Prontuário e agenda para dentistas:
digitalize para potencializar a sua gestão!
- Introdução: ferramentas essenciais para dentistas
- Vantagens da agenda online e do prontuário eletrônico para dentistas
- Agenda online para dentistas
- Dicas para organizar a sua agenda online
- Prontuário eletrônico para clínicas odontológicas
- Por que migrar para o prontuário eletrônico é tão importante?
- Funcionalidades que um bom software deve oferecer para o seu consultório
Introdução: ferramentas essenciais para dentistas
Cada profissional tem sua particularidade, especialidade e objetivo. Contudo, independentemente disso, é imprescindível que o dentista tenha uma rotina organizada, segurança de dados e processos bem determinados na sua clínica odontológica.
Assim, digitalizar sua agenda e prontuário pode ser o primeiro passo em direção a uma gestão com melhores resultados e, consequentemente, mais rentável.
Sabemos que um grande desafio de todo profissional da saúde é tornar seu consultório mais rentável. Para isso, não basta ter um bom atendimento, também é preciso ter um diferencial na sua gestão.
A zona de conforto é um lugar difícil de sair, existem muitos riscos a se assumir, além do tempo de adaptação às mudanças. Mas você sabe que os melhores consultórios estão sempre em busca de inovações. Então por que você ficaria para trás?
Acompanhar as inovações na gestão de consultórios pode te ajudar a alcançar melhores resultados, como a rentabilidade. É aí que entram a ferramenta de prontuário e agenda digital para dentistas.
Um software com agenda online e prontuário eletrônico ajuda a concentrar todas as informações cadastrais de forma segura e com acesso facilitado e organizado.
Entenda as vantagens de contar com essas ferramentas e conheça as melhores práticas para aproveitar ao máximo a agenda online e o prontuário eletrônico.
Vantagens da agenda online e do prontuário eletrônico para dentistas
Praticidade é a palavra-chave para traduzir o efeito de usar a agenda online e o prontuário eletrônico, afinal, eles facilitam uma série de tarefas rotineiras da clínica.
A integração dessas ferramentas em um sistema permite que todas as informações do paciente fiquem em um mesmo lugar. Desta forma você poderá acessar, filtrar e exportar somente os dados que você deseja.
Outra vantagem importante é a consistência que um sistema apresenta. Você vai evitar que os dados sejam duplicados ou ambíguos, diminuindo erros.
Em um sistema, é possível configurar o nível de acesso de cada usuário, tendo controle da evolução das informações adicionadas, como dados dos pacientes e informações pessoais.
Flexibilidade é outra vantagem essencial que você garante adotando um sistema digital. Geralmente os softwares permitem a customização dos prontuários, com isso você tem autonomia para configurar e padronizar tudo de acordo com o que você necessita.
Também vale destacar que, usando um sistema, erros em informações cadastradas ou problemas para compreender o que está escrito na agenda ou prontuário são evitados. Sistemas garantem a total legibilidade dos dados e isto é uma vantagem imensa na área da saúde.
Por fim, você obterá a disponibilidade. Com um software de agenda online e prontuário eletrônico é possível fazer acessos simultâneos.
Isso quer dizer que vários profissionais poderão acessar ao mesmo tempo a plataforma, independente do lugar onde estiverem, sempre que precisarem.
Por fim, vale destacar que o usar o prontuário eletrônico e a agenda online também otimiza seu financeiro, pela economia em materiais de papelaria como: agendas, papel para imprimir prontuários e fichas cadastrais, caneta e afins.
Agenda online para dentistas
Com uma agenda online, você terá controle no agendamento, reduzindo a chance de marcar mais de um atendimento no mesmo horário ou de se perder nas consultas.
Se você trabalha em um consultório com mais de um dentista, por exemplo, a agenda te dará a possibilidade de controlar os agendamentos por cadeira ou sala de consultório e por dentista.
Uma boa ferramenta também indicará o status de confirmação da consulta, com informações como “confirmado” ou “cancelado”, o que garante que o dentista tenha maior controle da sua rotina de atendimentos. Existem agendas que mudam a cor do status do agendamento, otimizando a identificação visual da agenda.
