O WhatsApp é uma ferramenta poderosa para melhorar diversos aspectos de sua clínica ou consultório odontológico. A organização, o atendimento ao paciente e a gestão podem ser potencializadas de uma maneira muito significativa se você aprender a utilizar a ferramenta corretamente.
Questões como: cancelamento e confirmação de consultas, ou até mesmo a parte de agendamento nunca foi tão simples como é com o uso do WhatsApp.
Antes de o aplicativo se tornar tão popular, a secretaria precisava telefonar para o paciente que nem em todos os casos atendia ou retornava. O que gerava grandes transtornos para o consultório pela inadimplência.
Para auxiliar você a impulsionar a organização e atendimento de sua clínica e para que ela não fique no passado, trouxemos um conteúdo completo com formas de usar o WhatsApp de uma maneira eficiente.
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Confira:
Impulsione a gestão de seu consultório com o WhatsApp
Utilize o WhatsApp corretamente em sua clínica ou consultório odontológico
Com o avanço da tecnologia e as diferentes possibilidades de comunicação, o tempo em que a secretaria passava horas para organizar os agendamentos de consultas, confirmações e retornos já foi.
O WhatsApp, ferramenta que tem se mostrado fundamental no dia a dia de consultórios e clínicas odontológicas, têm melhorado significativamente a produtividade da equipe e também a qualidade dos serviços.
Isso porque a comunicação via WhatsApp se faz muito mais ágil e presente, já que é comum as pessoas estarem sempre conectadas ao aplicativo e se sentirem mais dispostas a responderem por mensagens.
Dessa maneira, com a melhora na agilidade do atendimento na parte da secretaria, o paciente se sentirá mais acolhido e, por consequência, o relacionamento entre dentista e paciente também melhora.
Mas a pergunta que fica é: como usar o WhatsApp corretamente e usufruir de todas as vantagens que ele oferece?
Continue a leitura que explicamos para você!
Separe perfil profissional de perfil pessoal
Quando se trata de uma clínica odontológica, é comum que existam perfis diferentes, o da clínica e o do dentista. Já quando falamos do profissional que atende sozinho em seu consultório, é comum que os perfis estejam unidos.
Contudo, é importante que estejam separados, pois além de tornar os atendimentos odontológicos mais organizados, você transmite um ar mais profissional para o seu negócio.
Além disso, quando o perfil profissional é o mesmo que o pessoal, pode gerar bastante desconforto para o paciente, que em algum momento pode lhe enviar uma mensagem fora do seu horário de serviço e acabar não sendo atendido.
Por esse e entre outros motivos é recomendado o uso de diferentes perfis, para que tudo ocorra da maneira mais profissional possível.
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Tenha uma postura profissional
Para que o paciente não tenha más impressões do seu atendimento, o profissional responsável por responder e utilizar o WhatsApp do consultório deve determinar limites e manter sempre uma postura profissional.
Algumas atitudes não profissionais, como fugir de assuntos relacionados à consulta, podem gerar um desconforto e insegurança ao paciente.
Sendo assim, antes mesmo de responder, defina qual será a sua postura, como irá se comunicar e, também, preste atenção em questões como:
- Conversas sobre diagnósticos devem ser feitas pessoalmente, para que você possa responder a todas as dúvidas de seu paciente com atenção.
- Conversas sobre questões financeiras precisam de data e hora marcada, com a mesma intenção de deixar o mais claro o possível.
- Deixar o paciente sempre informado sobre o atendimento é uma maneira de ele se sentir importante. Dessa forma, não o deixe sem respostas.
- Não seja invasivo ou crie grupos no WhatsApp para mostrar seus serviços ou oferecer promoções. Além de ser antiético, isso pode afastar o seu paciente da sua clínica.
- Não compartilhe fotos de antes e depois. Apesar de ser um movimento comum, vale a pena investigar para saber se você não está infringindo a lei.
- Mantenha uma postura ética e esteja sempre atualizado sobre o que diz a legislação odontológica.
Vale ressaltar que mensagens automáticas podem ajudar muito com estas questões citadas a cima. Além disso, ajuda a automatizar os processos no dia a dia do consultório.
