, existem outras vantagens de oferecer feedback para a secretária odontológica. Entre essas estão:
- Melhora o desempenho
- Reforça comportamentos positivos
- Fortalece relacionamentos
- Evita problemas
- Estimula o desenvolvimento pessoal e profissional
Em suma, oferecer feedbacks é uma parte importante do desenvolvimento da sua secretária, e pode ajudar a melhorar o desempenho profissional, fortalecer relacionamentos e prevenir problemas no futuro.
Portanto, ofereça feedbacks.
Acúmulo de funções
Sobrecarregar sua secretária com todas as funções que ela deve exercer, além das funções administrativas, é um erro.
Isso vai diminuir a qualidade da entrega das tarefas e, acredite, seus pacientes são os primeiros a perceber a bagunça.
Dividir todas as ações necessárias de forma equilibrada entre todos os membros da equipe é essencial.
Por isso devemos falar sobre um assunto muito importante: jamais contrate uma secretária para fazer o papel de auxiliar de saúde também!
Você deve contratar uma pessoa diferente para cada cargo. Caso contrário vai estar sobrecarregando um desses profissionais..
Portanto, vamos entender qual a função de cada uma delas no seu consultório.
Leia mais em: Quais as características de uma secretária de alto nível?
A função do auxiliar de saúde bucal
O auxiliar de saúde bucal é o profissional que auxilia dentro do consultório.
Isso significa que seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia.
Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, limpar os materiais necessários, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente.
A atuação do auxiliar de saúde bucal ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas está ligada apenas aos procedimentos dentro do consultório odontológico.
A função da secretária
A secretária, por sua vez, tem funções relativas ao administrativo do consultório odontológico.
Mesmo não estando ligada à odontologia, a secretária é essencial para o bom funcionamento da rotina.
Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente. Também é função da secretária solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório.
Nas suas mãos também podem ficar controle financeiro, de estoque, de fornecedores e agenda.
Você pode ler mais sobre e as diferenças de cada uma dessas funções em: Técnico em saúde bucal, Secretária e Auxiliar de Dentista: quais as diferenças desses profissionais?
Não reconhecer o trabalho
Esse é um dos erros mais comuns e que podem custar até mesmo o profissional. O gestor deve reconhecer o trabalho da secretária odontológica, mostrando apreciação e dando crédito pelo trabalho realizado.
Esse reconhecimento é primordial para manter um ambiente de trabalho positivo e produtivo.
Não reconhecer o trabalho de um colaborador pode ter várias consequências negativas, incluindo:
- Desmotivação: Isso pode levar a uma queda na produtividade e a um aumento da rotatividade de secretárias.
- Baixa autoestima: Quando a secretária não recebe reconhecimento pelo trabalho que realiza, ela pode começar a questionar suas habilidades e competências, o que pode levar a uma baixa autoestima e confiança.
- Falta de engajamento: Ao não se sentir valorizada e reconhecida, a secretária odontológica pode ficar sem comprometimento com a clínica e com as tarefas que lhe são atribuídas.
- Perda de talentos: Sem o reconhecimento, a secretária pode ficar desanimada e buscar oportunidades em outros lugares
- Ambiente de trabalho negativo: O clima no ambiente de trabalho pode se tornar negativo e hostil. Isso pode levar a conflitos e uma cultura de falta de reconhecimento e apreciação.
Portanto, invista em reconhecer o trabalho da sua secretária odontológica.
Falta de tecnologia em seu consultório odontológico
Esse é um grande erro. Deixar sua secretária com toda a papelada de um consultório odontológico é, além de cansativo, desnecessário.
Isso porque um software otimiza todas as tarefas e ações de um consultório odontológico com maestria, facilitando a jornada tanto da profissional quanto do dentista.
Quando ficamos reféns de anotações, documentos e agendas de papel, fica fácil perder informações, cometer erros, etc. E para a gestão do seu negócio, isso é extremamente perigoso.
Um consultório lida com exames, fichas de pacientes e outras informações sensíveis. São dados relevantes para o dentista, para o consultório, e para a secretária, que precisam ser mantidas em segurança.
Com um software de gestão você automatiza processos, facilita a jornada de trabalho da secretária, melhora seu atendimento, e mantém tudo na nuvem, para ser acessado de qualquer lugar com toda a segurança.
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Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender melhor quais erros evitar com a sua secretária odontológica.
Lembre-se que ela é o primeiro contato direto do seu paciente. Portanto, essa deve ser uma profissional sempre desenvolvida no seu negócio.
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Agradecemos a sua leitura.