O que considerar na contratação de uma secretária de dentista?

A secretária de dentista desempenha um papel crucial no funcionamento do consultório. Ela ajuda a garantir um atendimento de qualidade e contribui para a fidelização dos pacientes, sendo indispensável em todos os processos do negócio.

Devido à importância da função, antes de contratar uma secretária para o seu consultório, você deve conhecer as responsabilidades do cargo e saber quais são as características necessárias para desempenhá-lo. Assim, você poderá realizar o processo seletivo, a capacitação e a qualificação dessa profissional com mais assertividade.

Neste artigo, vamos destacar os principais fatores a serem considerados ao entrevistar e contratar uma secretária odontológica. Nosso objetivo é contribuir para o crescimento do seu consultório e para o desenvolvimento profissional dos dentistas com o suporte de uma boa secretária. Continue a leitura!

Quais as responsabilidades da secretária de dentista?

De modo geral, a secretária é uma auxiliar administrativa que desempenha atividades relacionadas ao bom funcionamento do consultório odontológico. Ela precisa ser multitarefas, ou seja, realizar diferentes funções simultaneamente, especialmente em consultórios menores e com menos funcionários.

Muitas vezes, a secretária realiza algumas tarefas mais simples do setor financeiro, como receber e realizar pagamentos, controlar o fluxo de caixa e realizar depósitos. Além disso, ela também cuida da agenda odontológica, que pode ser compartilhada, também, com outros profissionais, como as recepcionistas.

Cuidar da agenda do dentista é uma tarefa que envolve diversas obrigações, como marcar os atendimentos, confirmar as consultas e organizar os horários da clínica para garantir um fluxo constante e tranquilo de pacientes. 

Também em parceria com a recepção, a secretária pode desempenhar a função de receber o paciente. Nesse momento é preciso orientá-lo corretamente e sanar possíveis dúvidas. Tudo isso enquanto se comunica com o dentista e dá suporte à equipe do consultório.

A seguir, vamos detalhar melhor as principais funções de uma secretária de dentista.

Realização do cadastro de pacientes

Uma boa gestão de consultório odontológico necessita de um software para realizar o cadastramento dos pacientes, afinal, usar papel para armazenar dados não é uma prática segura. Por isso, é importante saber se a secretaria tem conhecimento básico de informática e proatividade para aprender a utilizar novas tecnologias.

Organização da agenda odontológica

Outra atribuição comum no dia a dia da secretária é a atualização e o acompanhamento da agenda do dentista ou gestor. Um software odontológico robusto vai ajudar a secretária com lembretes, avisos e notificações, o que facilita muito a rotina agitada da profissional.

Envio de feedback para pacientes

O retorno ao paciente é fundamental para o sucesso da clínica, especialmente no pós-consulta, já que o estimula a voltar para um novo atendimento. Essa é uma das funções mais importantes da secretária de dentista. Ela tem que estar atenta aos check-ups mensais de todos os pacientes e aos retorno de tratamento, pois muitos pacientes tendem a esquecer do seu compromisso por diversas razões.

Recepção do público

Muitas secretárias ainda atuam como recepcionistas do consultório e se tornam o primeiro contato com o paciente. Lembre-se de sempre considerar a contratação de uma recepcionista, caso o seu consultório esteja crescendo e necessitando de mais profissionais. Isso vai evitar a sobrecarga de trabalho da secretária.

Gerenciamento financeiro

A secretária do consultório também ajuda no financeiro, ao emitir boletos, receber pagamentos, gerir o estoque com novas compras e planejar o pagamento de salários dos funcionários, entre outras atividades. Lembre-se: um contador é essencial nesses momentos, afinal, a secretária de dentista deve apenas auxiliar no processo.

Gerenciamento de atestados e orçamentos

Quando um paciente solicita atestado, a secretária pode ficar encarregada de emitir o documento, coletar a assinatura do dentista e entregar ao paciente.

