Como as métricas podem ajudar a saúde financeira da sua clínica?

Certamente o financeiro é um dos principais pilares da gestão odontológica.

Sem uma gestão financeira eficaz, sua clínica ou consultório pode estar correndo riscos.

E o que pode te ajudar na gestão financeira é saber controlar e entender as métricas.

Mas, afinal o que é métrica? Nada mais é do que a medição de um determinado conjunto de informações.

Por exemplo, 10 atletas correram 15 km por dia. Com essas informações podemos extrair algumas métricas:

• Os atletas gastam em média 2 horas para finalizar o percurso;
• Dos 10 atletas 4 estão abaixo da média do tempo de percurso;
• Um único atleta percorreu toda trajetória em 1h20, tornando-se o melhor tempo dentre os demais.

Com base nessas informações o treinador desta equipe de atletas poderá tomar ações para corrigir e melhorar o desempenho dos atletas.

Esses dados serão de grande valia para você identificar onde se encontra o problema e o quanto deve ser melhorado.

Porém, não basta apenas extrair métrica aleatoriamente, você precisa saber organizá-la, visto que um negócio gira diariamente diversas informações.

Transformar sua vida profissional, com organização das métricas é o que você irá aprender hoje aqui no Blog Dental Office.

Então, vamos lá?

Aplicando o cálculo das métricas na sua clínica:

A seguir você conhecerá duas métricas muito usadas para medir a saúde financeira de consultórios e clínicas odontológicas:

1º ROI – RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO

O ROI é a informação sobre a relação do investimento e do resultado deste, essa métrica quantifica o capital investido e o retorno desse investimento.

Calcular o ROI é bem simples, basta subtrair o ganho obtido sob investimento pelo investimento, dividir esse resultado pelo valor do investimento e multiplicar por 100, o resultado será em percentual:

Vamos a um exemplo para ficar mais claro em como você poderá aplicar o ROI no seu negócio:

Em uma ação, para otimizar o retorno dos pacientes da sua clínica ou consultório odontológico, foram investidos R$ 10.000,00 (a cada mês) em 6 meses com comunicação.

O resultado dessa ação trouxe o retorno de diversos pacientes, resultando nesse período (6 meses), R$ 144.000,00 de retorno sobre esse investimento.

Logo,

• investimento = 6 meses x  R$ 10.000,00 = R$ 60.000,00 e

• ganho sobre investimento = R$ 144.000,00;

Então, vamos ao cálculo:

Sendo assim, o retorno sobre investimento foi de 140%.

Calcular o ROI parece ser simples, mas nem sempre é tão fácil encontrar os valores de cada investimento.

Nossa dica é que você registre todas essas informações em um software de gerenciamento.

2º CAP – CUSTO DE AQUISIÇÃO POR PACIENTE

Saber quanto custa o seu paciente é fundamental para diagnosticar a saúde financeira do seu consultório ou clínica.

Você deve estar se perguntando: “como assim quanto custa o meu paciente? Isso não é antiético?”.

Primeira ideia que você precisa entender: o consultório ou a sua clínica é um negócio.

Segunda ideia, que é mencionada por Peter Drucker (influente consultor administrativo):”o que não pode ser medido, também não pode ser gerenciado”.

Por este motivo que é essencial você entender todas as informações da sua clínica ou consultório odontológico.

Por exemplo, para diminuir os custos sem deixar de reduzir a demanda, pode-se começar analisando quanto o seu negócio investe para captar os pacientes.

Por isso, é fundamental ter um bom controle do CAP.

Um CAP muito alto significa que o valor ganho com cada paciente não compensa o investimento feito para atraí-lo e que são necessários ajustes, quer no processo de marketing, vendas ou ambos para diminuir esses custos e evitar dificuldades à frente.

Mas, afinal, como calcular o CAP da minha clínica ou consultório odontológico?

Como se trata de uma métrica geral, não aplica-se o CAP em campanhas e departamentos específicos, ao contrário do ROI.

Para fazer isso, basta apenas, dividir o investimento em captação de pacientes pelo quantidade de novos pacientes.

Para ficar mais didático, vamos a um exemplo:

Sua clínica em 2018 investiu R$ 5.000,00 em marketing de atração de pacientes, durante o mesmo ano a clínica retornou 120 novos pacientes.

Logo,

• Investimentos em captação de pacientes: R$ 5.000,00 e
• Quantidade de novos pacientes: 120.

