Fluxo de caixa em clínicas odontológicas: como não perder o controle?

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Como fazer uma gestão financeira eficiente? Como controlar o fluxo de caixa?

Você médico-gestor provavelmente já se fez esta pergunta, não é mesmo?

Toda a gestão que busca sucesso tem foco no financeiro, e a alma do financeiro de qualquer negócio, é o caixa. 

Nele se concentra o fluxo de entradas e saídas, junto de todo o balanço de despesas e lucros da sua clínica ou consultório médico. 

O fluxo de caixa é o registro de todo o dinheiro que entra e sai de seu consultório ou clínica odontológica.

Ele ajuda a avaliar a situação financeira, mas também serve como um aliado para tomar as decisões certas.

Ao avaliar atentamente seu fluxo de caixa, também é possível averiguar qual sua margem de lucro e a quantia disponível para investir no seu negócio odontológico. 

É importante alinhar o controle do seu fluxo de caixa, com o seu planejamento financeiros de curto, longo e médio prazo.

Estipule metas de recebimento por dia, mês e ano. A partir disso acompanhe os resultados no fechamento do seu caixa, todo o dia, para verificar sua evolução. 

Um fluxo de caixa é a melhor maneira de medir o sucesso do seu consultório ou clínica odontológica.

Quer garantir que você não cometa nenhum erro? Então confira as seguintes dicas: 

1. Controle as contas da empresa por completo

É preciso que o gestor saiba para onde todo o dinheiro do consultório vai. 

Você provavelmente controla parte dele no caixa físico na recepção. Enquanto grande parte dele está no banco em uma conta junto do que foi depositado ou pago através dos cartões de crédito e débito.

É bastante válido estabelecer um valor máximo para manter o dinheiro no caixa, dessa forma você sempre terá uma quantia, para caso seja necessário. 

Quando este valor for atingido, deposite o restante na conta bancária da sua clínica ou consultório odontológico. Dessa forma seu dinheiro estará seguro. 

2. Não deixe de catalogar os dados

Depois de definidas as contas, é hora de catalogar todas as entradas e saídas. Esta catalogação irá será necessária para que você gestor analise seus resultados financeiros.

Separe os valores em categorias. Isso vai ajudar a identificar de onde está vindo seu dinheiro, o como você está gastando. Especifique cada categoria da seguinte forma:

Despesas

Dentro de um consultório odontológico o ideal é dividir as despesas em cinco categorias distintas para fazer um controle efetivo. Elas são:

  • Custos fixos de manutenção (aluguel, água, luz, produtos de escritório, material de limpeza, telefone, …);
  • Custos com o seu pessoal (salários, benefícios de funcionários, comissões, treinamentos, cursos);
  • Custos relativos ao atendimento (equipamentos odontológicos, impostos, material odontológico, protético, …);
  • Investimento em marketing;
  • Outras saídas (qualquer custo extra que não se enquadra em outra categoria citada acima).

Receitas

Por outro lado, as receitas não precisam de muitas divisões, uma vez que a grande maioria delas provém dos atendimentos odontológicos feitos.

A melhor forma de controlar e verificar suas receitas, é categorizando da seguinte forma: 

  • Ortodontia;
  • Clínica Geral;
  • Exames (caso sua clínica ou consultório ofereça esse tipo de serviço). 

Se sua clínica trabalha com mais algum serviço não citado acima, é necessário que você inclua nesta lista. 

Caso você queira fazer um controle mais detalhado, vale a pena listar todos os tipos de procedimentos desenvolvido por você, e catalogar cada um destes atendimentos feitos. 

Isso permitirá que você saiba quais procedimentos são feitos com mais frequência, e aqueles que não tem tanta procura. 

De maneira geral, mantenha a categorização o mais simples possível. Para que você ou sua secretária consigam manter sua planilha atualizada no dia a dia, sem atrapalhar outras tarefas. 

3. Registre todas as transações do seu financeiro

Essa é a parte crucial do processo, pois caso contrário, seu controle e seus dados não serão realmente confiáveis.

Registrar todas as transações é o que irá validar a veracidade dos seus ganhos e custos financeiros.

Portanto, registre toda a movimentação do seu caixa, por menor que seja. Não esqueça de especificar a data em que cada uma dessas transações aconteceu. 

Para realizar este registro, é possível utilizar um caderno, um livro caixa, uma planilha, ou até mesmo um software.

Um software fará esse registro de forma automatizada. Por outro lado, tanto a planilha, quanto às opções que contam com papel, dependem da precisão humana para registrar.

Independente de que seja você dentista, ou sua secretária, o responsável por esta tarefa deve fazer isso com muita dedicação e atenção. Afinal de contas, precisão aqui, vale ouro!

4. Fechamento de caixa

O fechamento de caixa consiste no processo de conferir se todos os lançamentos foram devidamente realizados.

Ele permite avaliar se o saldo das contas registrado, bate com o saldo real do seu caixa.

O registro e o fechamento do seu caixa devem ser feitos diariamente. Sempre antes de ir embora e fechar seu consultório ou clínica odontológica, faça a conferência e feche seu caixa.

Lembrando sempre de deixar ali apenas o valor estipulado por você, como vimos anteriormente. 

Também é importante destacar que não é uma boa ideia deixar os lançamentos ficarem acumulados.

Portanto, faça os registros durante o dia entre suas tarefas. Esse tipo de ação não costuma levar muito tempo. 

Caso não seja possível fechar o caixa em algum dia específico da semana, tudo bem. Mas faça sempre o possível para que isso seja um hábito diário, pois será benéfico para seu controle gerencial. 

5. Faça a análise de todos os seus relatórios

Depois de registrar tão atentamente todas as transações, e fazer o fechamento do seu caixa, é hora de analisar seus resultados.

Afinal de contas, é exatamente por isso que tudo foi registrado, não é mesmo?

Avalie seus resultados, sempre levando em conta o planejamento financeiro feito por você, e as metas que você deseja alcançar.

Os relatórios financeiros devem ser analisados semanalmente. Não é necessário fazer isso diariamente. 

Não se esqueça que, com o passar das semanas e meses, é muito válido comparar seu rendimento.

Confira as projeções estabelecidas, e a evolução de semana a semana, e de mês a mês. 

Ter este amparo dos dados, permite que o dentista tenha uma visão ampla de todo o setor financeiro. 

Não se esqueça de considerar investimentos na sua clínica ou consultório odontológico, afinal de contas você está em uma busca para melhorar e  se destacar no mercado. 

6. Separe suas contas pessoais das contas da clínica odontológica

Isso é especialmente importante. Caso contrário não será possível controlar de forma eficaz o seu fluxo de caixa, pois alguns lançamentos serão de suas contas pessoais. E você quer saber a situação da sua clínica por completo.

A melhor forma de fazer isso, é escolher um dia para pagar suas contas fixas, funcionários, e você mesmo.

Assim, você dentista vai saber exatamente como está a lucratividade do seu negócio, podem investir nele.

7. Conte com um software

Contar com um software vai te ajudar a controlar seu fluxo de caixa de maneira efetiva e ágil.

O sistema fará os lançamentos automaticamente, economizando o seu tempo, e o da sua secretária ou recepcionista. 

O Dental Office conta com um módulo de financeiro completo, que permite controle do fluxo de caixa, receitas, despesas, controle de cartões e cheques, emissão de boletos e muito mais. Tudo integrado ao seu software de gestão.

Conheça estas funcionalidades e outras mais, para revolucionar sua gestão e garantir controle em todos os setores. 

Fluxo de caixa em clínicas odontológicas: como não perder o controle?