No caso dos orçamentos, quando ela tem conhecimento dos valores dos procedimentos odontológicos, pode desempenhar a função de fornecer e até mesmo negociar as formas de pagamento.Toda essa gestão pode ser facilitada com o auxílio de um software de gestão, como é o caso do Dental Office. Saiba mais na nossa página de funcionalidades.

Secretária de dentista e auxiliar de dentista são coisas diferentes!

Além de compreender bem o que é da alçada da secretária de dentista, é essencial conhecer os seus limites e entender quais serviços não dizem respeito à função.

Muitas pessoas associam as tarefas da secretária com as de auxiliar de dentista, mas essas funções não são iguais. O auxiliar de dentista tem como principais obrigações dar suporte ao especialista durante o atendimento e proporcionar mais conforto ao paciente durante o processo.

Entre os encargos mais específicos estão:

• Auxiliar o dentista na manutenção e manipulação dos instrumentos de trabalho.
• Fazer a triagem dos pacientes, preparar a sala e os utensílios para os procedimentos que serão realizados pelo dentista.
• Manter a sala de consultas e os aparelhos devidamente higienizados e esterilizados.

Por que a secretária de dentista deve ter letramento digital?

Além das atribuições mencionadas acima, a secretária de dentista deve estar sempre atenta ao mercado de gestão odontológica, às novas práticas de atendimento e às ferramentas tecnológicas.

Como a digitalização do consultório odontológico é uma necessidade presente no mercado atual, o conhecimento e a aptidão para lidar com as ferramentas digitais também deve ser considerado no processo de contratação.

O uso da tecnologia independe do tamanho da clínica ou do número de pacientes atendidos. 

Confira a seguir 10 ferramentas digitais que podem facilitar o dia a dia da secretária de dentista:

1. Todoist: ferramenta de organização e gerenciamento de tarefas.
2. Trello: aplicativo para gerenciamento de projetos e tarefas de forma colaborativa.
3. Google Drive: um dos maiores serviços de armazenamento do mundo, auxilia na organização e na criação de novos documentos.
4. Tiny Scanner: aplicativo que transforma o seu celular em um scanner portátil.
5. Microsoft To Do: essa ferramenta também ajuda na organização, uma das principais funções de uma secretária. 
6. Evernote: plataforma para anotações e coleta de informações.
7. Last Pass: gerenciador de senhas online onde você consegue salvar todas as senhas de todos os sites, e-mails e aplicativos que você precisa em um único lugar.
8. Google Keep: é o aplicativo de anotações do Google, com espaço para adicionar fotos, documentos e áudio nas anotações, além de listas.
9. Forest: aplicativo que ajuda a diminuir a procrastinação.
10. Dental Office: software odontológico para gestão de processos e otimização do tempo.

Leia mais em: 10 ferramentas digitais para facilitar o dia a dia da secretária odontológica

5 características essenciais para uma boa secretária de dentista

A seguir, reunimos algumas características indispensáveis para uma boa secretária de dentista.

Comunicação

A clareza na comunicação é essencial para realizar um atendimento ao público satisfatório e evitar desentendimentos. Isso não significa que a secretária de dentista deve usar um vocabulário difícil ou termos muito técnicos com os pacientes, mas sim evitar um diálogo informal.

Ela precisa garantir que o paciente compreenda a explicação e verificar se há alguma dúvida sobre os valores dos procedimentos, preparativos para a cirurgia e horários da consulta, por exemplo.

Ainda que muitas clínicas odontológicas ofereçam agenda online, o atendimento por telefone é muito utilizado para marcar consultas e obter informações.

Sendo assim, a secretária precisa ser ágil no atendimento e estar com a agenda odontológica sempre em mãos.

Gentileza

Como eu mencionei anteriormente, a secretária de dentista, por vezes, será o primeiro contato do paciente com o seu consultório odontológico.

Nesse sentido, ela deve ser instruída a acolher os pacientes e realizar um atendimento humanizado, priorizando a empatia em todos os momentos do atendimento.

