4 dicas que toda secretária odontológica deveria saber

Um dentista de sucesso depende de muitos fatores: o excelente atendimento, o conhecimento da sua especialidade, a fidelização de pacientes, a gestão financeira da clínica ou consultório e, é claro, a secretária odontológica.

O tamanho da importância da secretária muitas vezes é esquecido em consultórios odontológicos, mas isso é um erro, principalmente quando pensamos na fidelização de pacientes.

Afinal, a secretária odontológica é a primeira pessoa com quem o paciente entra em contato, seja no agendamento nas redes sociais ou por telefone, ou mesmo na hora que ele entra no seu consultório.

Além disso, ela realiza parte importante da gestão de um consultório odontológico, cuidando dos horários na agenda, das postagens nas redes sociais e muito mais!

Por isso, continue sua leitura para que esse trabalho tão importante seja um sucesso no seu consultório de odontologia.

Organização: o ponto forte de uma boa secretária odontológica
Comunicação: conquiste o paciente com um contato claro e objetivo
Simpatia: a fidelização de pacientes depende de um atendimento simpático
Flexibilidade: é preciso saber lidar com imprevistos e se adaptar às necessidades da clínica odontológica

Organização precisa ser o ponto forte de uma secretária odontológica

Aproveitar o isolamento social no consultório odontológico? | Dental Office

A secretária é a principal responsável pela agenda. É ela que vai cuidar da organização e da gestão de tempo dentro da clínica odontológica e, por isso, ela tem a responsabilidade de evitar atrasos nos atendimentos e confusões no trabalho do dentista.

Além disso, muitas vezes a secretária ainda precisa pagar contas, mandar mensagens e avisos para os pacientes, cuidar das redes sociais e até controlar o estoque. Tudo isso exige um grande senso de organização para a profissional.

Também é preciso ter uma mesa limpa e organizada, para evitar de causar uma má impressão nos pacientes, e também para ter mais agilidade e produtividade no trabalho.

Para tudo isso, vale a pena deixar de lado a agenda de papel e ter tudo registrado digitalmente em um sistema de gestão para clínicas odontológicas. O ideal é que ele entregue de forma integrada toda a gestão que a secretária precisa fazer. Assim o processo fica mais eficiente e a organização fica mais fácil.

Comunicação: conquiste o paciente com um contato claro e objetivo

A comunicação é uma das principais habilidades necessárias para uma boa secretária odontológica. Afinal, ela precisa combinar horários com os pacientes, recepcioná-los na clínica, marcar reconsultas e até tirar dúvidas. 

Para tudo isso, a secretária precisa comunicar-se de maneira clara, explicando direitinho cada detalhe com calma e paciência. 

Ela precisa também tomar cuidado com a sua dicção e com a articulação das palavras. Falar com pressa, sem cuidado com a pronúncia, pode acabar gerando confusão ou, pelo menos, insatisfação nos pacientes.

Isso tudo também é importante no contato com o dentista (ou com os dentistas) da clínica. Afinal, ela precisa ser clara e objetiva ao informá-los sobre os seus horários, sobre a organização da clínica e até sobre dúvidas que os pacientes demonstraram.

Simpatia: a fidelização de pacientes depende de um atendimento humanizado

Black Friday em clínicas odontológicas | Dental Office

Você conhece o conceito de odontologia humanizada? Ele significa atender cada paciente com empatia, como um ser humano, e não como se ele fosse apenas um problema para ser resolvido.

Esse tipo de atendimento é fundamental para o dentista, mas também precisa fazer parte do trabalho da secretária, tanto nos contatos presenciais quanto nas conversas online ou por telefone com o paciente.

Demonstre interesse no que o paciente tem a apresentar, trate-o sempre pelo seu nome e faça-o se sentir acolhido no consultório odontológico. Tudo isso é muito importante para fidelizar pacientes e garantir que a agenda esteja sempre cheia.

Flexibilidade: é preciso saber lidar com imprevistos e se adaptar às necessidades da clínica odontológica

Nem sempre as coisas vão acontecer dentro do planejamento! O paciente pode desmarcar em cima da hora, o dentista pode precisar faltar, os equipamentos podem dar problema… São várias questões que podem acabar bagunçando toda a organização da secretária.

E é aí que entra a flexibilidade! Uma boa secretária odontológica precisa ter jogo de cintura, para lidar com cada imprevisto de maneira eficiente e sem perder o bom-humor. É importante manter a simpatia no atendimento dos pacientes.

Sabemos que essa é uma das dicas mais difíceis de seguir. E por isso mesmo podemos garantir: ela pode ser o maior diferencial para a secretária em uma clínica odontológica.

Conclusão: a secretária odontológica é a alma do consultório

Como vimos, a secretária é uma pessoa importantíssima dentro de uma clínica ou consultório odontológico. Cuidando da organização diária e do contato com os pacientes, ela demonstra que realmente é fundamental para o trabalho de um dentista.

Por isso mesmo, ela merece as melhores ferramentas para executar suas funções com eficiência, sem perda de tempo e com o mínimo de estresse, não é?

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