Como tornar a fila de espera da recepção menos estressante?

Com uma sociedade cada vez mais imediatista, com o uso de tecnologias que aumentam a velocidade de tudo, não há dúvidas que esperar atendimento rápido é bem difícil, e quando se está com dor, é bem mais estressante.

A fila de espera é responsável por desistências, caras feias e até a forma como o paciente irá se relacionar com os funcionários. Pois, depois de esperar um bom tempo para realizar somente um cadastro, qualquer um mudaria sua visão do consultório (ou clínica) odontológica.

A experiência na fila de espera pode ser decisiva em como o paciente irá enxergar o seu consultório (ou sua clínica) odontológica.

Como se trata de fator primordial para o sucesso do seu negócio, nós do Blog Dental Office, separamos algumas dicas para você tornar a fila de espera da recepção menos estressante ao paciente e, respectivamente, para a secretária.

Legislação

Antes de darmos as dicas é muito importante você conhecer a legislação sobre filas no Brasil:

  • A Lei das Filas: Art. 1º As pessoas portadoras de deficiência, os idosos com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos, as gestantes, as lactantes e as pessoas acompanhadas por crianças de colo terão atendimento prioritário, nos termos desta Lei.
  • Manual de Atendimento CFO: O tempo de espera não poderá ultrapassar mais de 30 minutos em sala de espera.

Qualquer violação dessas normas poderá acarretar em multas fiscais. E se o paciente souber disso e denunciar, você irá lidar com um problemão.

Quer saber mais sobre os direitos básicos do paciente, para evitar esses grandes problemas? Então, acesse esse artigo.

Entretenimento na sala de espera

Uma pesquisa realizada pela consultoria TOMAZ Gestão e Marketing, sobre o desempenho da odontologia no Brasil, descobriu que a preferência de entretenimento dos pacientes nas salas de espera da clínica e consultório é o Wi-Fi.

Ter esse tipo de entretenimento é fundamental para aqueles momentos de atrasos imprevistos.

Separamos mais alguns itens que poderão entreter o paciente durante a espera:

  • Televisão;
  • Rádio;
  • Revistas e Jornais.

Além disso, é importante você pensar em como entreter as crianças. Ter, por exemplo, um espaço para os pequeninos é uma boa ideia, tente determinar um local físico a eles, coloque lá brinquedos, materiais para desenho e livros infantis.

Dessa forma, tanto a criança quanto o adulto terá instrumentos para se entreter até o atendimento.

Análise o TMA

A fila de espera pode estar demorada pelo alto nível de TMA (Tempo Médio de Atendimento). Tanto para a secretária quanto para o dentista, se demorar o atendimento, isso aumentará a fila espera.

Para fazer o TMA é simplesmente somar o tempo de atendimento e dividir pela quantidade de atendimento.

Recomendamos você começar pela recepção, onde é o primeiro contato do paciente com a clínica ou consultório.

Muita das vezes, o alto nível de TMA da recepção é pela lentidão da secretária em alimentar as informações do paciente no papel ou no software odontológico.

Se a secretária estiver com essa lentidão, é essencial você qualificá-la em algum curso de informática básica, para o software de gerenciamento.

Caso haja papel, elimine-o. Pois, com o software de gerenciamento odontológico tudo é feito em segundos. Você ganha mais organização do ambiente de trabalho, produtividade e tempo.

Ao dentista, também é mesmo conselho, seja claro e objetivo com o paciente. Evite ao máximo conversas paralelas e sempre dê uma estimativa do tempo de atendimento para à secretária, pois dessa forma ela consegue organizar sua agenda da melhor forma.

Organização tecnológica

Já dissemos diversas vezes aqui no Blog Dental Office, organização é chave do sucesso de consultórios e clínicas renomadas da odontologia brasileira. E você já deve ter notado que fila de espera gigante é sinal de desorganização dos processos.

Uma das formas mais eficiente de organização das filas é por meio de um software odontológico. Os melhores softwares possuem funcionalidades que auxiliam o atendimento.

Já imaginou em ter diversas informações sobre a dor do paciente antes mesmo dele entrar na sala de consulta? Assim, você consegue agilizar o atendimento. Isso é possível, por meio de um bom software odontológico.

Além disso, com software, você consegue classificar e ordenar a prioridade e gerenciar qual será o tempo máximo de atendimento para cada tipo situação.

Elabore relatórios intuitivos do Tempo Médio de Atendimento (TMA) de cada dentista atuante na sua clínica ou consultório odontológico. Dessa forma, você consegue resolver o problema na sua origem.

Enfim…

A experiência do paciente durante todos os processos da clínica ou do consultório é primordial para fidelização.

Você viu neste artigo, fatores importantes para considerar sobre a fila de espera, que influenciam essa experiência.

Fatores como: a legislação, o entretenimento do paciente, análise do Tempo Médio de Atendimento e a organização tecnológica por meio de um software odontológico.

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Agradecemos a leitura

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