Essa possibilidade está disponível na versão Business, lá você consegue configurar mensagens automáticas para que quando o paciente entrar em contato, ele seja respondido na hora.
Essa função se mostra crucial para quando o paciente chamar fora do horário de serviço. Neste momento, ele receberá uma mensagem automática que o informará sobre os horários de expediente.
Melhore o atendimento ao paciente com WhatsApp
Cada vez mais o WhatsApp tem sido usado como uma ferramenta de trabalho importante, além de se mostrar fundamental para empresas que querem se destacar no mercado.
Isso porque o aplicativo ajuda muito a estreitar o relacionamento com o paciente, além de melhorar a organização dos atendimentos do dia de uma maneira facilitada, sem precisar ficar ligando para cada um dos pacientes para obter a confirmação das consultas.
Lembrando que, o WhatsApp possui a vantagem de usá-lo especificamente para o trabalho, pois você pode adquirir para a sua clínica ou consultório a versão WhatsApp Business, que oferece diferentes funcionalidades para potencializar o atendimento e facilitar o dia a dia.
Com o WhatsApp Business é possível:
- Criar um perfil para o consultório para manter o contato com os pacientes e os informar sobre algo importante relacionado às suas consultas.
- Ser mais eficiente na comunicação com o paciente, como: enviar mensagens automáticas quando estiver ausente, ou até mesmo mensagens de saudações quando o cliente entrar em contato com seu consultório pela primeira vez.
- Utilizar o WhatsApp Web para estar sempre presente e responder seus pacientes de uma maneira mais ágil e eficiente.
- Utilizar o suporte para números fixos. Lá você consegue cadastrar seu telefone fixo para que seus pacientes possam enviar mensagens para este número.
- Ter o WhatsApp e o WhatsApp Business no mesmo aparelho, porém é necessário ter dois números de telefones cadastrados
Com todas essas possibilidades seu paciente se sentirá muito mais acolhido e a comunicação se fará muito mais clara e ágil. Além de facilitar muito o dia a dia de todos na clínica.
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Impulsione a gestão de seu consultório com o WhatsApp
Não é apenas o atendimento e relacionamento com o paciente que melhoram em utilizar o WhatsApp como uma ferramenta para o dia a dia do consultório.
Com o aperfeiçoamento desses fatores, são muitas as vantagens que a clínica recebe. Entre elas, estão:
- Redução de custos: neste aspecto você economiza muito pois, adeus contas extras com telefones. O WhatsApp é um aplicativo totalmente gratuito e prático para uso. Já que é comum hoje em dia as pessoas preferirem falar por mensagens do que ligar, por ser muito mais funcional . Além disso, caso você possua uma agenda digital, é possível integrar com o WhatsApp Business, o que deixará tudo mais organizado e simples.
- Armazenagem de dados de forma segura: com o WhatsApp fica mais fácil registrar conversas. Isso porque o aplicativo armazena todas as informações no seu dispositivo. Então, sempre que surgir alguma dúvida, você conseguirá visualizar facilmente.
- Satisfação do paciente com o seu atendimento: é muito comum que boa parte dos pacientes desistam do atendimento por não serem atendidos na hora. Com o WhatsApp e a opção de envio de mensagens automáticas, você evita o incômodo do paciente ficar aguardando muito tempo para ser atendido ou receber uma resposta sobre quando será respondido.
- Automatização de processos: a automatização de processos é uma das maiores vantagens que sua clínica pode receber ao usar o WhatsApp. Pela possibilidade de envio de mensagens automáticas, o paciente não fica esperando por um retorno.
Ao utilizar o WhatsApp para clínicas odontológicas, o trabalho de todos no consultório se torna muito mais simples. Além disso, adquirir um software para dentistas para complementar às atividades diárias e deixar tudo mais visível e organizado é uma grande vantagem que você terá para fidelizar e conquistar mais pacientes.
Quer mais dicas para usar o WhatsApp na sua clínica ou consultório odontológico de uma forma estratégica e que seja eficiente para sua gestão e seu atendimento? Para ajudar você com isso, trouxemos um conteúdo completo. Não deixe de conferir!