Caso aconteça algum imprevisto que atrase as consultas, os pacientes devem ser informados sobre a situação. A secretária também deve entender o que levou o paciente ao consultório odontológico e ter empatia pela sua situação. Dessa forma, ele se sente acolhido, confortável e seguro.

Organização

A rotina corrida é um dos maiores desafios das clínicas odontológicas, então é indispensável que a secretária de dentista seja organizada. Uma secretária organizada é mais produtiva e consegue diferenciar as prioridades das tarefas.

Organizar a agenda odontológica e fazer pedidos aos fornecedores são atividades essenciais para o funcionamento do consultório e exigem um alto nível de organização.

Para se ter uma ideia, todo o trabalho dos profissionais da clínica odontológica é pautado pela agenda, uma vez que ela determina a duração das consultas, o intervalo entre os atendimentos e os horários dos procedimentos complexos.

A secretária de dentista também deve entrar em contato com os pacientes e confirmar a presença nas consultas. Dessa forma, há uma redução nas faltas e existe a possibilidade de remanejar os horários.

Bom relacionamento interpessoal

Um bom relacionamento interpessoal é fundamental para uma secretária de dentista. Ela precisa saber lidar não apenas com o corpo clínico e com os fornecedores, mas principalmente com os pacientes.

Um relacionamento eficaz, geralmente, envolve três etapas: conhecimento, construção e manutenção.

O conhecimento ocorre no primeiro contato, como na primeira ligação de um possível paciente ou na primeira visita à clínica. Como diz o ditado, “a primeira impressão é a que fica”, e isso se aplica especialmente nesta fase.

A construção é a etapa seguinte, na qual ambas as partes já tiveram o primeiro contato e começaram a desenvolver um vínculo de confiança. Isso se aplica especialmente aos pacientes que fazem visitas regulares à clínica. A fase de construção é essencial para criar e fortalecer o vínculo entre o paciente e a clínica, promovendo a fidelização.

A continuação consiste na manutenção constante desse relacionamento previamente estabelecido. Nesta fase, ambas as partes já se conhecem e trabalham juntas para manter o laço criado anteriormente.

Proatividade e autonomia

Tão importante quanto a organização e a habilidade nos relacionamentos interpessoais, a proatividade e a autonomia também fazem parte de uma boa secretária de dentista.

A autonomia nada mais é que atuar por conta própria, seguindo as normas da empresa, com foco na resolução de problemas. Já a proatividade pode ser definida como um comportamento de antecipação. No trabalho, essa característica costuma se destacar em profissionais que não esperam por ordens para solucionar problemas. 

Para uma secretária de dentista, prever contratempos é fundamental para garantir o bom funcionamento da clínica.

O que pedir para as candidatas no momento da entrevista?

A entrevista é parte essencial do processo de seleção. É nesse momento que você, dentista e gestor, vai avaliar as competências de cada candidata e verificar qual é a melhor escolha para o seu negócio.

Contudo, antes de iniciar a entrevista, há três processos que precisam ser executados. Confira abaixo!

Recrutamento das candidatas

Nessa etapa, o gestor decide que precisa realizar a contratação de uma nova funcionária, seja por motivo de saída de alguém da equipe ou aumento na demanda. 

Pedir indicações de conhecidos, outros dentistas e colegas de trabalho é uma opção viável. Se não houver uma pessoa capaz de preencher a vaga, divulgue-a nos veículos de comunicação para atrair profissionais.

Seleção prévia das melhores candidatas

Este é o momento ideal para analisar as indicações e currículos dos candidatos interessados na posição de secretária de dentista. Você deve ter em mente alguns critérios eliminatórios, a fim de selecionar apenas as melhores profissionais para a etapa de entrevista. 

Alguns desses critérios podem incluir formação acadêmica na área de secretariado, experiência prévia como secretária (em consultórios odontológicos ou em outros contextos), habilidade no uso da norma padrão da língua portuguesa, entre outros critérios específicos de interesse do gestor. 

Ao estabelecer esses critérios rigorosos, você estará garantindo que apenas os candidatos mais qualificados avancem no processo de seleção, proporcionando uma base sólida para a escolha da secretária ideal para o consultório.

