Como fazer o controle de recibos na clínica odontológica: guia rápido para iniciantes!

Fazer o controle de recibos na clínica odontológica, bem como de outros documentos fiscais, pode se tornar um verdadeiro pesadelo quando se está iniciando na vida de empresário.

Afinal, lidar com essa parte financeira não é uma tarefa fácil até mesmo para empreendedores com muita experiência. Apesar de não existir uma receita para fazer esse controle ser menos moroso e complicado, separamos aqui algumas dicas para você não perder noites de sono pensando nisso.

Se você quer saber mais sobre recibos, notas fiscais, controle fiscal e financeiro para dentistas e clínicas, continue lendo esse post.

O que é o recibo?

O recibo é um documento que atesta um pagamento por um produto ou serviço. Muito utilizado por profissionais liberais, o recibo é parte fundamental do controle financeiro. 

A utilização do recibo é essencial para comprovar que houve a quitação de uma dívida, seja parcial ou total. A emissão desse documento é obrigatória, e dentistas que trabalham no regime de pessoa física, precisam fornecer essa documentação ao paciente.

Inclusive, a não emissão é considerada prática ilegal e pode incindir em criime contra a ordem tributária, conforme o artigo 1º da Lei 8.137/90:

Art. 1º Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:

I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;

III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Quais as diferenças entre o recibo e a nota fiscal?

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Apesar de ser bastante simples, alguns empreendedores mais novos podem não saber a diferença entre recibos e as notas fiscais. Por isso, separamos esse tópico para explicar, de forma simples e rápida, quais as diferenças entre esses dois documentos importantes.

Recibo 

O recibo nada mais é do que um documento que comprova que um pagamento foi realizado na prestação de um serviço ou de uma compra. Ele é essencial para resguardar legalmente tanto o empresário quanto o cliente.

Em suma, o recibo é um documento que auxilia diretamente no controle financeiro, comprovando pagamentos e afins.

Nota fiscal

Já a nota fiscal é um documento que comprova a transação de propriedade de um produto. A não emissão da nota fiscal pode acarretar diversos problemas e inclusive configurar crime de sonegação fiscal. 

Isso porque a NF é justamente utilizada para o recolhimento de impostos. 

Tanto a nota fiscal quanto o recibo tem validade fiscal, porém cada um com sua finalidade específica. 

Como fazer o controle de recibos na clínica odontológica?

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De acordo com a Lei nº 5.172/1966, esses documentos como as notas fiscais e equivalentes precisam ser guardados pelo mínimo de 5 anos. E com isso, controlar os recibos na clínica pode se tornar uma trabalho um tanto quanto cansativo e penoso.

Afinal, guardar por cinco anos uma quantidade considerável de papelada é uma tarefa que demanda muita organização, se você não utiliza nenhum tipo de armazenamento digital.

Por isso, vamos te dar 3 dicas de como fazer esse controle de forma simples e prática. 

Organização

Quando falamos de controle, especialmente de documentos tão importantes, precisamos pontuar a organização. Afinal, organizar é o primeiro passo para que as outras etapas sigam conforme o planejado.

Nessa parte, o essencial é reservar um espaço para guardar esses documentos fiscais de forma que fiquem protegidos e durem, ao menos, os 5 anos previstos em lei. 

Outra coisa importante é separar os recibos de forma que fique fácil de achar, caso seja necessário revisitar esse comprovante algum dia. Você pode separar, por mês/ano ou em ordem alfabética de acordo com o nome do cliente atendido. 

Dessa forma, você perde menos tempo procurando o documento e otimiza a gestão da sua empresa.

Crie uma rotina de controle de documentos

Uma das coisas que caminham lado a lado com a organização, é a constância. Afinal, de nada adianta organizar o armazenamento dos documentos, neste caso os recibos, se você não tem uma rotina de controle dessa papelada.

Portanto, é essencial criar uma rotina que não seja maçante e que, ao mesmo tempo, funcione para o fluxo de documentos que passam e são emitidos por você na sua clínica odontológica.

Dessa forma, separe de 15 a 20 minutos no final do dia para revisar os recibos ou notas fiscais emitidas e organizá-las em seus devidos lugares. Caso realize esse armazenamento de forma digital, confira se as informações das notas e recibos estão corretos e se estão guardados corretamente.

Treine sua equipe 

Ter alguém para auxiliar no dia a dia é muito importante, ainda mais se o seu negócio tem um fluxo considerável de pacientes. E nessas horas é fundamental ter alguém para te ajudar a fazer o controle de recibos na clínica odontológica.

E para isso, é necessário treinar a sua equipe para lidar com esses documentos, além de armazená-los da forma correta, e com a mesma organização. 

Essa etapa é importante para garantir que os processos estejam sendo realizados da mesma forma, tanto por você quanto pelos seus funcionários. Assim, na hora de consultar algum recibo ou outro documento, você não vai ter nenhuma dor de cabeça.

Conte com a tecnologia para simplificar sua rotina com recibos

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Ter um sistema que te ajude a realizar o controle de recibos pode ser uma forma simples e fácil de lidar com essa parte burocrática de ter um negócio. Hoje, já existem no mercado alguns softwares que possibilitam essa otimização de tempo e modernização da gestão de recibos.

Sistemas como o Dental Office, podem te ajudar nesse controle de recibos na sua clínica odontológica. No sistema é possível emitir recibos preenchendo as informações digitalmente, podendo imprimir a via do seu paciente, emitir relatórios sobre os recibos emitidos, procurar recibos de forma mais rápida e segura, e muito mais!  

Com isso, você consegue ter mais domínio sobre quantas recibos foram emitidos, valores recebidos, clientes atendidos, procedimentos realizados e outras informações essenciais para o seu negócio.

Portanto, conte com um sistema completo como o Dental Office tenha uma clínica odontológica mais organizada.

Enfim…

Viu só como é possível ter um controle de recibos na clínica odontológica sem sofrimento? Os principais aprendizados que tivemos aqui é que: organização é a chave, treinamento é essencial, e a tecnologia pode fazer a diferença no seu negócio.

Se você ainda tem dúvidas de como um sistema de gestão para dentistas pode te ajudar no dia a dia nas tarefas burocráticas, eu tenho um convite especial para você. Testes gratuitamente o Dental Office por 7 dias e veja tudo que o nosso software completo pode fazer por você!

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Esperamos que esse conteúdo tenha sido de grande ajuda para você e para a sua clínica odontológica. Não deixe de compartilhar com os colegas e amigos de profissão, e claro, com a sua equipe!

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Agradecemos a sua leitura e até a próxima!