Folha de pagamento em clínicas odontológicas: um guia prático para organização

Organizar a folha de pagamento é uma tarefa primária para qualquer empresa, e clínicas odontológicas não estão isentas desse processo. No contexto brasileiro, isso envolve uma série de normas e legislações específicas.

A folha de pagamento é um documento que registra todas as informações referentes à remuneração dos funcionários, descontos obrigatórios, contribuições sociais e demais verbas salariais.

Estar em dia com essas obrigações trabalhistas e tributárias é imprescindível para um bom controle financeiro.

Por isso, preparamos um guia em como organizar a sua folha de pagamento.

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Como organizar a folha de pagamento da sua clínica odontológica?

Para calcular o holerite ou a folha de pagamento da clínica odontológica, você precisa saber dessas 3 tributações:

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):

• Alíquotas e faixas salariais: Conheça as alíquotas e faixas salariais estabelecidas pelo INSS. Este é um desconto obrigatório sobre a folha de pagamento que varia de acordo com o salário do colaborador.
• Contribuição patronal: Além do desconto do empregado, a clínica odontológica deve efetuar a contribuição patronal ao INSS. Este valor é calculado sobre a folha de pagamento total.

FGTS (fundo de garantia por tempo de serviço):

• Alíquota fixa: A clínica deve depositar, mensalmente, um percentual fixo sobre o salário do empregado em sua conta vinculada no FGTS. A alíquota é de 8% do salário do trabalhador.
• Rescisões contratuais: Em casos de rescisão do contrato de trabalho, a clínica odontológica é obrigada a pagar uma multa de 40% sobre o valor total depositado na conta do FGTS do empregado.

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IRPF (imposto de renda retido na fonte):

• Tabela progressiva: Utilize a tabela progressiva para calcular o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre os salários dos funcionários. A tabela é atualizada anualmente pela Receita Federal.
• Deduções permitidas: Considere as deduções permitidas por lei, como dependentes e despesas com educação, para calcular o IRRF de forma mais precisa.

Tabela do INSS

Em 2025, o salário mínimo nacional é de R$ 1.518,00 e o teto do INSS é de R$ 8.157,41. As alíquotas de contribuição do INSS para trabalhadores com carteira assinada (CLT) são progressivas e variam conforme a faixa salarial:

FGTS 

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é uma obrigação para todas as empresas, incluindo clínicas odontológicas. Em 2025, a alíquota do FGTS permanece em 8% do salário bruto mensal para trabalhadores em geral. Para trabalhadores domésticos, a alíquota é de 11,2%, sendo os 3,2% extras referentes à antecipação do recolhimento rescisório. Já para jovens aprendizes, a alíquota é reduzida para 2%.

Imposto de renda retido na fonte (IRRF)

A tabela do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para 2025 foi atualizada em abril, com vigência a partir de maio. A isenção foi ampliada para rendimentos mensais até R$ 3.036,00. Acima desse valor, aplica-se a tabela progressiva:

Qual a estrutura da folha de pagamento?

Além das tributações, a folha de pagamento precisa conter:

• Dados da empresa: Razão social, CNPJ, endereço, etc.
• Informações dos funcionários: Nome completo, CPF, PIS/PASEP, cargo, data de admissão, etc.
• Remuneração: Salário bruto, horas extras, comissões, bônus, etc.
• Descontos: INSS, IRRF, vale-transporte, vale-refeição, faltas, etc.
• Proventos: Salário líquido, depósitos em conta, etc.

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Modelos de folha de pagamento

Existem dois modelos de holerites (folha de pagamento) utilizados para registro contábil:

1. Holerite impresso

Utilizado por clínicas e consultórios odontológicos tradicionais, que gerenciam todas as informações por papel. É comum serem construídos por planilhas de Excel, e embora ofereçam familiaridade, essa abordagem pode ser propensa a erros, demandar muito tempo para atualizações e apresentar desafios de organização e segurança de dados.

2. Holerite digital

A versão digital apresenta uma série de vantagens, já que você conta com um serviço personalizado de contabilidade online. O holerite digital, integrado a serviços de contabilidade online, oferece agilidade na geração, acesso remoto instantâneo, segurança avançada de dados e sustentabilidade. 

Ao substituir os métodos tradicionais, proporciona eficiência operacional, redução de erros e simplificação na gestão financeira, sendo uma escolha preferida por empresas modernas e seus colaboradores.

A folha de pagamento (holerite) desempenha um papel importante na gestão contábil de sua clínica ou consultório odontológico. Para garantir uma organização eficaz, é essencial administrar mensalmente informações como deduções fiscais, admissões e demissões de funcionários.

A chave para o sucesso reside em aproveitar a tecnologia, integrando a gestão dessas informações a softwares automatizados. Essas ferramentas não apenas melhoram o desempenho, mas também otimizam o tempo dedicado à administração de sua clínica ou consultório odontológico.

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