Questionário inicial

Diante das potenciais candidatas, o gestor deve afunilar ainda mais a sua busca, com o envio de perguntas simples, a fim de verificar se a pessoa está alinhada totalmente com a vaga. 

Faça perguntas de acordo com o perfil que deseja, como por exemplo: 

• Qual é a sua disponibilidade durante a semana e aos sábados?
• Qual é a sua pretensão salarial?
• Por que deseja essa vaga?
• Você pode explicar por que você é a candidata ideal?
• O que espera da clínica odontológica?
• Qual é o seu conhecimento em informática?

Feito isso, o gestor ficará diante de um número limitado de currículos para analisar e candidatas para entrevistar. Essas perguntas podem fazer parte de um formulário prévio de candidatura, que te ajudará a delimitar candidatas para a fase presencial.

O que deve ser identificado na identidade da secretária durante a entrevista?

Como já falamos por aqui, a secretária de dentista tem muitas responsabilidades dentro de uma clínica. Por isso, é importante que, na hora da entrevista, você como gestor, perceba se a candidata tem as qualidades necessárias para lidar com todas essas responsabilidades.

Vamos separar essas qualidades em duas: hard e soft skills.

Hard skills da secretária de dentista

Chegou o momento do gestor ou entrevistador selecionar perguntas que podem ser feitas no momento da entrevista para avaliar as qualidades técnicas (hard skills). 

São competências específicas e mensuráveis que um profissional adquire por meio de treinamento, educação formal ou experiência de trabalho.

No contexto da contratação de uma secretária de dentista, é importante que o gestor tenha em mãos o questionário pré-entrevista e o currículo da candidata no momento da conversa para que as dúvidas possam ser esclarecidas.

Ainda, preste atenção não apenas nas respostas da candidata, mas na maneira que ela se comporta durante a entrevista e na linguagem não-verbal, como a relutância em responder alguma pergunta, o grau de inquietação e o nervosismo, o tom de voz e outros aspectos.

Não há um roteiro específico, nem protocolos fixos, para o momento da entrevista, mas é importante deixar a candidata à vontade. Assim, a conversa será agradável e enriquecedora para ambas as partes.

Comece com perguntas relacionadas às informações que você já tem, ou seja, leve em consideração o currículo e o questionário da candidata:

• Quais foram as experiências profissionais que você mais gostou? Por quê?
• Quais foram as que menos gostou? Por quê?
• Quais foram as suas maiores realizações profissionais? 
• Você pode falar sobre como a sua atuação profissional impactou esses estabelecimentos nos quais trabalhou?
• Você se julga capaz e habilitada para ocupar essa vaga? Por quê?
• Quais são os seus pontos fortes? E os fracos?
• Como você lida com a tecnologia?
• Como você lida com pessoas em geral? Gosta de se comunicar e de conversar? Você se considera uma boa comunicadora?

Anote as respostas dadas e procure não interromper a fala das candidatas. Se tiver dúvidas, guarde-as para o final.

Também, abra espaço para as dúvidas da candidata. A entrevista é um momento de troca de vivências e experiências entre todos, então procure manter esse canal do diálogo sempre aberto.

Soft skills da secretária de dentista

As soft skills, ou habilidades comportamentais, são características pessoais e traços de personalidade que influenciam a forma como um profissional se relaciona com os outros e desempenha suas tarefas. 

No caso de uma secretária, algumas características que devem ser observadas durante a entrevista e que a candidata ideal deve ter são:

1. Simpatia e extroversão: a secretária, assim como o dentista, lida com dezenas de pessoas, entre funcionários, fornecedores, clientes e o público em geral (os futuros pacientes). Por esse motivo, demonstrar simpatia com todas as pessoas não deve ser considerado um dever, e sim uma característica pessoal essencial.                                                                                       
2. Boa comunicação: a comunicação para a secretária de dentista é fundamental, pois ela, como já dito, lida com diversas pessoas no cotidiano. Avalie o vocabulário que a candidata usa, bem como as suas habilidades escritas.                       
3. Organização: o ponto em comum entre todas as secretárias (de todos os segmentos) é a organização. No momento da entrevista, é possível identificar a organização da pessoa na forma como ela se comunica e se apresenta.                                                                                                       
4. Dinamismo e proatividade: a secretária deverá exercer múltiplas tarefas. Por isso, o dinamismo em encontrar soluções é fundamental, além da capacidade de antecipar futuros problemas.
5. Pontualidade: cumprir horários é um comportamento indispensável para a secretária de dentista. Se a profissional chegar atrasada na entrevista, isso pode acontecer na sua rotina, além de sinalizar falta de organização. Procure saber as razões para o atraso e não fazer pré-julgamentos, mas com o sinal de alerta ligado.
6. Inteligência emocional: em um dia normal de trabalho, a secretária se depara com muitas situações adversas, como pacientes rudes e outros eventos inesperados. Fazer perguntas sobre como seria o comportamento dela em situações que já aconteceram na clínica é uma boa ideia.

Bônus: erros que nenhum gestor pode cometer com a secretária de dentista

Deixar de realizar o treinamento da secretária

O treinamento é essencial para alinhar as tarefas da sua secretária e dar suporte para ela exercer o dia a dia da profissão com mais organização.

A forma como a sua secretária administra toda a sua recepção, realizando o atendimento aos seus pacientes e dando conta da parte gerencial, pode determinar se os clientes voltarão ou se vão procurar outro dentista. Por essa razão, o treinamento é tão importante.

Para fazer um bom treinamento, você deve passar contemplar os seguintes tópicos:

• Processos bem organizados na recepção
• Padrões de atendimento estabelecidos
• Postura amigável e profissional
• Autonomia para que ela resolva alguns problemas chave

Feito isso, cabe ao gestor ou dentista investir na secretária com cursos que possam aprimorar as habilidades necessárias para uso de sistemas e bancos de dados, por exemplo.

Além disso, quando se investe em um profissional, ele se sente mais valorizado, e automaticamente trabalha com mais motivação.

Não dar feedbacks sobre o trabalho desenvolvido

Não dar feedbacks é extremamente prejudicial porque essa é uma ferramenta valiosa para o desenvolvimento pessoal e profissional. 

Quando damos um feedback, oferecemos a oportunidade de explicar como percebemos o trabalho daquele profissional e quais ações podem ser tomadas para melhorar o desempenho. Ignorar feedbacks pode limitar o crescimento e desenvolvimento do colaborador, já que não é possível melhorar sem entender os nossos pontos fortes e fracos.

Além disso, existem outras vantagens de oferecer feedback para a sua secretária: 

• Melhorar o desempenho
• Reforçar comportamentos positivos
• Fortalecer relacionamentos
• Evitar problemas

Sobrecarregar a secretária

Sobrecarregar a secretária com funções que não são da sua alçada é um erro. Isso vai diminuir a qualidade da entrega das tarefas e, acredite, seus pacientes serão os primeiros a perceber a bagunça.

Dividir todas as ações necessárias de forma equilibrada entre todos os membros da equipe é essencial. Por essa razão, jamais contrate uma secretária para fazer o papel de auxiliar de saúde também!

Por fim,

Um consultório odontológico de sucesso precisa de uma secretária de excelência que ajude todos os setores, além de manter a organização de todos os processos.

Vale pontuar que um software odontológico pode potencializar a organização interna do consultório. Lembre-se que quanto mais organização, mais tempo você tem para melhorar o desempenho do consultório.

Ter uma profissional que alimente a plataforma ajudará ainda mais na produtividade, organização e praticidade.Por isso, antes de pensar em contratar alguém, pense quais as atividades que serão atribuídas a ela com o software odontológico.

Em conjunto, a secretária e o sistema de gestão serão capazes de trazer muitos pacientes para a clínica odontológica e você verá o seu negócio escalar rapidamente.

Conte sempre com o Dental Office, o melhor software de gerenciamento para clínicas e consultórios odontológicos.