Além disso, sem um sistema digital, o cadastro de pacientes é outro bicho de sete cabeças no consultório. Com um cadastro físico, sua gestão vai acabar acumulando uma grande quantidade de papelada.
Somado a isso, sua secretária ou recepcionista acaba tendo horas perdidas organizando a ordem alfabética do cadastro de seus pacientes.
Um sistema com agenda online como o Dental Office possui cadastro único do paciente, o que torna o agendamento muito mais fácil, além de reduzir a necessidade de ter espaço físico na clínica ocupado para o armazenamento.
A secretária ou recepcionista da sua clínica é a pessoa que mais terá contato com a agenda. Por isso, não esqueça de garantir que ela conheça bem a ferramenta para aproveitar todas as funcionalidades que ela apresenta.
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Dicas para organizar a sua agenda online
Agora que você conhece mais sobre a agenda online, é hora de aprender como organizar essa ferramenta da melhor maneira para aproveitar todas as vantagens que essa solução oferece para dentistas e para a gestão da rotina da clínica. Confira:
• Conheça a rotina da sua clínica odontológica
Conhecer muito bem a rotina da sua clínica é essencial para organizar seus atendimentos e também ajuda o dentista a encontrar as melhores soluções para problemas recorrentes.
Nesse primeiro passo é preciso entender algumas questões bem importantes, como:
- Tempo médio que o dentista leva para realizar cada tipo de procedimento e atendimento.
- Número de atendimentos que podem ser realizados diariamente.
- Tempo necessário entre os atendimentos para organizar seu consultório.
Com essas informações em mãos, fica mais fácil realizar os agendamentos na sua clínica e garantir que sua rotina permaneça organizada, sem atrasos para os pacientes e para sua equipe.
Na prática perceba o seguinte:
Os primeiros atendimentos tendem a levar mais tempo, pois o dentista irá conhecer todo o quadro do paciente. Por outro lado, consultas de retorno ou procedimentos mais simples são resolvidos em um tempo menor.
Na hora de agendar, é preciso considerar isso. O ideal é criar uma tabela com todos os procedimentos realizados na clínica, indicando valor e tempo para que a secretária ou recepcionista leve isso em conta no momento do agendamento.
• Envie mensagens de confirmação de consulta para os seus pacientes
Contar com o envio de lembretes é uma das melhores formas de evitar atrasos, confusões de horários e até mesmo cancelamentos de última hora dos pacientes. Por isso, não deixe de enviar mensagens de confirmação de consultas.
O WhatsApp é uma ótima ferramenta para confirmação de consultas. Isso porque, além de prática para sua equipe, também torna o contato do paciente com a clínica muito mais fácil, visto que essa ferramenta é usada por um grande número de pessoas.
Vale ressaltar que o ideal é contar com a versão Business do WhatsApp para aproveitar todos os benefícios dessa ferramenta, como:
- A possibilidade de taguear os contatos, para acompanhar quem é fidelizado e quem é paciente novo na sua clínica.
- Criação de um perfil que contém informações ricas sobre o seu negócio, como o seu horário de funcionamento.
- Envio de mensagens automáticas, para otimizar o trabalho da secretária ou recepcionista.
Sabendo de todas as vantagens que o WhatsApp pode trazer para sua clínica, agora o Dental Office conta com essa integração no sistema. Conheça todas as vantagens agora mesmo:
Se você ainda não utiliza o WhatsApp na sua clínica Odontológica e quer aprender todas as vantagens de contar com essa ferramenta, confira o eBook:
• Consulte sua agenda para saber como será a rotina do próximo dia
Sempre no final do dia, consulte sua agenda online para saber quantos pacientes serão atendidos, quais procedimentos serão realizados e se existem horários vagos para se dedicar a outras tarefas da gestão da sua clínica.
Lembre-se de que o dentista também deve acompanhar os relatórios financeiros e cuidar da papelada de planos de atendimento, e até mesmo dar conta de compromissos pessoais.
Com uma agenda que pode ser acessada de qualquer lugar, como é o caso da agenda do Dental Office, essa conferência se torna ainda mais fácil.
