Gestão de clínicas odontológicas: 40% enfrentam desafios com a retenção de pacientes

Imagine a rotina de um gestor de clínica odontológica. Logo cedo, ele já está organizando a agenda, confirmando atendimentos e acompanhando os pagamentos, enquanto ainda precisa garantir que a equipe esteja preparada para oferecer o melhor atendimento. Entre uma tarefa e outra, surgem perguntas: como manter os pacientes fidelizados? As finanças estão sob controle? Como lidar com as faltas nos agendamentos?

Foi justamente pensando nessas dificuldades do dia a dia que a Dental Office decidiu ouvir quem realmente vive essa rotina: os gestores de clínicas odontológicas. Através de uma pesquisa exclusiva, revelamos os principais desafios enfrentados, as ferramentas que fazem a diferença e as oportunidades que podem transformar a gestão dessas clínicas. Confira os insights que vão ajudar você a entender melhor esse cenário e a preparar sua clínica para o futuro.

Os maiores desafios da gestão odontológica

Quando perguntamos aos gestores quais eram as maiores dificuldades, três pontos surgiram com mais destaque:

• Retenção de pacientes: 40,9% apontaram essa como a maior preocupação. Manter o paciente fiel é vital para o crescimento e a sustentabilidade.
• Controle financeiro: 36,4% relataram dificuldades em administrar receitas e despesas de forma eficiente.
• Agendamentos: 18,2% enfrentam desafios em organizar a agenda e reduzir as faltas.

Além desses, outros desafios específicos foram citados, como a manutenção de retornos periódicos e limitações de sistemas.

Quanto tempo os gestores dedicam à administração?

A rotina é corrida, mas a gestão não pode ficar de lado. Por isso, perguntamos quanto tempo semanalmente os gestores dedicam às tarefas administrativas:

• Metade deles (50%) investe menos de 5 horas por semana.
• 36,4% dedicam entre 5 e 10 horas.
• Apenas 13,6% passam mais de 10 horas na gestão.

Esses dados mostram que muitos conseguem equilibrar bem a gestão com o atendimento clínico, mas há potencial para otimizar ainda mais esse tempo.

Software de gestão: um aliado indispensável

Um ponto positivo é que 95,5% das clínicas já utilizam softwares de gestão para ajudar na administração. Entre os benefícios mais citados estão:

• Melhor organização do fluxo de trabalho (72,7%)
• Economia de tempo (50%)
• Redução de erros (36,4%)

Ainda que alguns relatem dificuldades pontuais, o uso da tecnologia é um grande diferencial para quem quer facilitar processos e focar no crescimento.

Como as clínicas mantêm o contato com os pacientes?

Fidelizar o paciente é um dos maiores desafios e a comunicação é peça-chave nisso. A pesquisa mostra que o WhatsApp é a ferramenta favorita, usada por 77,3% dos gestores para manter contato. Programas de fidelidade e SMS também são utilizados, mas em menor escala.

A praticidade e agilidade do WhatsApp ajudam a manter os pacientes informados, agendar retornos e estreitar a relação com a clínica.

Leia também: 10 erros para evitar na sua gestão odontológica ao abrir um consultório 

Precificação: onde os gestores encontram mais dificuldade?

Definir o preço correto dos serviços não é tarefa simples. Para 50% dos entrevistados, o maior desafio está em convencer os pacientes do valor dos tratamentos oferecidos. Outros 27,3% mencionam dificuldades em estabelecer a margem de lucro ideal, enquanto 13,6% sentem a pressão da concorrência.

Entender esses pontos é fundamental para manter a saúde financeira da clínica e garantir sua competitividade no mercado.

Preparação para crescer: está na hora?

Quando questionados sobre o preparo para expandir as operações, 68,2% dos gestores acreditam estar prontos, enquanto 31,8% ainda sentem insegurança.

Ter um planejamento sólido e ferramentas eficientes pode fazer toda a diferença para avançar com segurança.

O que vem por aí: tendências para transformar a gestão odontológica

Os gestores indicaram várias inovações que podem facilitar e modernizar a gestão nos próximos anos, como:

• Inteligência Artificial para diagnósticos e planejamento clínico
• Softwares mais intuitivos e simplificados
• Automação da comunicação com bots mais humanizados
• Digitalização completa dos processos administrativos
• Impressão 3D, escaneamento intraoral e realidade aumentada

Essas tecnologias prometem otimizar o trabalho e melhorar a experiência tanto da equipe quanto dos pacientes.

Gerir uma clínica odontológica é um desafio diário, mas as oportunidades também são grandes. A pesquisa exclusiva da Dental Office mostra que, com o apoio das tecnologias certas e um planejamento focado, é possível superar as dificuldades, melhorar a gestão e preparar a clínica para crescer com segurança.

Quer transformar a gestão da sua clínica? A Dental Office está pronta para ajudar você a dar esse passo com soluções eficientes e suporte dedicado.