Então, vamos ao cálculo:

Ou seja, o Custo de Aquisição por Pacientes da sua clínica em 2018 foi de R$ 41,66.

Quer aprender a captar mais pacientes para a sua clínica ou consultório odontológico? Então, clique aqui e aprenda 4 estratégias poderosas para atrair e captar mais pacientes.

Taxa de fidelização X Taxa de faltas nas consultas

Outra fator essencial para quem quer equilibrar a saúde financeira de clínicas e consultórios odontológicos, é metrificar as taxas de fidelização e de falta dos pacientes.

TAXA DE FIDELIZAÇÃO

Atualmente, com o mercado odontológico altamente competitivo, reter e fidelizar os pacientes se tornou uma necessidade.

Por isso, antes de investir em ações e campanhas para fidelizar os pacientes, é essencial melhorar a taxa de fidelização.

Para calcular essa taxa utilizamos a seguinte fórmula:

Sendo assim, vamos ao seguinte exemplo, para você aprender a aplicar esse cálculo na sua clínica ou consultório odontológico:

Suponhamos que você queira saber a taxa de fidelização da sua clínica odontológica no ano de 2018.

Para isso, você reuniu 3 informações:

1. Q.P.F: Quantidade de Pacientes Finais no ano de 2018

(essa é a quantidade total de pacientes atendidos até o último dia de 2018);

2. Q.N.P: Quantidade de Novos Pacientes no ano de 2018

(essa é quantidade total de pacientes que foram atendidos pela primeira vez na sua clínica no ano de 2018);

3. Q.P.I: Quantidade de Pacientes no Início do ano de 2018

(essa é quantidade total de pacientes que sua clínica fechou no último dia de 2017).

Nessa análise você contabilizou que:

1. fechou o ano de 2018 com 95 pacientes atendidos (Q.P.F);

2. desses 95 pacientes atendidos em 2018, 10 pacientes realizam seu primeiro atendimento na clínica (Q.N.P);

3. sendo que em 2017 você fechou com 102 pacientes atendidos na clínica (Q.P.I).

Logo,

TAXA DE FALTAS NOS ATENDIMENTOS

Diversas clínicas e consultórios brasileiros sofrem diariamente com faltas de pacientes nas consultas.

Antes de tentar atenuar esse impasse, é fundamental que você conheça as métricas nas faltas de consultas, tratamentos e procedimentos da sua clínica ou consultório odontológico.

Para saber a taxa de faltas nos atendimentos você tem duas possibilidades:

A primeira possibilidade é calcular manualmente. A seguir te ensinaremos como você pode fazer esse cálculo manual:

Essa métrica é bem simples, basta apenas multiplicar o número total da quantidade de faltas, de um determinado período, por 100 e dividir esse resultado pela quantidade de atendimentos marcados nesse mesmo período.

Vamos a um novo exemplo para você aprender definitivamente em como calcular a taxa de faltas.

Suponhamos que sua clínica teve em Maio deste ano (2019) 120 pessoas que marcaram algum atendimento na clínica, desses 50 pessoas faltaram ao atendimento.

Logo,

Ou seja, a taxa de faltas nesse período foi de 45%. Isso significa, que a cada 24 marcações na sua clínica, 11 pessoas faltam ao atendimento.

Se a taxa faltas da sua clínica está alta, como nesse exemplo anterior, clique aqui e aprenda a reduzir as faltas dos seus pacientes.

A segunda possibilidade é automatizar esse processo por meio de um software odontológico.

O Dental Office possui relatórios personalizados, simples e práticos, dessa forma você ganha muito mais tempo com cálculos mais específicos.

Por fim,

Existem diversas outras métricas que você poderá acompanhar para tomar decisões que melhorem o desempenho financeiro da sua clínica ou consultório odontológico.

Você aprendeu neste artigo que antes de resolver o problema é muito importante diagnosticá-lo, e é nessa análise que muita das vezes encontramos problemas que não é tão perceptível aos olhos do gestor.

Saber lidar com essas informações, sejam elas por planilhas do Excel ou por meio de papel, pode acarretar em muito tempo dedicado.

Por este motivo, a implementação de um software odontológico é tão importante, pois com ele você tem mais produtividade para realizar essas ações.

Aproveite a oportunidade de teste grátis do Dental Office, você tem 14 dias grátis para avaliar o melhor software odontológico.

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Agradecemos a leitura!