• Analise os dados da sua agenda médica online
Complete todas as informações da sua clínica e analise os dados que ela entrega verificando: quantos pacientes são atendidos por dia, semana e mês? Quais os procedimentos mais realizados? Quais convênios estão sendo mais lucrativos?
Uma agenda atualizada e organizada serve de relatório para o dentista. Por isso, a cultura de gestão dessa ferramenta deve ser implantada e seguida por toda a sua equipe.
• Identifique seus melhores pacientes
Conhecer seu público e entender quais são os pacientes fidelizados é muito importante. Assim, sua equipe poderá dar um atendimento mais personalizado a ele, garantindo que essa pessoa siga escolhendo sua clínica sempre que precisar de atendimento odontológico.
Por vezes, na rotina do consultório, fica difícil identificar esses pacientes. Conferindo sua agenda online, essa informação fica mais acessível.
• Controle o tempo de cada atendimento odontológico
Conhecendo sua rotina e identificando o tempo médio dos atendimentos, sua agenda ficará mais organizada. Mas não esqueça de aplicar isso na sua prática odontológica. Por isso, fique de olho no relógio e garanta que os procedimentos não atrasem, realizando o atendimento da melhor maneira, dentro do tempo previsto.
Assim, os pacientes que estão aguardando seu atendimento não vão ficar um longo tempo em espera, situação que é muito desagradável e super malvista!
• Conte com o agendamento online de pacientes
Essa ferramenta permite que seus pacientes realizem o agendamento da sua consulta por conta própria, o que facilita o processo para ele e para sua secretária que pode usar seu tempo para realizar outras tarefas.
Usando um link, que pode estar no seu site, no linktree do Instagram ou no WhatsApp, o paciente agenda sua consulta com poucos cliques.
• Use os alertas de retornos
A agenda avisa sua secretária de que faz tempo que esse paciente não vai até o consultório, indicando que é hora de marcar uma consulta de retorno.
Esse tipo de alerta ajuda a manter sua agenda cheia de atendimentos e mostra que sua clínica se preocupa com o bem-estar do paciente, o que é ótimo no processo de fidelização.
Quer aprender mais práticas para manter sua agenda organizada? Então confira o artigo:
Prontuário eletrônico para clínicas odontológicas
Essa ferramenta digital permite que o dentista faça o registro de anamneses, receituários, atestados, imagens, documentos e anotações.
Além de facilitar a atualização do cadastro, você vai garantir a segurança dos dados. O diferencial de uma boa ferramenta será te proporcionar armazenamento ilimitado de imagens, como é o caso do Dental Office.
É importante destacar que nesse documento deve constar o plano de tratamento, a evolução do tratamento e os exames realizados no paciente. Em um prontuário digital completo você vai possuir acesso ao histórico dos procedimentos de seus pacientes.
Muitos dentistas preferem atualizar o prontuário durante a consulta, incluindo apenas algumas informações extras no final do atendimento. Outros profissionais fazem suas anotações ao final da consulta.
Identifique qual opção funciona melhor para você, mas garanta que isso faça parte da sua rotina, mantendo esse documento sempre atualizado.
E lembre-se: caso suas anotações sejam feitas ao final da sua consulta, considere esse intervalo na sua agenda para que esse processo seja feito com calma e eficiência.
Na hora de escolher um sistema de gestão para sua clínica, é importante escolher um software que possua essa ferramenta. Isso vai facilitar muito sua rotina!
Por que migrar para o prontuário eletrônico é tão importante?
O prontuário eletrônico é uma ferramenta com um potencial gigantesco dentro da rotina de atendimentos odontológicos. Entre tantas das suas vantagens, podemos destacar 5 principais:
01 - Muito mais agilidade nos atendimentos realizados
Com um prontuário odontológico eletrônico acessível, o dentista otimiza o tempo dos atendimentos. Isso porque o documento está a poucos cliques de ser encontrado.
Usando a versão de papel do prontuário, sua equipe terá de perder tempo procurando a pasta de informações do paciente em meio a armários e pilhas de papelada. Esse tempo poderia ser usado para atender seu paciente da melhor maneira.
