É o fim da agenda de papel: entenda porque você precisa de uma agenda online no consultório

Fidelizar pacientes é uma questão essencial para qualquer clínica que deseja se manter próspera e competitiva, especialmente no cenário econômico atual. Mas, como conquistar e reter esses usuários? E a resposta está em um atendimento de qualidade, que comece já no primeiro contato: a hora de agendar a consulta. 

A agenda digital se destaca como uma excelente ferramenta para garantir a retenção dos pacientes. Ela oferece uma experiência prática, moderna e segura.

Por ser o primeiro contato do cliente com o consultório, esse momento precisa ser positivo, estabelecendo uma base sólida para o relacionamento.

Afinal, diferente de outros negócios, a odontologia enfrenta obstáculos significativos no que diz respeito a consolidar relações baseadas em descontos. Até porque os insumos e aparelhos são caros e a arrecadação do consultório precisa cobrir seus custos, sem contar com as limitações de ações de marketing para esses profissionais.

Essas características, no entanto, não combinam com o esquema de gestão que ainda persiste em muitas clínicas odontológicas: o uso de planilhas e agendas de papel.

Então, no post de hoje, vamos abordar como um modelo de agenda digital pode ser muito mais vantajoso do que você imagina. Boa leitura!

Gestão manual e agendas de papel: por que esse modelo se tornou obsoleto?

À princípio, as agendas de papel pareciam uma solução simples e prática para organizar os atendimentos. 

No entanto, com o aumento da demanda, da concorrência e das exigências dos próprios pacientes, esse formato deixou de acompanhar o ritmo das clínicas modernas e passou a representar um gargalo na rotina, visto que a gestão manual é mais suscetível a falhas e instabilidade, como exemplificamos a seguir:

• Gasto de tempo com atividades não essenciais;

• Perda de informações por métodos antiquados de registros de dados;

• Desorganização do negócio como um todo, impedindo uma integração eficaz entre os membros da equipe;

• Comprometimento da segurança dos dados da clínica e de pacientes, levando em consideração a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Comprometimento da integridade dos documentos, já que o papel é mais suscetível a rasgos, manchas, arquivamentos no lugar errado, entre outros.

Por fim, não poderíamos deixar de fora dessa lista os gastos em papelaria. Muitas vezes subestimados, os recursos direcionados a esses insumos poderiam ser usados para aprimorar frentes essenciais, como o espaço físico da clínica, o marketing do consultório, investimentos em qualidade dos serviços ou até mesmo reversão em lucro.

Leia mais: 12 estratégias para organizar a agenda odontológica

6 benefícios da agenda odontológica digital

Conforme observado, utilizar a tecnologia em prol da organização da clínica fará toda a diferença na rotina de quem é responsável por garantir o pleno funcionamento do ambiente.

Mais especificamente, a solução para dentistas pode colaborar com as seguintes funções:

• Facilita o processo de atualização cadastral do paciente;

• A atualização da agenda é automática, de acordo com as informações colocadas no sistema;

• Remarcações de consultas e agendamentos periódicos também são feitos de forma automatizadas;

• Erros em cadastros e agendamentos de uma consulta no mesmo horário são impedidos;

• Pode ser acompanhada pelo celular e computadores, deixando os responsáveis e interessados em determinado horário informados o tempo todo;
• Contribui para o atendimento das normas LGPD, impactando diretamente na segurança do empreendimento e pacientes.

Acima de tudo, todas essas funções colaboram para um dia a dia menos cansativo e mais produtivo, o que seria impossível em clínicas que ainda usam papel para se organizar. 

Porém, o maior benefício de uma agenda odontológica eletrônica é proporcionar o melhor atendimento possível aos pacientes do consultório, pensando que tamanha precisão, rapidez e assertividade causam uma boa impressão ao público. 

Confirmação de consultas e integração com o prontuário: como essas funções são impactadas?

Além do que vimos acima, a integração com o prontuário e a confirmação de consultas – pilares fundamentais para o bom funcionamento da clínica e construção de relacionamento sólido com os clientes – são os elementos mais beneficiados quando o assunto é ter uma agenda odontológica digital.

Isso porque a integração do agendamento com os dados do paciente permite que o seu histórico seja consultado de forma ágil, o que torna o acompanhamento do tratamento mais adequado e, respectivamente, impacta positivamente na saúde financeira do negócio.

Consequentemente, o sucesso desse procedimento é maior, aumentando o grau de satisfação do público e sua fidelização na clínica.

Além disso, o envio de mensagens de confirmação de presença diminui as chances de haver desperdícios de agendamento, o que também é essencial para o sucesso da gestão do consultório.

Contar com um software de gestão é a melhor opção

Em resumo, a agenda digital para dentistas é a peça que faltava para garantir uma organização plena da rotina odontológica, além de ser uma importante ajudante para os funcionários.

Com suas funcionalidades inteligentes, o cotidiano passa a se traduzir em um espaço mais ágil, efetivo e aberto à novas oportunidades, contribuindo com uma experiência ao paciente mais moderna desde o agendamento  – que é exatamente o que a Dental Office agrega para a sua realidade.

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