02 - Um atendimento odontológico personalizado
Um prontuário eletrônico atualizado contém todas as informações sobre seu paciente. O Dental Office ainda indica dados financeiros e até as prescrições digitais feitas para cada pessoa atendida na clínica.
Como isso, torna-se muito mais fácil oferecer um atendimento diferenciado para cada paciente, focando na fidelização. Afinal, você vai saber todo o possível sobre a situação dele.
A agilidade, somada à personalização do atendimento, permite que você, dentista, pratique uma odontologia muito mais humanizada.
03 - Eficiência na gestão da sua clínica odontológica
Usar um prontuário eletrônico facilita muito o trabalho do dentista, da secretária e de toda a equipe. Isso porque ele integra todas as informações em um só lugar, que pode ser acessado facilmente online, com poucos cliques.
Isso garante otimização, agilidade e organização na gestão da sua clínica odontológica.
04 - Mais economia de espaço físico
Prontuários de papel precisam ser armazenados em algum lugar. Costumeiramente são usados grandes armários com gavetas que ocupam muito espaço. Afinal, estes documentos precisam ser encontrados sempre, antes de cada atendimento.
Além disso, segundo o parecer do CFO nº. 125/92, o prontuário médico do paciente deve permanecer armazenado na clínica por 20 anos. Com o passar do tempo, sua clínica terá um volume gigantesco de prontuários em mãos.
Mantendo essas informações em armários, isso significa demandar de uma sala ou outro ambiente da clínica apenas para armazenamento. E esse espaço poderia ser utilizado para outras situações como: sala de exames, brinquedoteca em caso de clínicas infantis, mais banheiros, e até mesmo uma sala de consultas extra para ter mais um profissional trabalhando com você.
05 - Aumento da segurança das informações da clínica e do paciente
A segurança dos dados e informações de seus pacientes e da sua clínica deve ser uma das prioridades na sua gestão. Principalmente levando em conta a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas diretrizes.
Por isso, conte com prontuários eletrônicos e seu armazenamento em nuvem de maneira segura, como é o caso do Dental Office, e torne essas informações seguras.
Contando com criptografia e sistema de acesso eficientes para o prontuário, apenas quem realmente precisa acessar cada informação poderá fazer isso.
Caso você ainda não tenha adequado sua clínica à LGDP, descubra como fazer isso no vídeo abaixo:
Funcionalidades que um bom software deve oferecer para o seu consultório
Para tirar o melhor proveito da agenda online e do prontuário eletrônico, é preciso contar com a integração de outras funcionalidades. Com o Dental Office você tem essa vantagem!
Conheça as ferramentas extras integradas à agenda e ao prontuário do Dental Office:
• Funcionalidades que otimizam a sua agenda online
- Agendamento online (autoagendamento) para que seus pacientes possam agendar suas consultas usando um link que pode ser disponibilizado no seu site, no perfil das redes sociais ou compartilhado em chats.
- Integração com o WhatsApp para confirmações de consultas e redução de faltas com automatização de envios e mensagens prontas.
- Acesso remoto à agenda.
- Alertas de pacientes atendidos e mensagens indicando o momento de realizar o retorno, para fidelizar clientes.
- Configuração de cor por status de agendamento para indicar situações como: agendado, confirmado, atendido, falta, remarcado, entre outros.
• Funcionalidades que otimizam o seu prontuário eletrônico
- Dados armazenados com criptografia para total segurança e de acordo com a LGPD.
- Garantias jurídicas para sua clínica em relação aos documentos e informações ali armazenados.
- Prescrição digital integrada ao prontuário para garantir que suas informações fiquem claras sem o risco de perda desse documento.
- Histórico do paciente acessível em cada atendimento realizado.
- Assinatura eletrônica linkada ao prontuário, para validar documentos como a prescrição médica e os orçamentos.
- Integração com o telemonitoramento para que o dentista possa acompanhar o tratamento do paciente com atendimentos remotos.
Se você ainda não está aproveitando todas as vantagens da telemedicina na sua clínica, saiba como fazer isso no eBook:
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